TEORÍA POLÍTICA DE LAS ORGANIZACIONES

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Instituto de Administración Pública del Estado de Puebla

Materia. Teoría de la Organización

Docente: Dr.  José Antonio Cisneros Tirado

Maestría en Administración Pública.

Resumen Segunda Semana

Alumno:         Octavio Norberto Quiroz.

SISTEMA COOPERATIVOS

Barnard considera a todas las organizaciones como sistemas cooperativos estrechamente relacionados entre sí, en los cuales son básicos los individuos y los sistemas de comunicación. En su obra "Las Funciones del Ejecutivo" discute las limitaciones físicas y biológicas, la naturaleza de la acción cooperativa, las relaciones entre organización formal e informal, el problema de los incentivos, aspectos relativos a comunicaciones, fuentes de autoridad. Finalmente, trata de mostrar cómo todos estos aspectos se relacionan entre sí, siendo cada uno parte de un todo.

1.- Teoría de la Cooperación.- Los puntos relevantes de esta teoría pueden resumirse como sigue: a) La cooperación es el medio que tiene el individuo para hacer frente a sus limitaciones físicas y biológicas. b) La cooperación debe ser efectiva c) La cooperación implica la concurrencia de factores sicológicos y sociológicos, relacionados los primeros con el individuo mismo y los segundos con el grupo de individuos.

2.- Teoría de la Organización Formal.- a) Se entiende por organización formal la coordinación consciente, deliberada y sistemática de las actividades de dos o más personas con el fin de lograr un propósito común. b) Los elementos de la organización formal son: i) Comunicación; ii) Voluntad para servir; iii) Propósito. c) La organización formal crece por combinación de unidades ya existentes o por la creación de nuevas unidades.

3.- Teoría de la Organización Informal.- a) Se entiende por organización informal la coordinación inconsciente de las actividades o esfuerzos de un grupo sin propósito común. b) La organización informal precede a la organización formal. c) La organización informal existe dentro de todas las organizaciones formales, y es, quizás, el elemento básico para lograr adecuadas comunicaciones.

4.- Teoría de las Bases de Especialización en Organización. a) Los factores que considerar para las bases de especialización son: i) Lugar donde se hace el trabajo; ii) Instante en que se hace el trabajo; iii) Personas con quienes se hace el trabajo; iv) Elementos utilizados en el trabajo; v) Método o proceso utilizado. b) La efectividad de la cooperación depende casi por entero de la especialización. c) El aspecto primario de la especialización es el análisis del propósito.

5.- Teoría de los Incentivos. a) La fuerza primaria e indispensable para obtener la cooperación de los individuos son los incentivos, ya sean materiales o no. b) Otro elemento básico para lograr la cooperación de los individuos es la persuasión.

6.- Teoría de la Autoridad.- Autoridad es definida por Barnard como el carácter de una comunicación (orden) que es aceptada por los miembros de una organización. Esta comunicación será "autoritaria" cuando se cumplan los siguientes requisitos: i) Que sea entendible; ii) Que sea compatible con el propósito de la organización; iii) Que sea compatible con los intereses personales de los miembros de la organización; iv) Que se pueda cumplir

7 -Teoría de las Comunicaciones.- Los factores que controlan el sistema de comunicaciones y que actúan para que la autoridad sea objetiva, son los siguientes: a) Los canales de comunicación deben ser conocidos por todos los miembros de la organización. b) La línea de comunicación debe ser la más corta posible. c) Cada miembro de la organización debe tener su canal de comunicaciones. d) La competencia de las personas que sirven como centros de comunicación debe ser adecuada. e) La línea de comunicación no debe interrumpirse.

8.- Teoría de las Decisiones.- Decisión, es un acto que resulta de un pensamiento deliberado. El marco de las decisiones está constituido por: a) El objetivo de la organización. b) El mundo exterior social y físico.

9.- Teoría de la Función Ejecutiva.- El propósito básico de la función ejecutiva es, obtener una adecuada contribución de cada miembro de la organización. Son funciones básicas del ejecutivo,  las siguientes: a) Formular los objetivos de la organización; b) Promover y asegurar los servicios esenciales de la organización; c) Mantener el sistema de comunicaciones.

