Sistemas De Informacion Gerencial

INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta.

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

En contraste, la información formal generalmente llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes generalmente son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que puede no ser confiable o es difícil de interpretar.

Conceptos básicos

Sistemas:

Un sistema es un conjunto de partes o acontecimientos que son interdependientes entre sí e interaccionan, por lo que puede ser considerado como un todo sencillo, es decir, llamamos sistemas a los conjuntos compuestos de elementos que interactúan.

Información:

Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

Para Gilles Deleuze, la información es un sistema de control, en tanto que es la propagación de consignas que deberíamos de creer o hacer que creemos. En tal sentido la información es un conjunto organizado de datos capaz de cambiar el estado de conocimiento en el sentido de las consignas trasmitidas.

Gerencial

La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.

Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979) expresa que:

... El término (gerencia) es difícil de definir: significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es sinónimo del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de trabajo...

Sistemas de Información como arma estratégica

Al considerar el término “oficina del futuro” de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.

Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.

El papel adecuado de los computadores dentro del Proceso de Gerencia Estratégica, es visto de la forma siguiente:

a) Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,

b) Se considera como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,

c) Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas,

d) Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.

“Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su capacidad de ampliación y de juicio.”…GAO Report PAD-80-21. p. 17.

La tecnología de computadores se encuentra invadiendo todos los sectores de la sociedad, creando una conmoción comparable a la revolución industrial. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónica, los computadores tipo escritorio, las transferencias electrónicas de fondos, las páginas electrónicas para simulaciones y los sistemas de apoyo a las decisiones estratégicas son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

Sistemas de Información Gerencial

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema “total “.

En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supersistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros.

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de los datos.

Todos los sistemas de información implican tres actividades principales; reciben datos como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información manual, electromecánica y computarizada. En tres funciones: Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

Características de los Sistemas de Información Gerencial.

 Los Sistemas de Información Gerencial apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero también son útiles para las actividades de planificación de los administradores de nivel superior.

 Los Sistemas de Información Gerencial generalmente están orientados hacia los informes y el control; están diseñados para informar acerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.

 Los Sistemas de Información Gerencial se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organización.

 Los Sistemas de Información Gerencial tienen poca capacidad analítica.

 Los Sistemas de Información Gerencial generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente.

 Los Sistemas de Información Gerencial son relativamente inflexibles.

 Los Sistemas de Información Gerencial tienen una orientación interna, más que externa.

Capacidades de un Sistema de Información Gerencial

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de las capacidades potenciales

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