Trabajo final de investigación: Sistemas Business Process Model

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

ESCUELA ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

CARRERA DIRECCION DE EMPRESAS

CURSO DN0271 SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Trabajo final de investigación: Sistemas Business Process Model

Profesor: Enrico Travierso Sequeira

Integrantes

Melissa Aguilar Piedra B30142

José David Hidalgo Murillo B03142

Jeffry Mendez Chavarria B34187

Michelle Morales Ramírez B34701

José Carlos Rojas Gómez B36064

23 de Junio

I Semestre, 2014

Índice

1.        Justificación:        3

2.Objetivos        4

    Objetivo General        4

    Objetivos Específicos…………………………………………………………………………………………………………………..4

3. Problema……………………………………………………………………………………………………………………………………4

4.Metodología………………………………………………………………………………………………………………………………..4

5. Business Process Model………………………………………………………………………………………………………………5

6. Antecedentes        17

9.   Conclusiones y Recomendaciones        8

10.  Bibliografía        13

1. Justificación:

La globalización es un fenómeno que ha generado que  los negocios y la economía global estén en constante transformación por el desarrollo de las tecnologías, el intercambio y acceso rápido a la información. Lo anterior, representa tanto desafíos como oportunidades para las empresas comerciales, ya que con el surgimiento del internet  se creó un sistema de comunicación mundial que ha reducido de manera drástica los costos de operar y realizar transacciones a escala global.

Cada vez los mercados son más dinámicos y versátiles, por lo que los negocios buscan detectar y responder con la mayor rapidez la demanda cambiante de los clientes, así como reducir inventarios a niveles más bajos y lograr de esa manera posiciones más altas de eficiencia operacional. Responder a las exigencias de los clientes y hacer frente a la competencia dentro de los distintos mercados, hace que las empresas que vean obligadas a maximizar sus recursos y aprender utilizar en algunos casos o modernizar las tecnologías de información. Como es el caso en donde muchas empresas están empezando a utilizar herramientas en redes sociales para conectar a sus empleados, clientes y gerentes alrededor del mundo.

Hay que destacar que los sistemas de información son una importante herramienta porque le genera un valor particular a la empresa y de muchas maneras simplifican el trabajo y mejoran el servicio.  Pues aunque estos sistemas ayudan a las empresas a competir también los desafíos de sostener la ventaja competitiva, lo que incentiva a buscar las mejores estrategias competitivas mediante el uso de las tecnologías de información.

Este es el caso del sistema de información Business Process Model, en el cual un Business Process es  “Un conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un producto especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en CÓMO se ejecuta el trabajo dentro de la organización, en contraste con el énfasis en el QUÉ, característico de la focalización en el producto”, [Davenport 1993] Por consiguiente un Business Process Model se encarga “Representaciones de todas las funciones asociadas con una actividad específica de la empresa, por ejemplo en sistema BPM Organizacional, es cual muestra como se encuentran organizados los deseos del cliente, comunicación con los subordinados, organización del cronograma…”

1. Objetivos

2.1 Objetivo General

Definir un sistema de modelado para procesos de negocio "Bussines Process Model" y sus usos.

1. Objetivos Específicos

•   Identificar las principales características del Sistema de Información Business Process Management (BPM)
• Exponer las principales funciones del Sistema de Información BPM.
• Conocer los principales beneficios o desventajas al utilizar el Sistema de Información BPM.

1. Problema

¿Qué es y cuál es el uso de un sistema de modelado para procesos de negocios?              

1.  Metodología

Este trabajo se desarrollará mediante un enfoque cualitativo el cual está orientado a buscar información y principales características del Business Process Model, la búsqueda de dicha información se realizará mediante internet y si es posible en algunas fuentes físicas como por ejemplo libros.

Además de buscar características importantes sobre Business Process Model se describirá algunos ejemplos sobre dicho tema

1. Modelado de Procesos de Negocio (Business Process Model)

Para una mejor comprensión del desarrollo de la investigación, se realizara una división de este apartado en 2 temáticas: por una parte, se introducirán y definirán los procesos de negocios con el fin de exponer la relevancia que poseen en toda organización y como segundo temática, se expondrá la definición, objetivo y demás información relevante acerca del modelado de procesos de negocios.

