Reingenieria

a reingeniería en un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos principales de un negocio y los procesos de apoyo claves. Cuando se considera aplicar la reingeniería es importante que se entienda perfectamente que son los procesos y por que son claves del éxito de un negocio.

¿QUÉ ES REINGENIERÍA DE PROCESO?

La reingeniería de proceso es, el método médiate el cual una organización puede lograr un camino radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, mediante la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio como una serie de procesos del producto principal del negocio, orientados hacia el cliente en lugar de una serie de funciones organizacionales.

La Reingeniería de Procesos es una herramienta gerencial moderna, orientada al mejoramiento de los procesos. Su adecuada aplicación seguida de innovación y mejoramientos contínuos nos permitirá mantenernos competitivos, pero en ningún momento puede por sí sola ser la solución a los males, problemas o falencias de la organización. Y su aplicación no garantiza tampoco el éxito de la empresa.

RECONSTRUCCIÓN DE LOS PROCESOS

Un proceso es una serie de actividades vinculadas que toman la materia prima y la transforma en un producto. Existen procesos por todas partes. Si se toman datos aislados y se toman reglas para organizarlos, ha creado información.

Los procesos son la base sobre la cual todas las entidades manufactureras crean riquezas.

Un proceso rediseñado es muy distinto a un proceso tradicional. Los procesos rediseñados toman diferentes formas, pero en general podemos dar algunas características típicas de los mismos:

1) Varios oficios se combinan en uno: desaparece el trabajo en serie, y muchos oficios o tareas que antes eran distintos, ahora se integran en uno solo. Es una compresión horizontal del trabajo. Por ejemplo, una persona, llamada trabajador del caso, ejecuta todo el proceso. Al eliminar pases de tareas se eliminan errores y ahorra tiempo. También hay 'equipos de caso': un grupo ejecuta todas las tareas.

2) Los trabajadores toman decisiones: Es una compresión vertical, porque ahora los trabajadores ya no consultan al superior jerárquico y pueden tomar sus propias decisiones. Hay así menos demoras, costos más bajos, mejor reacción del cliente.

3) Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural: No hay por qué respetar un orden lineal artificial, donde la tarea 2 se hacía al finalizar la tarea 1. Ahora ambas pueden hacerse simultáneamente, con lo cual se gana tiempo.

4) Los procesos tienen múltiples versiones: Es el fin de la estandarización, y consiste en usar múltiples versiones de un mismo proceso, para poder ofrecer diversos productos (y no uno solo) a un mercado siempre cambiante.

5) El trabajo se realiza en el sitio razonable: muchos departamentos complejizan la operatoria y pasar información de unos a otros aumentan mucho los costos administrativos. Una solución es contratar los servicios de una empresa para que haga ese trabajo.

6) Se reducen las verificaciones y los controles: Los procesos rediseñados usan controles solo hasta donde se justifican económicamente. Muchas veces, controlar abusos es más caro que los abusos que se cometen.

7) La conciliación se minimiza: se logra disminuyendo el número de puntos de contacto externo que tiene un proceso, con lo cual se reducen las probabilidades de que se reciba información incompatible que requiera conciliación. Por ejemplo el proceso Frod tenía tres puntos de contacto del cliente con los vendedores: en la orden de compra, en el trámite de recibo de documentos, y en el pago de la cuenta. La orden de compra podía no estar de acuerdo con el recibo o con la factura, lo que aumentaba las probabilidades de incompatibilidad.

8) Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto: Cuando un proceso es muy complejo que no puede hacerlo una sola persona o un pequeño grupo, puede dejárselo en manos de un gerente de caso.

9) Prevalecen operaciones híbridas centralizadas: descentralizadas: consiste en aprovechar simultáneamente las ventajas de las operaciones centralizadas y las descentralizadas. La informática permite a las empresas funcionar como si sus distintas unidades fueran autónomas (descentralización), y al mismo tiempo la información está centralizada en la red informática: todos tienen rápido acceso a todas las unidades.

= ¿QUIÉN VA A REDISEÑAR? =

Las compañías no son las que rediseñan procesos, sino las personas que desempeñan ciertas funciones de reingeniería. Estas funciones son las siguientes:

1) Líder: es un alto ejecutivo que autoriza y motiva el esfuerzo total de reingeniería. Persuade a la gente para que acepte las perturbaciones radicales que conllevan un proyecto de reingeniería. No es una función asignado, sino que lo desempeña por propia iniciativa.

2) Dueño del proceso: Es un gerente que es responsable de un proceso específico y del esfuerzo de reingeniería enfocado en él. En dueño del proceso debe tener cierto prestigio, autoridad y poder en la compañía.

3) Equipo de reingeniería: un grupo de individuos dedicados a rediseñar un proceso específico, que diagnostican el proceso y supervisan su reingeniería y su ejecución. Se ocupan de las tareas pesadas del rediseño, pues son los que reinventan el negocio en la práctica.

4) Comité directivo: un cuerpo formulador de políticas, compuesto de altos administradores que desarrollan la estrategia global de la organización y supervisan su progreso.

5) Zar de reingeniería: Un individuo responsable de desarrollar técnicas e instrumentos de reingeniería y de lograr sinergia entre los distintos proyectos de reingeniería de la compañía. Idealmente, las relaciones entre todos estos papeles serían así: el líder nombra al dueño del proceso, quien reúne al equipo de reingeniería para rediseñar el proceso con ayuda del zar, y bajo los auspicios del comité directivo.

EXPERIENCIA DE REINGENIERÍA DE PROCESOS

En este capítulo se muestra un ejemplo hipotético de cómo podría ser el primer día de una sesión de reingeniería en una compañía de seguros ficticia. Es decir, comienza a ilustrarse la parte creativa de la reingeniería, donde debe hacerse lo que uno quiera y abandonar los viejos modelos de organización.

Para concebir ideas, los equipos de reingeniería pueden aplicar tres tipos de técnicas: 1) aplicar audazmente uno o más principios

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