Taller manejo de efectivo

TALLER

Fuentes de criterio que se deben tener en cuenta:

• NIIF.
• Manuales de procedimiento de la entidad
• Instructivos contables de la entidad.
• Política contable

Situación de la empresa:

Se han establecido mecanismos con el fin de controlar el manejo de la información financiera, los manuales de procedimiento y en la política contable se establecen e identifican los parámetros de conformidad con las normas aplicables a la empresa.

En entrevista realizada con los funcionarios que nutren la información al proceso contable se estableció.

EFECTIVO

La responsable el manejo del efectivo de la empresa no tiene póliza de manejo.

R// Es evidente que  la falta de una póliza de manejo, ponen en riesgo la organización, ya que se expone a eventos de perjuicio económico, como lo es la apropiación indebida de dinero u otros títulos de valor, propiedad de la empresa a consecuencia de un hurto, hurto calificado, abuso de confianza por parte de alguno de sus colaboradores y/o falsedad. Debido  a la importancia de tener dicha  póliza  se sugiere la adquisición de la misma, para poder contar con un respaldo económico en la organización en caso de que llegara a ocurrir algún de los eventos ya mencionados.

Los arqueos de caja no son periódicos.

R// El arqueo de caja es una herramienta de control interno el cual consiste en analizar cada transacción de efectivo, durante un lapso de tiempo determinado, con el objeto de comprobar la contabilización de todo lo recibido y la comparación del saldo de la cuenta con el dinero en efectivo, en cupones de tarjetas de débito, crédito, cheques, etc, operación que se debe realizar periódicamente para contribuir al control interno de la organización de manera efectiva, logrando verificar la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos; se sugiera la implementación del arqueo de caja de manera periódica y así minimizar las inconsistencias, fraudes y proteger el efectivo contra residuos.

La responsable consigna el dinero producto de las ventas al día siguiente de recibido.

R// La política de manejo de caja debe ser evaluada para así poder verificar los lineamientos ahí descritos, inicialmente se debe considerar que la capacitación al personal sea la adecuada y que sea claro el monto máximo que se debe manejar en caja para generar inmediatamente la consignación correspondiente, lo ideal en estos casos es que la consignación se realice el mismo día, además que se tomen las medidas de seguridad adecuadas para evitar eventos que perjudiquen la integridad de la persona encargada y la economía de la organización. Por tanto se sugiere que se realice un constante seguimiento al valor ingresado en cada caja y se lleve a cabo la correspondiente consignación dentro del tiempo estimado (Al día)

BANCOS

La empresa tiene 7 cuentas corrientes en las diferentes entidades financieras, 2 de ellas no tienen movimiento hace 2 años y el estado su saldo es inactivo, el saldo de estas es de $ 420.000

R// Una cuenta corriente implica tener gastos asociados a su manejo en cada una de las operaciones comerciales que se realice, es importante reconocer gastos tales como: comisión por el uso de la tarjeta en los cajeros automáticos, comisión por el uso de la línea de crédito, comisión por mantención y otros costas asociadas de acuerdo al plan tomado, que  incurre la organización al aperturar varias cuentas y evaluar su necesidad y el uso oportuno de ellas, se sugiere que se cancelen las cuentas corrientes que tiene pocos movimientos y están generando un elevado gasto para la empresa.  

Las cuentas se concilian periódicamente por parte del encargado de la tesorería, sin embargo, aparecen cheques con más de 6 meses de girados los cuales no se han cobrado por parte de los beneficiarios por un total de $ 2.700.000

R// Apoyada en el artículo 718 del código de comercio de Colombia donde se consagra los plazos para la presentación de los cheques asi:

1. Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición;

2. Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta;

3. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina, y

4. Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina".

Se sugiere primero contactar a los beneficiarios para realizar la respectiva actualización de la fecha de pago de los cheques, segundo se identifica una situación de fondo que esta afectando los estados de resultado a contar en bancos con un dinero que ya se debió cancelar.

INVERSIONES

Las inversiones son de corto y largo plazo. Las de corto plazo se realizaron en varias entidades financieras, sin embargo, se invirtieron $15.000.000 en una empresa que no está vigilada por la superintendencia.

R// El riesgo es inminente ya que la inversión se dio con una empresa que no cuenta con el respaldo de las entidades debidamente vigiladas por la superintendencia financiera, siendo que esta inversión se puede fácilmente convertir en una pérdida del dinero, si en algún momento dado la empresa a la cual se le realizo la inversión llegase a declararse en quiebra. Evento que concluye en que probablemente se está frente a una situación de fondo puesto que en cualquier momento se verá afectado el saldo real del activo para la organización inversionista, por lo tanto se sugiere solicitar la devolución del dinero invertido de manera inmediata.

De las inversiones de largo plazo se compraron acciones de una empresa Z, por $8.000.000 la cual entro en proceso de liquidación por quiebra y la empresa puede recuperar $1.000 de lo invertido

INVENTARIOS

No se ha designado a una persona para su control tanto de los elementos para la venta como de las propiedades que tiene la empresa.

El inventario es una de las cuentas más importantes del activo, no solo por su cuantía sino porque de su buen manejo dependen las utilidades de la empresa, por eso es indispensable contar con un adecuado sistema de control interno. Es evidente que la falta de personal encargado en los inventarios desencadenan una serie de falencias que afectan negativamente el control de los mismos, se sugiere contratar personal idóneo para mejorar el control operativo y así poder mantener las existencias en un nivel apropiado, de igual manera se debe diseñar un control pre-operativo para realizar el control preventivo del mismo.

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