SISTEMAS DE FORMACIÓN EN LA EMPRESA

MÓDULO 12: SISTEMAS DE FORMACIÓN EN LA EMPRESA

UNIDAD 01: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE FORMACIÓN EN LA EMPRESA

El avance de la tecnología hace que las empresas busquen la continua formación de los empleados y en tal sentido para elaborar las estrategias adecuadas y cumplir con la formación de los empleados primero se debe analizar:

• El organigrama competencial de la empresa: conocer los perfiles de puestos, las competencias y destrezas a cubrir.
• Posibilidades de mejora de los perfiles de puesto: formación para la eficiencia derivada de la ejecución de procesos.
• Conocimientos transversales: como idiomas, habilidades directivas, entre otras ya que aportan valor al mapa competencial de la empresa.
• Investigación e innovación: atender las últimas innovaciones a nivel factorial y formativo para conseguir una dinámica de mejora y optimización continua.

Al momento de elaborar un plan de formación debemos identificar los siguientes elementos:

• Formativos: ¿En qué vamos a formar? Primero se debe realizar un análisis de la realidad de la empresa para saber en qué competencias o destrezas se deben formar los empleados.
• Metodológicos: ¿Cómo vamos a hacerlo? En este punto se debe analizar las modalidades de formación disponibles.
• Instrumentales: ¿Con qué? Pueden ser instrumentos técnicos, mecánicos o físicos.
• Económicos ¿Con cuántos? Realizar un presupuesto.

Respecto a la estructura del plan de formación se puede aplicar el de la Guía de Elaboración de planes formativos para empresas del Gobierno de Aragón, el cual lo realiza en las siguientes fases:

• Fase 1: Identificación y análisis de las necesidades formativas de la empresa: es la identificación de los problemas y necesidades de la empresa y, posteriormente, analizar, de forma exhaustiva, si estos se pueden resolver a través de la formación. En este sentido, la formación se convertirá en la solución, siempre que las causas de los problemas de la entidad estén focalizadas en los conocimientos, habilidades o destrezas que los empleados necesitan para desarrollar sus funciones. Entre estos problemas podemos encontrar: problemas de desempeño, introducción de nuevos medios técnicos en los procesos factoriales o de gestión, cambios legales o introducción de nuevas normativas. Las pautas para esta fase son: identificar las necesidades y los objetivos de la organización a corto, medio y largo plazo, luego realizar un análisis detallado de todos y cada uno de los puestos de trabajo, articular los perfiles de puesto, realizar análisis comparativos entre las competencias necesarias con la capacitación real de los empleados, llevar a cabo evaluaciones de desempeño, elaborar informes en las que se señalen las áreas de mejora e identificar los distintos colectivos prioritarios a formar.
• Fase 2: Diseño y planificación de las acciones formativas: el encargado de la planificación, el diseño, el desarrollo y el seguimiento de la misma deberá articular su ejecución dentro de en un entorno determinado y dirigirla a un grupo de trabajadores target determinado. Las pautas para esta fase son las siguientes: realizar un análisis exhaustivo del target, determinar los objetivos a alcanzar, seleccionar, organizar y estructurar los distintos contenidos y los materiales de aprendizaje complementarios necesarios, desarrollar un diseño pedagógico, seleccionar la modalidad de impartición y el diseño e la estrategia de evaluación. Cabe resaltar que según la Guía debemos considerar los siguientes factores clave: analizar los recursos disponibles, priorizar los objetivos a alcanzar en relación con las áreas de mejora, elaborar un listado de acciones formativas totalmente alineadas con los objetivos prefijados, analizar las distintas metodologías existentes para seleccionar la óptima, establecer una calendarización coherente, seleccionar al profesorado que impartirá la acción formativa y la producción o adquisición de los contenidos y de los materiales formativos complementarios.
• Fase 3: Ejecución del plan de formación: acá se realiza el seguimiento de las acciones formativas planificadas, este debe realizarse de manera proactiva y debe estar centrado en la supervisión de la consecución de los objetivos planteados. Las pautas en esta etapa son: mantener una charla previamente con el profesor, apoyar mediante la provisión de los medios técnicos, materiales e infraestructuras, organizar la acción formativa respecto a la flexibilidad laboral horaria y la supervisión del docente.
• Fase 4: Evaluación de los resultados e impacto de la formación: en base a criterios de calidad y excelencia. Como pautas tenemos: evaluar la satisfacción de los alumnos, el proceso de aprendizaje a través de la adquisición de conocimiento, competencias y destrezas, la transferencia o la aplicación de la formación al puesto de trabajo desempeñado por el participante, impacto de la formación en los trabajadores, tanto a nivel competencial como a nivel de su desarrollo personal y profesional, el grado de satisfacción de los responsables de los departamentos, si los hubiese, de los trabajadores que asistieron al curso,
• Fase 5: Acciones de mejora y correctivas: se debe realizar una revisión de todos los aspectos reflejados en el análisis desprendido de la fase de anterior para identificar las desviaciones que se hayan producido y articular las correspondientes acciones correctivas y preventivas al respecto. Las pautas son: identificar los procesos en los que se hayan producido desajustes, realizar un análisis exhaustivo de las conclusiones que se desprendan del informe de evaluación, articular un plan de mejora con la propuesta de medidas correctivas, realizar un plan de anticipación a los posibles problemas que puedan surgir en la ejecución de los cursos que forman parte del plan de formación.

