SINTESIS PROCESO DE LA COBRANZA. CARACTERISTICAS

PRESENTADO POR: NANCY CAROLINA PALACIOS ESCOBAR

Administración Y Recuperación  De La Cartera De Créditos – SEMANA 3

SINTESIS PROCESO DE LA COBRANZA

Como se mencionó anteriormente la cartera es precisamente un activo importantísimo pues aumenta las utilidades de la empresa, el cual requiere por ende que su recuperación sea efectiva y se pueda llevar a cabo dentro de los plazos pactados, esto para evitar un menor activo circulante, mayor posibilidad de pérdidas y menores ventas y utilidades.

CARACTERISTICAS:

1. La cobranza debe ser coherente a las circunstancias sociales y políticas del país, deben ser concordantes a las circunstancias ligadas al sector empresarial.
2. La empresa debe tener planes, por más difíciles que parezcan, para evitar que toque llegar precisamente a la acción de cobranza.
3. La empresa debe otorgar el máximo crédito con una rápida, segura y económica recuperación.
4. Las políticas de cobranza:

• deben ser flexibles y dinámicas para que puedan adaptarse a las circunstancias.
• Deben ser claras y uniformes (respaldadas por normas y procedimientos claros)
• Deben establecer un equilibrio entre los gastos de gestión de cobranza y los resultados que se obtendrán
• Se deben verificar con cierta constancia para evitar deficiencias.

1. En casos de complejidad se pueden tomar medidas alternas para responder a las necesidades
2. A una política de ventas a crédito dura se debe aplicar una política de cobranza suave y viceversa.
3. Si aplicadas todas las acciones de cobranza pertinente no se obtiene la recuperación del activo, deberá estudiarse la posibilidad de suspender relaciones comerciales con el cliente.

Causas para suspender las relaciones con el cliente:

• El cliente incurra en mora continua en pagos, es decir que permanentemente cancela sus cuotas “vencidas”, por lo menos seis veces durante el año.
• Si durante seis (6) meses presenta más de tres cheques devueltos por concepto de fondos insuficientes, documentos girados para el pago de las cuotas.
• Al cliente que se le haya enviado más de tres veces una comunicación de segundo aviso recordatorio del pago de sus obligaciones. La cual se envía a los 30 días de vencido el crédito
• El período de suspensión del cupo de crédito, por las causas antes mencionadas será a discreción de la gerencia de crédito.

NORMAS DE COBRANZA

• Determinar el monto mínimo de los documentos de cobranza:

Se deben eliminar los documentos que en su emisión o cobranza sean superiores a las utilidades.

• Documentar de acuerdo a las formalidades legales:

 Los créditos se deben documentar, para que se constituyan en una obligación clara expresa y exigible, tal como la ley lo exige (para que sean de carácter ejecutivo).

• Mantener el ritmo y el plan prefijados:

No se debe abandonar el plan de cobranza.

• Respetar la autonomía del abogado o del departamento de cobranza judicial:

El deudor debe comunicarse con el abogado y no con los funcionarios de cartera.

• Hacer conocer el tiempo y la pérdida que significa la cobranza judicial en nuestra legislación:

De ahí que las empresas deban  adoptar los medios más eficaces en el otorgamiento de los créditos, para que no se corran riesgos innecesarios e irrazonables.

RECOMENDACIONES PRÁCTICAS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL ÁREA DE COBRANZA:

Todas las sucursales deben contar con el mismo procedimiento de cobro de cartera, el cual ha de ser claro y debe tener inmerso el concepto de servicio al cliente.

• El cliente debe cancelar el crédito según plazo y condiciones estipuladas.
• Debe existir un adecuado control de los créditos, de su vencimiento y de contacto con el cliente
• El jefe de cartera debe vigilar constantemente el estado de la cartera advirtiendo las irregularidades en el cobro; si existe algún reclamo del cliente este debe ser atendido lo más pronto posible y suministrar semanalmente, o cuando la dirección general lo requiera, un listado de cartera actualizado.
• El jefe de cartera debe tener un contacto permanente con las demás áreas de la entidad, además de realizar las llamadas a aquellos clientes que incumplan sus obligaciones.
• Si las llamadas no surgen efecto, debe elaborar una carta con el estado del crédito exigiendo su cancelación.

PERFILES:

1. COBRADOR:

Su rol es preponderante pues será quien tiene habilidades de contador, de prever el riesgo y de analizar las características relevantes de sus clientes. Debe administrar de manera correcta el departamento de crédito para evitar pérdidas y delegar correctamente responsabilidades.

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