Trabajo Final Diseño De Sistemas

TRABAJO DE DISEÑO DE SISTEMAS

(Diseño de un sistema empresarial)

Presentado por:

Darwin Saavedra Torres

Kevin Urango Cervantes

Profesor:

Ramiro Venegas Ortega

Ingeniería Industrial

(VI semestre)

Universidad Del Atlántico

Barranquilla 13 de junio del 2013

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN------------------------------------------------------------------------------------3

1. OBJETIVOS---------------------------------------------------------------------------------------4

1.1Objetivo general-----------------------------------------------------------------------4

1.2 Objetivos específicos --------------------------------------------------------------4

2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ----------------------------------------------------5

2.1 Misión -----------------------------------------------------------------------------------5

2.2 Visión -----------------------------------------------------------------------------------5

2.3 Organigrama --------------------------------------------------------------------------6

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ----------------------------------------------------12

3.1 Descripción -------------------------------------------------------------------------------12

3.2 Formulación ------------------------------------------------------------------------------13

3.3 Sistematización del problema ------------------------------------------------------13

4. INGENIERÍA DEL TRABAJO (MÉTODO RAVEOR) --------------------------------14

4.1. Definición de los objetivos del sistema -----------------------------------------14

4.2 Definición de la estructura del sistema ------------------------------------------15

4.3 Definición de los recursos del sistema -------------------------------------------17

4.4 Definición de las limitaciones del sistema --------------------------------------18

4.5 Administración ----------------------------------------------------------------------------18

5. DIAGRAMA DE FLUJO ----------------------------------------------------------------------20

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES -------------------------------------------22

7. BIBLIOGRAFÍA ---------------------------------------------------------------------------------23

INTRODUCCIÓN

Al transcurrir los tiempos se encuentran productos y servicios de los cuales se tiene siquiera la mínima idea de su proveniencia ni su forma de producción, ¿qué hace que ese producto o bien esté al alcance de todos? Se debería suponer lo normal que una empresa lo distribuye y lo hace, pero nunca se ve más allá, que tipo de organización lleva, sus recursos, ¿Cómo los hacen? , la importancia de esto en la sociedad, desde el pan que se compra en la tienda hasta los aparatos de alta tecnología, cada cosa lleva un proceso sistematizado el cual hace que suceda.

La mayoría de familias y en general todas las personas, ya sea como empleados o como dueños de su propio negocio, saben que para generar un bien o un producto todo lo que la misma empresa o su local independiente necesita o todo lo que involucra llegar a ese fin, cada tarea, cada proceso que forma parte de la organización empresarial tiene un fin que es permitirse alcanzar las metas propuestas, y si no se presenta un diseño o no está bien estructurado puede generarle más tiempo hacer sus objetivos realidad

Se necesita un riguroso análisis y evaluar cada oportunidad que la misma empresa genere para detectar todo el potencial que un sistema empresarial involucra. La planificación de la empresa debe ser manejada por el mismo personal de esta, las más altas instancias deben colaborar en el proceso y debe existir un elevado nivel de compromiso entre todos los departamentos y áreas funcionales, ya que este involucra a toda la organización y necesita todo su apoyo. Cada sistema empresarial está sujeto a cambios, como cada uno de los individuos son un ente cambiante que se desarrolla con facilidad, y con cada cambio en la tecnología que se presenta tan radicalmente en estos días permite un mayor desarrollo en los procesos operativos y su producción, así mismo no es de extrañarse si la organización y su estructura varia en un plazo de 2 a 5 años y hay que renovar de nuevo toda la información para poder realizar todo lo que se propone. Sin embargo y por última parte hay que tener bien en cuenta de que la misma empresa cuente con los mejores recursos humanos y asegurarse que con cada cambio se rentabiliza la productividad.

1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

Realizar un diseño de varias dimensiones que involucre una mejora estratégica, organizativa, de mejora de calidad, tecnología y de impacto sobre la sociedad en base a una misión y todo lo necesario para que esta se cumpla. Teniendo en cuenta todo lo visto en curso Diseño de Sistemas y el manejo, desarrollo e importancia de adquirir como metodología el método RAVEOR.

