RECURSOS HUMANOS VOLUMEN 4 CASO PRÁCTICO

RECURSOS HUMANOS

VOLUMEN 4

CASO PRÁCTICO

Como responsable de Recursos Humanos debe convocar a todos los responsables de los departamentos a una reunión en la que les informará de los cambios que se proponen en el organigrama funcional de la empresa para su discusión y desarrollo. El objetivo es negociar con todos los departamentos los citados cambios y prever y solucionar los posibles conflictos que puedan surgir con los empleados.

Se le pide que desarrolle la fase de preparación de la citada reunión, incluida la convocatoria.

Se va a llevar a cabo una reunión de tipo informativa donde vamos a comunicar los cambios que se proponen en el organigrama funcional de la empresa. Convocaremos  a todos los responsables de los departamentos a la reunión con el objetivo de negociar los cambios, así como prever y solucionar los posibles conflictos que puedan surgir con los empleados.

La finalidad de esta reunión es que los participantes de ella reciban una información por parte del convocante de ésta, en este caso, yo como responsable de Recursos Humanos. Como responsable resolveré las dudas y las solicitudes de información complementaria que puedan aparecer.

Las fases que vamos a llevar a cabo son las siguientes:

• Preparación: ¿Qué pretendemos con esta reunión? El objetivo es negociar con todos los departamentos los cambios que se proponen en el organigrama funcional de la empresa, así como prever y solucionar los posibles conflictos que puedan surgir con los empleados. A dicha reunión asistirán los responsables de los departamentos afectados. La reunión tendrá una apertura donde se explicará aquello que se pretende con ella, iremos tratando punto por punto los objetivos y al final se dedicará tiempo para recoger peticiones, sugerencias, propuestas, etc.
  La convocatoria será la siguiente:

“Rebeca García Morales, responsable del departamento de Recursos Humanos, convoca a los responsables de los distintos departamentos de la empresa a una reunión.

El motivo por el cual se convoca esta reunión es para informar sobre los cambios que se proponen en el organigrama funcional de la empresa.

La reunión tendrá lugar el 1 de diciembre de 2017 en la sala de reuniones de la empresa, planta 4ª.”

En tal reunión se utilizarán diapositivas de presentación Power Point, por lo que necesitaremos tener operativo el ordenador de la sala y el proyector.

• Presentación: Explicaremos brevemente en qué consiste la reunión y los temas que vamos a tratar, así como aclarar las posibles dudas que surjan. Daremos pie a una “lluvia de ideas” por parte de los participantes y se elegirán las que mejor aporte puedan ofrecernos.
• Desarrollo de la reunión: El coordinador dirigirá la reunión en todo momento para que no se salgan del tema propuesto. Se fomentará la participación de todos los asistentes para que dicha reunión resulte dinámica. Se aclararán las posibles dudas que surjan, ofreciendo información complementaria si fuese necesario. Se irán sintetizando las ideas y aportes que vayan surgiendo en la reunión con el fin de ir acercándonos a la decisión a tomar.
  En la reunión contaremos con un secretario que tomará notas de lo que se está diciendo, registrará por escrito los acuerdos y opiniones que se van dando, hará observaciones al coordinador cuando las discusiones se aparten del hilo, hará un resumen verbal de lo comentado cuando lo pidan los asistentes, y por último redactará el acta de la reunión.
• Término: Daremos fin a la reunión cuando se hayan fijado los acuerdos, se aclaren las ideas y tareas, se designen a los participantes responsables del seguimiento, se establezcan las fechas para la finalización de las tareas, se redacte el acta de la reunión, y se recoja la información de los participantes sobre el desarrollo de la reunión a través de un cuestionario.
• Seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas: Correrá a cargo de los responsables e implicados Ha de llevarse a cabo lo acordado en la reunión, ya que si no se pondría en entredicho la efectividad que ha tenido la misma.

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