En estos tiempos las empresas buscan llevar a cabo una formación continua de tal manera puedan mantener o superar los niveles de competitividad en el mercado.  

Entre las modalidades de formación tenemos:

• Formación presencial: es decir el docente y el trabajador se encuentra en el mismo espacio y al mismo tiempo.
• Formación en línea, on line o e-learning: de forma remota, asíncrona o síncronamente, mediante los medios tecnológicos.
• Formación semipresencial, blended learning o b-learning: es una combinación de las modalidades anteriores.

Como se mencionó líneas arriba es necesario realizar el presupuesto del plan. Algunas partidas presupuestarias que se debe tener en cuenta son: infraestructuras, contenidos, formadores, tutores y coordinaciones académicas.

Una de las maneras para conseguir financiamiento es la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo el cual impulsa y extiende entre las empresas y los trabajadores ocupados y desempleados una formación que responda sus necesidades y contribuya al desarrollo de una economía basada en el conocimiento.”

UNIDAD 02: LA FORMACIÓN 2.0 EN LA EMPRESA: EL E-LEARNING (PÁG 14)

El aprendizaje electrónico es una manera de formación que usa las diferentes tecnologías para llevar a cabo procesos de enseñanza-aprendizaje.

Las ventajas del e-learning en las empresas son:

• Ahorro de costes: en comparación con la formación presencial.
• Flexibilidad temporal.
• Actualización inmediata de los contenidos.
• Personalización de contenidos.
• Mayores posibilidades de contar con expertos de primer nivel.
• Según algunos expertos disminuye los tiempos de aprendizaje.
• Tiene múltiples herramientas de control y seguimiento de las acciones formativas.
• Posibilita la interacción de diferentes participantes.
• La formación se produce en un entorno multimedia usual, mediante textos, audios, videos, gráficos, animaciones y simulaciones.
• Favorece el Lifelong Learning es decir la enseñanza a lo largo de la vida, por ello resulta recomendable para programas de Formación continua.

El e-learning es importante porque nos permite adaptarnos a los cambios continuos del mundo.

Los factores claves para el éxito de los programas de e-learning son:

• El plan debe ajustarse al 100% a los perfiles de puesto.
• Se debe seleccionar la modalidad formativa que más se ajuste a la temática que se vaya a tratar en los cursos.
• Se debe seleccionar a los profesionales que nos aseguren la consecución de los objetivos didácticos prefijados.
• Los contenidos han de estar claramente expuestos y apoyados en soportes multimedia de forma que puedan adaptarse en grado de dificultad al público objetivo al que vaya dirigida nuestra acción formativa.
• Se debe favorecer el aprendizaje práctico, el ya conocido como Learning by doing, aprender haciendo.
• La tecnología siempre tiene que estar siempre al servicio del aprendizaje y nunca al contrario.

Para usar el e-learning debemos saber que tanto el hardware como el software son importantes, entre ellos tenemos:

• Servidor: es la máquina física en la que se instalarán los servicios básicos necesarios para poder impartir los cursos.
• Plataforma o Learning Management System: es un completo sistema de gestión del aprendizaje. Como menciona el texto es un software que permite organizar materiales y actividades de formación en cursos, gestionar la matrícula de los alumnos, hacer seguimiento de su proceso de aprendizaje, evaluarlos, comunicarse con ellos mediante foros de discusión, Chat o correo etc., es decir, permite hacer todas aquellas funciones necesarias para gestionar cursos de formación a distancia. Además, cuenta con múltiples herramientas para diseñar y configurar, aporta una infinidad de posibilidades de interacción a través de diferentes herramientas de colaboración participativa y facilita la gestión de cursos y alumnos a través de sus funcionalidades de administración.
• Conexión a internet.
• Dispositivos de los estudiantes: como un ordenador, una tableta, un teléfono móvil, una SmartTV, entre otros.

Al momento de elaborar los materiales formativos debemos realizar los siguiente:

• Analizar las necesidades del colectivo a formar para determinar la temática a tratar.
• Analizar el perfil del colectivo a formar.
• Seleccionar y documentar la materia a tratar.
• Redactar los contenidos.
• Elaborar el Guion Pedagógico y el Story Board.
• Desarrollar o producir los contenidos.
• Determinar los sistemas y actividades de evaluación.
• Maquetar el entregable de la documentación troncal.
• Elaborar la documentación complementaria.
• Diseñar la Guía didáctica.
• Evaluar la calidad.

Un instrumento para crear materiales multimedia es la herramienta de autor y permite la creación de aplicaciones independientes del programa que los ha generado. Para esto se pueden usar diferentes programas como procesadores de texto, programas de presentaciones, Adobe Flash, HTML, entre otros.

UNIDAD 03: LA TUTORIZACIÓN Y DINAMIZACIÓN DE CURSOS EN LÍNEA (PÁG 13)

El tutor en línea debe ser un acompañante, un guía, un mentor y un facilitador. En ese sentido un tutor debe tener las siguientes competencias y destrezas: científico-disciplinares (dominio de la materia, experiencia en el área de conocimiento), tecnológicas, psicopedagógicas, comunicativas, habilidades de gestión y evaluativas, capacidad de liderazgo para fomentar y potenciar un ambiente de aprendizaje.

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