RECURSOS HUMANOS. CASO PRÁCTICO

RECURSOS HUMANOS

VOLUMEN 4

CASO PRÁCTICO

Como responsable de Recursos Humanos debe convocar a todos los responsables de los departamentos a una reunión en la que les informará de los cambios que se proponen en el organigrama funcional de la empresa para su discusión y desarrollo. El objetivo es negociar con todos los departamentos los citados cambios y prever y solucionar los posibles conflictos que puedan surgir con los empleados.

Se le pide que desarrolle la fase de preparación de la citada reunión, incluida la convocatoria.

Por la presente, en mi calidad de Directora de Recursos Humanos, pongo a su conocimiento que el próximo 26 de noviembre de 2020, jueves, a las 16:00 horas, tendrá lugar en nuestra oficina central una reunión de tipo informativo, donde se tratarán los cambios que se proponen en el organigrama funcional de la empresa para su posterior discusión y desarrollo. Se negociará con todos los departamentos citados dichos cambios y se preverá y solucionarán los posibles conflictos que puedan surgir.

“Aida Fernández Ruiz, como responsable del departamento de Recursos Humanos, convoca una reunión donde estarán presentes los demás responsables de los distintos departamentos de la empresa”.

Se va a llevar a cabo una reunión de tipo informativa, donde se van a comunicar todos aquellos cambios que se proponen en el organigrama funcional de nuestra empresa. El objetivo de la reunión es el de negociar los cambios, así como prever y solucionar aquellos posibles conflictos que puedan surgir entre los empleados, por lo que serán convocados a la reunión todos los responsables de los demás departamentos, como he dicho anteriormente.

Aunque se van a citar a todos los responsables de los demás departamentos a la reunión, se hará de forma dividida, esto es, que cada día la tendré con un departamento distinto, puesto que, de esta forma, podré resolver las diferentes dudas que surjan de manera más directa para que todo quede más claro y así pretendo que surjan las mínimas dudas a posteriori.

El fin con el que convoco tal reunión es para que los participantes de ella reciban la información por mi parte, como responsable de Recursos Humanos, que, como he dicho, resolveré las dudas y las solicitudes de información complementaria que puedan aparecer.

La citada reunión tendrá lugar en día 26 de noviembre de 2020, en nuestra oficina central a las 16:00h. Se utilizarán diapositivas de presentación Power Point, por lo que necesitaré la disponibilidad total del ordenador de la sala y el proyector.

El guion de la reunión está basado en varias fases, las cuales son:

• Preparación. ¿Qué pretendo con esta reunión? Negociar con el resto de los departamentos de la empresa todos aquellos cambios que se proponen en el organigrama funcional, así como prever y solucionar los posibles conflictos que puedan surgir entre los empleados. A tal reunión van a asistir los responsables de los departamentos afectados, además, la reunión tendrá una apertura donde se explicará lo que pretendemos informar, punto por punto, y tras esto, se dedicará tiempo para recoger todas aquellas peticiones, sugerencias y propuestas.
• Presentación. En esta fase se llevará a cabo una explicación del desarrollo de la reunión y de los temas que se van a abordar, así como la aclaración de las posibles dudas que vayan surgiendo. Comenzaremos con una puesta en común por parte de los participantes donde no se tomará ninguna decisión, sino que simplemente se reflexionará acerca del tema.
• Desarrollo de la reunión. La reunión será dirigida en todo momento por la coordinadora, en este caso, yo, para evitar desviaciones del tema propuesto. Aún así, se permite la participación de todos los asistentes para así, ser más dinámica. En el trascurso de ésta, se irán aclarando las posibles dudas que surjan y se sintetizarán las ideas y aportes que vayan surgiendo con el fin de acercarnos a la decisión final. A nuestro lado, contaremos con la ayuda de un secretario, el cual irá tomando notas de lo que se está hablando y éste registrará por escrito todos aquellos acuerdos y opiniones que van surgiendo, hablará con la coordinadora cuando vea que la reunión se va a otro tema y, además, ira haciendo un resumen verbal comentando todos los aspectos de los que se van hablando y posteriormente, será el encargado de redactar el acta de la reunión.
• Termino. La reunión llegará a su fin cuando se hayan fijado todos los acuerdos, las ideas estén claras, se designen a los asistentes responsables del seguimiento, se pongan las fechas para la finalización de las tareas, se lleve a cabo la redacción del acta y los asistentes evalúen la reunión a través de un cuestionario vía online en ese momento.
• Seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas. Esta fase estará a cargo de los responsables elegidos en la fase anterior, ya que ha de llevarse a cabo lo acordado en la reunión, ya que, por lo contrario, ésta no habría tenido efectividad.

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