1.2 Objetivos Específicos

• Identificar y categorizar la información y características que presenta una empresa a la hora de realizar el diseño organizacional de cada uno de los procesos que maneja.

• Manejar como herramienta el método RAVEOR para el análisis y estudio de cada una de las áreas o departamentos involucrados con la empresa, a partir del conocimiento de sus recursos limitaciones y componentes.

• Inducir una nueva forma de sistematización en la empresa a través de diagramas de flujo que involucren a toda la organización y cada uno de sus grupos de forma eficaz y simple a la vez.

• Producir nuevas ideas que generen satisfacer todas las necesidades que un futuro le podrían ser útiles a la empresa, ayudando a innovar y a recurrir de manera eficaz a la mejora de la producción y la gestión a través de un diseño sistemático.

2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

NOMBRE DE LA EMPRESA: Consultoría segura

Descripción: Gestión del Riesgo, Salud Ocupacional

Teléfono: 3015441071

Portal Web: www.consultoriasegura.info

Gerente: Jaime Ariza M

Barranquilla-Colombia

2.1 MISIÓN

Dotar a las instituciones públicas y del sector privado productivo de la región con las herramientas necesarias en el área de seguridad y salud ocupacional, prevención y atención de desastres y gestión del riesgo, tal como lo exige la normatividad vigente en Colombia para tales fines.

2.2 VISIÓN

Lograr que tanto las instituciones públicas como las del sector privado productivo de la región que implementen nuestros productos o servicios, obtengan mejores indicadores durante la gestión del control total de pérdidas por actos o condiciones inseguras que se desarrollen en las empresas, o como resultado de un desastre natural o antrópico.

2.3 ORGANIGRAMA

2.4 HISTORIA

La idea de negocio nació en 2008 a través de internet, como la necesidad de llegar a más personas y para la consolidación de proyectos después de observar que en el común de las personas hay un desconocimiento de la manera como deben observar, comportarse y tratar los riesgos naturales, sociales, o antrópicos, lo que se ve reflejado en un control total de perdidas poco eficiente y de comunidades con poco conocimiento y poca resiliencia (la capacidad para afrontar la adversidad y lograr adaptarse bien ante las tragedias, los traumas, las amenazas o el estrés severo).

Dentro de los servicios que ofrece la empresa Consultoría Segura, tanto al sector público como privado se encuentran:

Gestión del riesgo

 Planes departamentales y municipales de riesgo

Va encaminado a brindar la asistencia técnica integral en la gestión del riesgo, basamos nuestra actuación en la intervención de los tres ejes fundamentalmente en los que se basa la norma y que se describen en el artículo 1 de la ley 1523 de 2012 y son, el conocimiento y la reducción del riesgo y el manejo de desastres, nuestro trabajo va encaminado al funcionamiento adecuado de las dependencias que se encargan de la Gestión del Riesgo para la prevención y atención de desastres y el diseño del Plan Municipal de Gestión del Riesgo para la prevención y atención de desastres.

El plan es la columna central para el buen manejo de la prevención y la atención de los desastres en el territorio Colombiano, con esta herramienta el consejo municipal de gestión del riesgo y el resteo de la administración del ente territorial pueden diseñar las políticas que en materia de gestión del riesgo requiere el municipio, también se logra establecer las deficiencias que tiene el municipio para enfrentar las emergencias, estimar los escenarios de riegos existentes, las amenazas presentes en el entorno y el grado de vulnerabilidad que presenta el municipio entre otros temas.

Los consejos municipales de gestión del riesgo, como instancias interinstitucionales requieren de una metodología y unos protocolos para realizar su labor, de esa manera cada institución puede aportar su información, sus recursos, su experiencia y saber cómo deben actuar dentro de la atención y estabilización de una emergencia, desde su área de trabajo, evitando así todo lo que ha ocurrido en la región y en esta comunidad producto de la emergencia por la ola invernal del 2010 y la del 2011 que aún no acaba y que ha dejado claro, que existen falencias en la estructura de la prevención y atención de desastres en el municipio o el distrito y eso se debe entrar a corregir de inmediato.

