SISTEMAS Y EMPRESAS

INTRODUCCIÓN

En la actualidad en Venezuela, las organizaciones enfrentan nuevos retos motivado a la pandemia de COVID-19, existente a nivel mundial, esto ha traído como consecuencia que en el mercado exista incertidumbres económicas, por lo cual requiere un mayor flujo de información y que éste sea claro, preciso, actualizado y acertado, con el fin de poder lograr las metas y objetivos que se haya planteado la organización y poder satisfacer a los clientes con sus productos y servicios.

Cabe la pena destacar, que cada día se hacer más transcendental el manejo de la información, es por ello que es un punto álgido para las gerencias de las organizaciones, por lo cual debe estar inmerso en los objetivos primordiales de éstas, ya que de no tenerlo corren el riesgo de desaparecer del mercado, pues el entorno donde se desenvuelven las organizaciones, se torna cada vez mas complejo, motivado a la globalización, la internacionalización, el auge de la tecnología e incertidumbre del mercado, esto ocasiona que la clave para que las organizaciones sobrevivan y crezcan sea el manejo que se le da a la información.

A su vez, las teorías que fundamentan las empresas tienen bases en la teoría de sistemas, ésta ha permitido analizar todas las partes de la composición compleja de las organizaciones, para comprenderlas y poder crear procesos de control y adaptación, estudiando la conexión e interrelación que existen entre las partes de esta, pues estudiando cada una por separado se puede notar que no trabajan de un modo aislado, sino que se interrelacionan de una forma compleja, ya que la suma de todo son los engranes que logran mover a la organización.

SISTEMAS

Los sistemas pueden ser definidos como la realidad de un todo, tomando en consideración los elementos que le integran y su interrelación, esta al tratarse de una teoría de aplicación general, se puede ejecutar en distintas áreas y con esto crear un conjunto de principios que puedan ser aplicados a cualquier sistema. Para definir sistema, Chiavenato (1999:50) indica:

 “Las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes. La organización es una estructura autónoma con capacidad de reproducirse, y puede ser estudiada a través de una teoría de sistemas capaz de proporcionar una visión de un sistema de sistemas, de la organización como totalidad. El objetivo del enfoque sistémico es representar cada organización de manera comprensiva y objetiva”

En el mismo orden de ideas, se puede considerar que un sistema, está compuesto por dos o más elementos que interactúan entre sí, todos enfocados a un mismo fin, cada parte influye sobre el todo y no de forma aislada con respecto a los demás que integran el sistema, la idea de la interrelación es cumplir con el objetivo deseado, el resultado requerido, basado en las necesidades del propio sistema.

Cabe la pena destacar que para considerar que se tiene un sistema debe existir interrelación entre todos los elementos que lo componen (Administración, Producción, Recursos Humanos, Operaciones, Seguridad Física), deben estar conectados entre sí, aunque muchas veces estas conexionen no se observan a plena vista, es allí donde el trabajo del administrador entra a hallarlas, ejemplo de ellos son los beneficios con lo que pueda contar un trabajador y la mejora de la productividad en la organización, la idea es impactar positivamente entre todos los relacionados para que el sistema pueda ser exitoso.

Para ejemplificar un sistema, que cuenta con los siguientes elementos: entradas, mecanismos de procesamiento, salidas y retroalimentación, en una fábrica de galletas, las entradas son los ingredientes que conllevan la elaboración de las galletas (masa), los mecanismos mezcladores, hornos, tóqueles, empaque, las habilidad y conocimiento de los operarios necesarios para la ejecución, las salidas la galleta como producto final, y la realimentación ocurre cuando el producto sale al mercado e ingresa un beneficio a la organización, es importante destacar que entra el cuerpo de ventas para poder darle salida al producto e allí la interrelación de dos engranes de una empresa.

TIPOS DE SISTEMAS

Sistemas de Información transaccionales:

En este se ejecuta el proceso de control de los datos, con ello se busca establecer un seguimiento de las actividades y transacciones que realicen los elementos que compongan la organización. En este sentido busca blindar las operaciones pues con ello se pueden responder preguntas acerca del flujo de caja o las erogaciones realizadas al día por la organización.

