Teoria Administrativa

CONTENIDOS

TEMA 1 CONTROL

a) Definición de Control.

b) Fundamentos de Control

c) Importancia del Control

d) Características de control

e) Proceso de Control

A. Definición de Control.

La palabra control puede tener varias connotaciones que van desde

verificar, limitar, restringir, vigilar, ejercer autoridad sobre alguien (ordenar o

mandar) ó comparar con un patrón; el concepto de control desde el punto de

vista organizacional es muy amplio, ya que no solo se relaciona con los fines

(Productos) sino además con los medios, insumos y procesos de

transformación.

El control ha sido definido por innumerables teóricos de la Administración,

a continuación se presentan algunas definiciones:

Chiavenato (2001) Plantea que la palabra control tiene muchas

connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se

aplique, en tal sentido puede ser entendida:

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1. Como la función administrativa, que hace parte del proceso

administrativo, junto con la planeación, organización y dirección

y lo que la precede.

2. Como los medios de regulación utilizados por un individuo o

empresa, como ciertas tareas reguladoras que un controlador

aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño

y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra

control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga

un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema

total; es el caso del proceso de control de las refinerías de

petróleo o de industrias de procesamiento continuo y automático:

el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los

patrones normales, haciendo posible la debida regulación.

3. Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los

participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier

desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del

personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular

según la cual la palabra control esta asociada a un aspecto

negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la

sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción,

dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

Ahora bien cuando se analiza el concepto desde el punto de vista

organizacional el Control se refiere al proceso a través del cual las

organizaciones se aseguran que las actividades ejecutadas se ajustan a las

planificadas.

Para Koontz y Weihrich (2004), la función administrativa del Control “es

la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han

cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos”.

Para Robbins (1998):

Es un proceso de observación y seguimiento de las actividades para

asegurarse de que se están logrando de acuerdo con lo planeado y

que se está corrigiendo cualquier desviación significativa. Los

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gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades se están

desempeñando de manera adecuada hasta que evalúan las

actividades que se han realizado y se ha comparado el desempeño

real con el estándar deseado.

Se puede señalar, que Control es un proceso a través del cual los

administradores se encargan de monitorear, vigilar o verificar que las

actividades ejecutadas coincidan con las actividades planificadas y en caso de

existir desviaciones significativas, establecer los correctivos necesarios.

B. Fundamentos del Control.

En lo que respecta a los fundamentos del Control Koontz y Weihrich

(2004) consideran que deben existir planes diseñados y que deben ser

alcanzados, y que el control es el medio para el desempeño de estos planes.

Para este autor, la primera etapa del proceso de control sería lógicamente la

elaboración de planes; además, el Control debe estar ajustado a la estructura

organizacional.

Kast y Rosenzweig (1996), consideran que uno de los requisitos para

ejecutar el proceso de control son los planes, que son el marco de referencia

dentro del cual funciona el proceso de control, identificando la necesidad de

planes o estrategias nuevas o ajustadas.

Es decir, el Control requiere necesariamente de la existencia de una

adecuada Planificación, no se puede concebir la existencia del control sin la

previa existencia de planes que sirven de estándares de control contra los

cuales se compara el desempeño, es decir, que todo sistema de control esta

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fundamentado en una adecuada planificación en la cual se establece de

manera clara y racional los objetivos y metas a ser alcanzados los cuales

servirán como criterios o parámetros para controlar.

C. Importancia del Control.

La importancia del Control radica en que permite evaluar y corregir el

desempeño organizacional en función de alcanzar las metas y objetivos, el

control permite detectar fallas a medida que se van presentando y no esperar

hasta el final donde ya nada se puede hacer, o se haría muy poco para

corregir errores costosos. Sin el control sería imposible determinar la

eficiencia y eficacia organizacional, al tiempo en que sé evalúan, vigilan o

ajustan los cambios en la planificación de la organización y en el ambiente

externo. El control ayuda a alcanzar niveles de productividad con calidad al

generar información que permita eliminar errores, desperdicio y conductas no

deseadas.

D. Características del Control

Aunque el proceso básico y los fundamentos del control son prácticamente

universales, el sistema de control real requiere de un diseño especial y único

para cada organización, es decir, para que los controles funcionen de manera

adecuada y pertinente se les debe diseñar a la medida, esto quiere decir que

deben responder con toda exactitud a los planes, estructura, gerencia y

necesidades particulares de cada organización, es por ello que para diseñar

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controles y sistemas de control organizacional se deben tomar en cuenta

muchos factores no obstante es probable que la eficacia del sistema de control

aumente si se toman en cuenta un conjunto de características.

Con base en el planteamiento anterior, se debe señalar que los sistemas

de Control efectivo tienden a tener un conjunto de ciertas características

comunes y la importancia de estas cualidades varía de acuerdo con la

organización y la situación, en tal sentido las características o requisitos para

los controles eficaces son:

1. Relación con Metas Deseadas.

Hellriegel y otros (2002), plantean que esta es una de las principales

características o cualidades que debe poseer un sistema de control al

señalar que:

El control o los sistemas de control deben relacionarse con los

objetivos que la organización desea lograr. Entre estos suelen

hallarse mejorar el servicio al cliente, proteger los activos de la

organización y mejorar la calidad de los bienes y/o servicios que

produce y/o presta.

2. Búsqueda de Objetividad en los Controles.

Koontz y Weihrich (2004), señalan con relación a esta característica

que:

La administración posee necesariamente muchos elementos

subjetivos, pero lo ideal sería que la determinación de si un

subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de

consideraciones subjetivas. Si los controles son subjetivos, la

personalidad del administrador o del subordinado puede influir

sobre los juicios de desempeño y restarles precisión a estos;

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pero a los individuos les resulta difícil eludir el control de su

desempeño, particularmente si las normas y medidas se

mantienen al día mediante revisiones periódicas. Este requisito

puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere

de normas objetivas, precisas y adecuadas.

Por su parte, Hellriegel y otros (2002), señalan que un control o

sistema de control objetivo es aquel que es imparcial y no lo pueden

manipular los empleados en beneficio personal.

3. Oportunidad.

Robbins y Coulter (1996), en relación a esta característica plantean

que:

Los controles deben llamar la atención de los gerentes a tiempo

sobre las variaciones para impedir efectos serios en el

desempeño de una unidad. La mejor información tiene poco

valor si está fuera de tiempo. Por tanto, un sistema de control

efectivo debe proporcionar información efectiva.

Por su parte, Hellriegel y otros (2002), destacan que un sistema de

control oportuno ofrece información en el momento en que más se

necesita. La oportunidad puede medirse en segundos para evaluar el

grado de seguridad del desplazamiento de trenes y aviones, o en término

de meses a fin de valorar el desempeño de los empleados.

Se debe señalar que la oportunidad se refiere a que el sistema de

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