10.- Teoría del Liderato.- Este aspecto es, en especial sobresaliente, ya que tanto la capacidad ejecutiva como la fuerza de la organización depende, de la capacidad para ser líder y de la calidad de los líderes respectivamente. La capacidad para ser líder se basa en,  a) Superioridad individual: física, técnica, conocimiento, memoria, percepción; b) Responsabilidad: considerada como la cualidad que da determinación para hacer frente a los acontecimientos. Una alta moral es también necesaria para completar esta condición

Alvin Brown nació en Washington D.C. en 1893, y obtuvo su título de abogado en 1916. Ocupó altos cargos ejecutivos en la empresa privada. Además, desempeñó cargos públicos en la Oficina del Presupuesto y en la National Recovery Administration. También hizo clases sobre Teoría de la Organización en el Instituto Tecnológico de Massa chusetts. Sus obras incluyen: Organization; A formulation of principles, publicado en 1945,  y Organization of Industry, publicado en 1947.

2.- Organización. La organización puede ser definida como un estado, una condición o un proceso. Brown la utiliza más bien como un proceso que asegura la coordinación y efectividad del esfuerzo humano. La Administración es la suma de los esfuerzos de todos los miembros de una empresa dirigidos hacia el cumplimiento de un propósito. La organización debe preceder a los esfuerzos. En el mismo sentido, la organización debe preceder la selección del cuerpo social y debe determinar sus requerimientos.

3,- Delegación. Delegación es el acto por el cual un miembro de una organización entrega a otro responsabilidad. En esta responsabilidad hay dos factores implícitos: obligación y poder para hacer. a) Responsabilidad.- Es aquella parte en la Administración que es asignada a un miembro particular de una empresa. La responsabilidad, una vez asumida por un miembro de la empresa, descansa enteramente en ese miembro. No puede ser compartida con ningún otro miembro.  b) División de la responsabilidad.- Se entiende por división de la responsabilidad, la separación de ésta entre el que delega y el que la recibe. Las responsabilidades deben ser divididas de acuerdo con la agrupación de los elementos de administración. Existen cinco maneras de agrupar los elementos de administración: i) Similitud de los elementos; ii) Similitud en el propósito; iii) Orden de ejecución; iv) Similitud en conocimiento, capacidad o experiencia; v) Lugar de ejecución.  c) Definición de responsabilidad.- La responsabilidad delegada a una persona debe ser clara y precisamente definida. La responsabilidad delegada debe estar completamente separada de aquélla que ha sido reservada para la persona que delegó.

4.- Obligación. Cuando una persona acepta una responsabilidad, también acepta una obligación para la ejecución de esa responsabilidad.

5.- Autoridad. Es aquel aspecto de la responsabilidad que representa el poder de ejecución. - Supervisión.- es la autoridad que la persona que delega tiene sobre el delegante, a fin de que éste ejecute en buena forma la responsabilidad delegada. La supervisión o autoridad sobre un delegado está limitada en dos formas: i) Sobre la responsabilidad de la persona que delega, y ii) Solamente dicha persona puede obligar a que se cumpla.

8.- Las Fases de Administración. Aun cuando la administración puede variar entre diferentes tipos de empresas, siempre existen ciertas fases que son universales. a) Planificación: determinación de propósitos; b) Acción: la ejecución de una labor es un proceso o fase distinto de la planificación; c) Control: pocos propósitos se completan por su sola ejecución; es necesario verificar que se hayan cumplido adecuadamente.

9.- Cinco Formas de Organización. a) Primera forma de organización.- Este tipo de delegación nace cuando la función que una persona está cumpliendo excede su capacidad. En este caso se delegará la responsabilidad en otras personas para que, junto con aquel a quien la responsabilidad primitivamente correspondía, ejecuten la función. b) Segunda forma de organización.- Esta delegación de responsabilidad es la base para toda la organización de la empresa. c) Tercera forma de organización.- En la mayoría de las empresas existe una serie de funciones que no contribuyen directamente al cumplimiento de su propósito, pero que ayudan a la obtención de los objetivos de la empresa. d) Cuarta forma de organización.- En las anteriores formas de organización está, en general, tratada la fase de ejecución dentro de la administración. La delegación de la planificación y del control constituye la cuarta forma de organización. e) Quinta forma de organización. (Organización múltiple).- Si una empresa es, en realidad, un conjunto de empresas, deberá existir una organización múltiple. Cada unidad deberá ser tratada como una empresa en particular. Sin embargo, puede haber una serie de servicios auxiliares que pueden prestar mejor servicio a un grupo o conjunto de empresas que a una empresa en particular. Entre las empresas industriales existen básicamente cuatro que determinan la organización múltiple: i) Diversidad de productos; ii) Empresas integradas; iii) Factores geográficos; y iv) Tamaño.

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