Los consejos municipales de gestión del riesgo tienen entre sus responsabilidades a través de este plan municipal de gestión del riesgo, colaborar en el diseño de los planes de desarrollo y del POT, aportando información precisa sobre el comportamiento de las amenazas y los escenarios de riesgos asociados a estas, pudiendo así planear en el mediano y largo plazo cómo será la ciudad que se desea, esto da un valor agregado dentro del proceso de desarrollo sostenible que la región requiere.

Según el artículo 37 de la ley 1523 de 2012 todos los departamentos y municipios del país deben formular y aplicar su Plan Local de Gestión del Riesgo y actualizarlos de manera permanente, incluyéndolos dentro del Sistema de información de Gestión del Riesgo.

 Planeación territorial

Va encaminado a brindar la asistencia técnica integral en el diseño del plan municipal de gestión del riesgo, basamos nuestra actuación en la intervención de los tres procesos que señala la ley 1523 de 2012 y que se describen en el artículo 1º como el conocimiento y la reducción del riesgo y el manejo de desastres.

 Planes hospitalarios

El servicio que ofrecemos va encaminado a lograr generar un mejor resultado por parte de la administración de la ESE hospital local del municipio en la prestación de sus servicios.

Somos conocedores de las desventajas que los Municipios y los Departamentos dela región tienen con respecto a los de otras regiones en todo sentido y es por eso que deseamos entrar a colaborar para el mejoramiento de estas condiciones.

La idea principal es brindarle una asistencia técnica con el fin diseñar estrategias que les permitan optimizar los recursos disponibles para solucionar los problemas actuales en materia de seguridad y salud ocupacional y gestión del riesgo en sus procesos de atención de emergencias.

Es tiempo de brindarle al municipio alternativas para mejorar la calidad de vida de sus habitantes y cimentar las bases para un desarrollo sostenible el cual ya es necesario brindarle a la Región y del cual ustedes son parte importante.

Salud ocupacional

 Planes de emergencias.

Elaboración, mantenimiento y actualización de planes de emergencias, estableciendo análisis de vulnerabilidad y de amenazas.

 Sistemas contra incendios

Se evalúa el sistema contra incendios que se empresa requiera, su diseño su implementación y puesta en marcha. La necesidad, ubicación y cantidad de extintores así como de los equipos de seguridad industrial y de protección personal.

Se evalúan las necesidades del cliente dependiendo del tipo de material que siembra o extrae, así como de las condiciones del lugar , su lejanía de los centros poblados, del personal que la labora y del presupuesto con el que cuente el cliente, se realiza la estimación del riesgo, se diseñan los protocolos de actuación ante eventos adversos, se capacita al personal, se diseña el sistema contraincendios que se requiera y se instala y se mantiene, si es acordado entre las partes como un contrato adicional.

 Sistemas de gestión de calidad

Implementación de la NTCPG 1000 de 2004 para entidades públicas. Implementación del MECI 1000 de 2005 sistemas de control interno.

Servicios con mayor demanda:

 Diseño y mantenimiento de los planes municipales de gestión del riesgo

 Capacitaciones y seminarios sobre gestión del riesgo

Alguno de los problemas que se presentan al hacer servicios puntuales de asesoría en municipios alejados o de difícil acceso es que en algunos casos se dificulta los procesos de comunicación con el cliente y de obtención de datos (muestras de suelos, censos, entrevistas) en los tiempos correspondientes.

