Sistemas INTRODUCCION análisis de Sistemas.

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Respuestas Caso 1: Empresa “Agua Pura”.

UEA: Análisis de Sistemas.

Maestro: Sergio Domínguez Reyna

Grupo: HFA02

EQUIPO 2:        

Blancas Cortés Andrea Cecilia.

García Rivera Esmeralda.

Mares Romero Guadalupe Sibel.

Rangel Muñoz María de Montserrat

Guerrero González Francisca Guadalupe

Bautista Martínez Lizbeth

Martínez Carbajal José Giovanni

Fecha: 26/01/2018

Informe de la empresa “Agua Pura”.

Debido a las observaciones del contralor de la empresa “Agua Pura”, sobre un aumento considerable en el balance de cuentas, el departamento de Análisis de Sistema ha procedido ha realizar un estudio acerca de los posibles factores que estén provocando dicho aumento.

La empresa ya mencionada pertenece a un tipo de sistema abierto, debido a que mantiene una continua relación con el medio ambiente, su servicio es distribuido a comercios y comunidades del Norte del Estado de México. También podemos observar que se adapta a los cambios de su entorno, lo observamos principalmente en el hecho de la suspensión del servicio y la falta de pagos, lo que afecta sus operaciones.

Durante el estudio localizamos los puntos de decisión, con los cuales el sistema reacciona a la información de entrada que se proporciona, a continuación, se enlistan dichos puntos:

• Departamento de contabilidad. – es el encargado de llevar un registro, manual, de los pagos y entregas que se llevan en la tarjeta de registro y mantiene un balance corriente. Con dichos registros y balance este departamento es capaz de conocer a los deudores.
• Departamento de crédito. -  con los reportes semanales que le entrega el departamento de contabilidad es capaz de identificar las cuentas atrasadas, elabora hojas de cobro, en las cuales se decide la suspensión o no del servicio.
• Balance de cuota de consumidor residencial. - A través de este se puede saber si el consumidor va al corriente en sus pagos, cuando no es así su cuenta se etiqueta como atrasada y se le envía un aviso exigiéndole el pago.
• Tarjeta de registro del consumidor. - Registra los pagos y los pedidos que se entregan y al igual que el balance de cuota consumidor residencial sirve para saber si el consumidor va al corriente o no en sus pagos.
• Departamento de distribución/logística. -  se encarga de suministrar el producto, hacer la entrega de las órdenes de pago a los clientes y suspende el servicio de ser lo requerido.

Teniendo en cuenta todo lo anterior observamos las fallas que el sistema está presentando:

• Sistema de pago. - las opciones que se dan de pago son deficientes, la única manera de realizar el pago por el servicio es vía correo o al repartidor únicamente en la primera entrega del mes. Esto representa un problema para los consumidores ya que, se encuentran en zonas lejanas a la ciudad y su comunicación es escasa, en la mayoría, su medio de cobro salarial es vía correo el cual tiene problemas en llegar de manera puntual a estas comunidades, una de las razones por las cuales hay atraso de pagos.

También por vía correo los consumidores son avisados de su acumulación de deuda y, como ya mencionábamos, el correo, no es eficiente.

Otro problema es la hoja de pago, en esta no se pueden realizar pagos parciales, el tener cierta parcialidad puede beneficiar tanto al consumidor como a la empresa al ya no tener ese gran aumento de cuentas atrasadas.

• Uso de tecnología. – Ya que en el departamento de contabilidad sigue llevando los registros de forma manual, tienden a acumular registros de pago, lo cual hace que la información no esté completa y se le entregue de esa manera al departamento de crédito y estos podrían realizar suspensión del servicio a alguien que realizo sus pagos de manera adecuada. Si este departamento hiciera uso de nuevos sistemas de contabilidad con programas específicos el problema tendría solución.

Con el fin de cubrir las necesidades del contralor, el analista puede desarrollar las siguientes funciones del departamento de sistemas:

• Diseño de control y formas. - Diseño de nuevos planes y políticas de trabajo para que ni los consumidores ni la empresa se vean afectados por la mala información.
• Estructura de procedimientos y control del manual de procedimientos. - Promover la implementación de nuevos sistemas de trabajo, encargarse de la capacitación del personal y la elaboración del material necesario para un buen desempeño.
• Administración de los registros. - Llevar un archivo histórico de los cambios que han sufrido las políticas internas de la empresa para conocer, en el momento que sea necesario, las modificaciones que ya se realizaron y si funcionaron o no.
• Control de los reportes. - Para que el analista pueda desarrollar su trabajo efectivamente, contar con toda la información disponible del área en la que va a trabajar ya que, esta le servirá para detectar las fallas en el sistema actual, desarrollar uno nuevo o alternar ambos hasta ver cuál es el que mejor se adapta a las necesidades del área en cuestión.

Es importante que el analista, en este caso, cuente con un nivel 3 de estudio en la organización, en este nivel es necesario involucrar la interacción departamental dentro de la firma o división. En la empresa “Agua pura” se detectó un problema localizado en el departamento de contabilidad, en la acumulación del asiento de pagos. Esto invocando de forma directa al departamento de crédito y de logística. Recordando que el departamento de crédito se encarga de tomar la decisión de negar el servicio a los clientes, haciendo que el departamento de logística no entregue el producto.

De manera gráfica se representará la relación que el analista tiene con la empresa para la solución al problema planteado. [pic 2]

Una vez teniendo la información acerca de los puntos de decisión, las fallas que presenta el sistema y las funciones que pueden ser desarrolladas por el analista, definimos que los niveles involucrados en el problema de este sistema son:

• Nivel administrativo. - en su departamento de contabilidad no existe un trabajo eficiente debido a la falta de tecnología en el registro de sus asientos de pago, lo que provoca una mala información y comunicación con los demás departamentos.

El departamento de crédito con su sistema de pago con la poca accesibilidad al cliente y el departamento de logística, que al no contar con la información correcta no puede realizar bien su trabajo.

• Nivel estratégico. – no cuentan con buenas tácticas que mejoren la problemática de la empresa.
• Nivel operacional. - al no contar con la información adecuada, los operarios tienen ciertas dificultades para realizar su trabajo de manera eficiente.

Con el estudio realizado a la empresa “Agua Pura” se identificaron ciertos elementos del sistema que deberían considerarse perfectibles, a continuación, la lista de dichos elementos:

• Delineas acciones y decisiones. - realizar una delimitación de las responsabilidades de las acciones que se tomaran para que la empresa tenga un cambio y la medida en que se pueden tomar decisiones. También delimitar las acciones de cada área y participante de la empresa en el proceso que se lleva a cabo.
• Área de contabilidad. – debe de ser la encargada de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar un funcionamiento óptimo y así entregar la información completa a las áreas que la requieran.
• Formas de cobro. - integrar diversas formas de pago como puede ser, un sistema de preventa, pagos inmediatos, parcialidades pago y prepago.
• La actualización de datos. - mantener un historial, continuamente actualizado de la relación con los clientes, categorizar contacto y obtener datos de desempeño.

1. ¿Qué tipo de sistema es la empresa? ¿Por qué?

La empresa “Agua Pura” es un sistema abierto.

En primer lugar porque interactúa con el ambiente. Esto sucede al momento de tener el intercambio de dinero por producto con el cliente.

Otra característica de que es un sistema abierto es por que reparte agua embotellada a comunidades y comercios del Norte del Estado de México dos veces, estos serían su medio ambiente e intercambian con ellos agua embotellada la cual toma el papel de materia, energía e información.

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