Es por ello que se registran, digitan y almacenan datos de transacciones, permitiendo que la información presentada sea detallada y fiable, brindando apoyo con esto a las actividades operativas de la empresa.

Sistemas de información para la toma de decisiones:

Este sistema coadyuva al seguimiento, control y permite la toma de decisiones a los gerentes, pues trabajan con información, externa e interna, se incorpora el análisis de los datos obtenidos para ayudar a la toma de decisiones corporativas. Con la aplicación de las tecnologías de vanguardia esta puede encaminar a la organización a obtener mayores beneficios pues se cuenta con información a tiempo real.

Sistemas de Información de Comunicación:

En este punto es vital ya que la base de la organización debe ser la comunicación, así que su objetivo principal es poner en contacto a las personas que hacen vida en la organización y está presente en todos los niveles de esta, se logra manejar la información que no es tan formal de forma estructura.

LA EMPRESA COMO SISTEMA

La empresa esta conectada con su entorno, por lo tiene entradas como los recursos humanos (colaboradores), materiales, financieros, proveedores, clientes entre otros, que a través de los procesos internos de la misma se traducen en la producción de un bien o servicio las cuales son las salidas del sistema. de mediante la adecuada transformación permiten obtener unos resultados en forma de productos y/o servicios como salidas del sistema.

Del mismo modo se puede considerar a la empresa como un sistema abierto y complejo, donde los subsistemas y elementos que la componen se organizan e interrelacionan, formando un todo, esto a través de una serie de funciones que solo buscan el logro de los objetivos y metas de la organización.

Cabe la pena señalar que las características que definen a la empresa como un sistema se tienen lo siguiente:

• La interrelación: la dependencia entre los subsistemas, así como con el entorno.
• El holismo: como un ente indivisible, pero con el conocimiento específicos de las partes, del todo y viceversa.
• La búsqueda de metas: la satisfacción al cliente como meta real de la empresa.
• Entradas y salidas: con el resultado de los procesos de transformación en brindar productos y servicios que satisfagan al cliente y las entradas son los recursos que se aplican.
• Proceso de transformación: esta delimitado por las necesidades de los clientes.
• Entropía: la incertidumbre y el desorden siempre van a existir en la empresa, es por ello lo importante de manejo de la información y la resolución de conflicto de los propios sistemas para disminuirla y minimizarla.
• Regulación: aquí entra la administración como coordinador y regulador de las interrelaciones de los subsistemas.
• Jerarquía: la existencia de ordenes diferenciados supersistemas, sistemas y subsistemas.
• Diferenciación: al cada departamento que hacen vida en las empresas deben estar orientado a la misión general de la compañía sin embargo son diferentes entre sí, lo que le permitirá a la empresa poder sobrellevar rápidamente los cambios que puedan existir.
• Equifinalidad: al ser la empresa un sistema abierto en algunos momentos realiza intercambios con el entorno, pero sin impedir los resultados esperado.

LOS SUBSISTEMAS EN LA EMPRESA

Seguidamente para indagar un poco más acerca de la empresa como sistema se deben identificar los subsistemas que la componen, estas son las partes o elementos que la integran, y así permitan comprender su funcionamiento, existen numerosas clasificaciones, sin embargo, se destacarán los más relevantes como: subsistema real, el financiero y el directivo.

• El subsistema real: en este fungen el abastecimiento, producción y comercialización (venta) de productos o servicios que se disponen. En sí esta función es de la que conlleva la producción del producto y llega a la distribución del mismo y si existen servicios post venta por parte de la organización.
•  El subsistema financiero: esta interrelacionando el subsistema real, este es el manejo de los recursos (capación, administración, control), aportando los criterios necesarios de rentabilidad y coste de diferentes proyectos en pro del mejoramiento de la organización, con la maximización del uso de los recursos y el manejo efectivo de los fondos disponibles.
•  El subsistema directivo: en este está el asegurar que los planes de la organización, las metas y objetivos se cumplan, es por ello que la toma de decisiones aquí es trascendental para el beneficio de la organización, y la obtención de utilidades que se traducen en buenas decisiones y el poder que ejerzan estos para que el sistema pueda adaptarse a los cambios de orden superar que puedan suscitar.

CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA

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