Sistemas De Gestion

PARTE A: TRANSPORTES OCHOA: CUESTIONARIO DE DOCUMENTACIÓN DEL SGA

Transportes Ochoa S.A., es una de las empresas de transporte y logística con mayor proyección en Europa, en la actualidad presta sus servicios en España, Portugal y Francia.

Transportes Ochoa, es consciente que como toda actividad empresarial, el transporte por carretera tiene graves repercusiones medioambientales. Para minimizar estas repercusiones, la empresa, decidió implantar un Sistema de Gestión Ambiental en base a la norma ISO 14001.

En estos momentos, la empresa está realizando un proceso de selección para contratar a una persona que ayude al Responsable de Medio Ambiente en el desarrollo de sus funciones. Para decidir a quién van a contratar, el Responsable de Medio Ambiente les facilita a los candidatos un cuestionario sobre la documentación de un Sistema de Gestión Ambiental, que deben resolver en 30 minutos.

PARTE A: PREGUNTAS DEL TUTOR

Con los datos facilitados en el Trabajo Individual, en la Web y los que necesites extraer de la Unidad de Competencia “Implantar el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001”, se te solicita que te pongas en el lugar de los candidatos al puesto de ayudante del Responsable de Medio Ambiente y que respondas de forma argumentada a las siguientes preguntas:

P1. ¿Qué es un documento?

Es un mecanismo en el cual encontramos información y su medio de soporte, el medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografías o muestras patrón, o una combinación de estos.

El conjunto de documentos de una organización se denomina documentación, independientemente de que tenga o no implementado de manera formal un sistema de gestión.

P2. ¿Por qué crees que se necesita un sistema documentado?

El no documentar equivaldría a que cada nueva generación de la humanidad comenzará desde cero para descubrir e inventar el conocimiento, es por esto que toda organización debe de contar con manuales funcionales que documenten adecuadamente sus procedimientos.

Muchas organizaciones no dan la importancia debida a la documentación sino más bien dependen de sus "expertos", convirtiéndose en una organización vulnerable, ya que cuidan tanto sus conocimientos que no los comparten con sus colaboradores, si estos "expertos" se enferman, incapacitan o jubilan, la organización se ve afectada en su totalidad, debido a su alta dependencia de las personas y no de los sistemas. Lógicamente que al documentar no se pretende suprimir a las personas, pero los manuales documentan la experiencia de la empresa, el porqué de los procesos y la razón para que se cumplan.

Por tanto, para valorar la experiencia de las personas se deben actualizar y enriquecer continuamente los manuales.

La importancia de los documentos se puede expresar en los siguientes puntos:

- Describir los elementos fundamentales del Sistema

- Describir la forma en que interaccionan los elementos del Sistemas

- Proporcionar referencias de cómo obtener la información más detallada del Sistema

- Los documentos son necesarios como prueba objetiva de que los procedimientos están correctamente definidos, brindando confianza a los clientes y a la propia compañía.

Definitivamente, los documentos son útiles y necesarios, sin embargo, esto no significa que todas las tareas de una empresa se deban documentar, debe de buscarse un equilibrio entre la extensión de la documentación, las habilidades y formaciones del personal.

P3. ¿Cuántos documentos crees que se necesitan en un Sistema?

■ Política, objetivos y metas ambientales.

■ Alcance del Sistema.

■ Descripción e interacción de los principales elementos del Sistema.

■ Referencia a los documentos relacionados

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