Teoría y Comportamiento Organizacional Examen Parcial N°1 Caso: Almacenes El Descuentazo

Universidad Interamericana de Panamá

Teoría y Comportamiento Organizacional

Examen Parcial N°1

Caso: Almacenes El Descuentazo

I PARTE. (40 PUNTOS)

1. Hechos Relevantes

Los hechos relevantes encontrados en el caso son:

• La empresa opera hace 10 años.
• El propietario realiza gran parte del trabajo.
• Es informal ya que el propietario no tiene tiempo para organizarla.
• Los objetivos de la empresa no están por escrito ni socializados al personal.
• Tiene 2 almacenes con 40 empleados cada una y 20 administrativos, en total cuenta con 100 empleados.
• La organización de las operaciones de la empresa está centralizada en el gerente y las operaciones de los almacenes en los encargados de almacén.  
• Los supervisores no hacen su deber de supervisar.
• Los procedimientos están por escrito, pero no se han puesto en vigor.
• Lo notable en los recursos humanos: están desganados, muestran indiferencia al atender a los clientes, falta de comunicación entre departamentos, no existe creatividad, al personal clave no lo motivan, falta de conocimiento de los productos y falta de interés por progresar.
• Se realizan reuniones ocasionales para resolver los problemas.

1. Análisis de Hechos Relevantes

La empresa presenta graves problemas de organización, desde la gerencia general hasta las operaciones diarias. Con 10 años en operación, no están cimentados sus objetivos, procesos, procedimientos y se evidencia una falta de ordenación en los almacenes.

El propietario se ocupa tanto en hacer el mismo las operaciones, que se ve reflejado en la falta de organización de las áreas, está dejando de lado el rol importantísimo de un Gerente /Director que es planificar las tareas, asignar los recursos, dirigir las operaciones, controlar que todo se lleve a cabo.  Además, las decisiones se centralizan en él y los encargados de almacén desaprovechando la figura de los supervisores, quienes podrían ser un apoyo invaluable en la dirección y organización de las tareas, ya que se encargarían de “supervisar” y controlar la ejecución de estas, dando así, las líneas de mando necesarias para que se realice mejor las operaciones en los almacenes.

No darle la importancia que se merece a los procedimientos, objetivos y normas básicas a través de la socialización adecuada a los empleados, ha ocasionado el desinterés, indiferencia, desconocimiento de los productos que ofrecen, desmotivación y falta de comunicación entre los miembros de los departamentos, demostrando un mal clima organizacional e insatisfacción laboral en los empleados.

Por momentos, se realizan reuniones para discutir los problemas y encontrar soluciones, pero es así, ocasionalmente, generando la idea en el personal la poca importancia de parte de sus jefes en saber cómo solucionar los inconvenientes de forma más frecuente.

1. Problema Central

No existe una adecuada dirección por parte del propietario causando una falta de organización en todas las operaciones de la empresa, originando un mal ambiente laboral e insatisfacción en los empleados.

1. Alternativas de Solución

Luego del análisis de los hechos se ofrece las siguientes alternativas de solución:

1. Estructura organizacional: Es necesario reorganizar y establecer una estructura funcional que permita a todos los colaboradores tener claridad en las líneas de mando, donde se delegue adecuadamente las funciones y puestos de trabajo de los encargados de almacén y de los supervisores.

1. Definir Objetivos de la empresa: Definir por escrito los objetivos de la empresa, así como dar la importancia a socializar los procedimientos y normas básicas a todos los miembros de la organización, permitiendo dar a conocer los lineamientos a seguir y que cada persona contribuya hacia una misma meta.

1. Delegar y Descentralizar: El propietario debe enfocar su atención en la funcionalidad de la empresa y no en realizar las tareas el mismo. De la misma manera, se debe descentralizar la toma de decisiones, permitiendo mayor participación a los supervisores.

1. Realizar reuniones mensuales con personal clave: Las reuniones permitirán conocer las situaciones que se están presentando en las tareas diarias de la empresa y dentro de cada departamento. Se debe propiciar un ambiente ameno donde prevalezca la escucha activa para ayudar a la mejora de la comunicación, creatividad, innovación y sobre todo los planes de acción a seguir para resolverlos.

1. Fomentar la motivación y satisfacción laboral: Para mejorar los aspectos notables en los recursos humanos de la empresa, es necesario un estudio para identificar los puntos críticos que están afectando la motivación, la productividad, el clima y la satisfacción laborales. Con estos resultados se podrá implementar un Programa de Incentivos/Recompensas que fomente una participación más activa de los colaboradores aportando a la mejora del ambiente laboral.

1. Elección de la Alternativa

Para resolver el problema central de la empresa es imperante una solución integral, que contemple todas las aristas que están presentando complicaciones en la compañía, en vista que no solo es una situación sino varios aspectos y puntos críticos a corregir.

En ese sentido, se escogen las alternativas b, c y e; como solución ya que abarcan la mayoría de los medios para resolver los problemas de la empresa.

Al definir los objetivos, los procedimientos y normas básicas en la alternativa b, la empresa tendrá un norte, una guía hacia donde quiere ir y el camino para llegar a ello y al realizar la adecuada socialización de cada uno de estos lineamientos a todo el personal (todos saben lo que tienen que hacer), ya no existirán empleados desganados que solo esperan a que les digan que hacer, sino que, junto a su supervisor y encargado de almacén, podrán establecer metas a cumplir según el establecimiento de dichos objetivos.

El empowerment es una herramienta fantástica que permite al empleado tomar decisiones a situaciones básicas regulares sin necesidad de pedir al gerente una intervención.  Por tal razón la alternativa c, delegar y descentralizar le dará al propietario el tiempo necesario para culminar de definir y organizar su empresa, descentralizando la toma de decisiones rutinarias a sus encargados de almacén y supervisores los cuales deberán presentar informes periódicos como forma de control de los procesos que llevan a cabo.  Es importante colocar barreras bien definidas de donde llega la autoridad de los encargados de almacén y supervisores para tomar decisiones en situaciones específicas y que puedan no afecten el desarrollo regular de las operaciones. Con esto, de seguro, se mejorará la funcionalidad de la empresa y el propietario ya no perdería tiempo haciendo el mismo las tareas sino delegando.

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