Procesos de Negocios

Definición

Según Noguera (2011) los procesos de negocio se definen de la siguiente manera:

“Un conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un producto especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en CÓMO se ejecuta el trabajo dentro de la organización, en contraste con el énfasis en el QUÉ, característico de la focalización en el producto” (p.2).

Apoyados en esta definición, se tiene que los procesos de negocio son secuencias de las acciones que se deben realizar en la organización con el fin de lograr producir un resultado deseado y que en conjunto, representen un determinado bien o servicio de gran valor agregado.

El trabajo realizado durante el tiempo que demora el proceso conlleva a un gasto de tiempo e  insumos, no solo en la parte operativa sino que también en la administrativa, es de esta manera que se tienen 2 características principales acerca de los procesos:

• Participan e interactúan una o varias áreas de la organización.
• El proceso se realiza debido a la entrada de una orden o evento (Input), le prosiguen “n” acciones o sub-procesos que completen la rutina y por último la finalización del producto o servicio hacia su destinatario (output).

Tipos de procesos

Debido a que las actividades que realice cada organización dependerán de su tipo de negocio, gracias a las fuentes consultadas se pueden mencionar de manera general 4 grandes procesos que conllevan diversos subprocesos y tareas:

1. Producción de bienes o servicios según las necesidades de sus clientes.
2. Desarrollo de nuevos productos y servicios además de un mejoramiento continúo de la infraestructura de la empresa con el fin de mantener competitividad en el mercado.
3. Creación de estrategias y planificación para el negocio.
4. Procesos de apoyo en áreas como la financiera e infraestructura que permitan un manejo correcto de los anteriores procesos.

Ciclo de un Proceso de Negocios

Apoyándose en la notación realizada por Pérez y Leonardo (s.f) las etapas que posee un ciclo de negocio son las siguientes:

• Modelado: el proceso de negocio nace con su diseño en alguna notación tal como la  BPMN (Business process modelling notation), de la cual en el otro apartado se desarrollara con mayor profundidad.
• Implementación: el modelo representado gráficamente se traduce a un lenguaje intermedio.
• Ejecución: lo realizado en el lenguaje se comienza a ejecutar y se materializa en una serie de recursos con valor determinado para la empresa.
• Gestión: con el proceso recién diseñado y terminado se comienzan a establecer planes, estrategias y la asignación de recursos y actividades para sacarle el mayor provecho posible.
• Control: con la información que genera el proceso constantemente, se realizan controles continuos de la situación de este para determinar su estado y posibles mejoras.

Representación de procesos

Par una mejor comprensión de los procesos de negocios, existen 2 formas generalizadas de representarlos:

• Narrativa: Di Biase (s.f) menciona que esta manera de exponer los procesos “explica qué cosas se deben hacer, cómo se hacen, en qué momento con qué secuencia, a objeto de lograr el objetivo a cumplir para ese suceso específico” (p.45). Un ejemplo de esta representación es cuando se “deposita un cheque directamente en la ventanilla de un banco”. El cliente una vez que decidió hacer el depósito, debe dirigirse al banco, buscar una comprobante de depósito y preparar el depósito. Para ello debe ingresar los datos del depósito según exigencias del formulario. Una vez lleno, adjunta el dinero y se dirige a la caja y entrega el depósito. El cajero toma el depósito, ingresa el número de la cuenta corriente y si es correcto acepta el depósito, etc...
• Diagrama de flujo: son representaciones graficas que mediante símbolos conocidos, se presentan los procesos, sus partes e individuos participantes, su relación y las actividades que desarrollan en la organización. Entre las ventajas que presenta la utilización de diagramas de flujo están:

• Una forma rápida y global de visualizar los procesos.
• Las acciones que respaldan y corresponden a una actividad antes de realizarla.

[pic 1][pic 2]

Análisis de procesos

El análisis de los procesos es una de las partes fundamentales en la búsqueda de la mejoría de la productividad. Aunque resulta conocido, los procesos están compuestos por sub-procesos y actividades que permiten la consecución de este. Como sub-proceso tenemos una serie de actividades que generan un resultado concreto primordial para llevar a cabo el proceso y como actividades, una serie de tareas o trabajo según lo definido por la administración y los recursos que se manejen.

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