Políticas de calidad

El servicio que ofrece la empresa va dirigido a el sector oficial específicamente a las Gobernaciones y Alcaldías basa sus actuaciones en los marcos legales establecidos por la Ley 1523 de 2012, de gestión del riesgo de desastres, Ley 1575 de 2012 del proceso bomberil y Ley 388 de 1997, reglamentado por la Ley 902 de 2004 y el Decreto 4002 de 2004 del Ordenamiento territorial

La alta Gerencia establece los siguientes criterios como parte fundamental de todos los proyectos y realizaciones que constituyen a una excelente calidad en los servicios que ofrece, así:

 En toda actividad de trabajo que ésta empresa realice se deberá mantener los estándares que para cada proceso exige la legislación nacional.

 La alta gerencia diseñara e implementara los instructivos y procedimientos, que garanticen una normal ejecución de las actividades de sus empleados.

 Ninguna tarea será lo suficientemente urgente o importante que obligue a omitir la aplicación de los procedimientos establecidos.

 La empresa realizar los seguimiento necesarios a cada uno de sus clientes a fin de establecer las inconformidades que estos tengan en la calidad del servicio que están recibiendo por parte del personal de la empresa.

 Esta empresa esta comprometida con la conservación del medio ambiente por tal motivo esta empeñada en reducir el uso de papel, realizar actividades con equipos ecológicos y realizar el debido tratamiento a los repudios que se desprendan de sus actividades.

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 DESCRIPCIÓN

En pro de la preservación y calidad de vida de las personas además del desarrollo sostenible de las comunidades el gobierno de la República de Colombia estableció el 24 de abril de 2012 la ley 1523 enfocada en el conocimiento y prevención de los desastres naturales, en donde las autoridades departamentales, distritales y municipales se ven obligadas a concertar un plan de gestión del riesgo de desastres así como una estrategia para la respuesta a emergencias, que debe tener en cuenta Planes de Ordenamiento Territorial (POT) de las zonas de riesgo, para evitar que se siga construyendo en áreas que no son aptas para vivir, y donde el peligro es inminente.

Con el objetivo de satisfacer este tipo de necesidades se estableció la empresa Consultoría Segura que brinda asistencia técnica integral en esta clase de procesos logrando una mejora en la ejecución de la labor dentro de la administración pública de todos sus clientes, basando su actuación en la intervención de los procesos institucionales como señalan los diferentes marcos legales existentes tales como la Ley 1575 de 2012 del proceso bomberil y Ley 388 de 1997, reglamentado por la Ley 902 de 2004 y el Decreto 4002 de 2004 del Ordenamiento territorial.

Sin embargo, debido a la ubicación de ciertas poblaciones en las que son contratados y a la ausencia de mecanismos efectivos, se presentan problemas para establecer una vía favorable de comunicación con el fin de obtener la información requerida en el momento oportuno, para que estos brinden de manera adecuada sus servicios. Lo que hace necesario la implementación de herramientas tecnológicas, que ayuden a superar este obstáculo que entorpece su labor y que de no atenderse diligentemente expondrá a la organización a una devaluación de su calidad, lo que podría conllevar a no solo la pérdida de clientes tanto actuales como potenciales, si no que arriesgaría la seguridad de estos.

3.2 FORMULACIÓN

De acuerdo al tipo de servicio que ofrece en la prevención y atención de desastres, Consultoría Segura debe obtener datos tanto veraces como rigurosos del cliente además de concederle un trato personalizado, por ello es necesario el constante movimiento de los operarios a través del territorio a estudiar llevándolos a zonas alejadas y lugares con poco acceso por vía terrestre, lo cual en varios casos afecta el funcionamiento de los dispositivos de comunicación o medios de información de que dispone actualmente la empresa, tales como cartas, correos electrónicos o llamadas telefónicas, siendo estos insuficientes y poco efectivos a la hora de proporcionar lo que para la compañía representa su materia prima o recurso más importante.

Actualmente el desarrollo de las nuevas tecnologías en telecomunicación brindan un amplio espectro de herramientas con diversos costos y posibilidades tales como las videoconferencias que permiten mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí, el GPS o los chats sociales que ayudan al envió de información a tiempo real generando soluciones casi inmediatas, produciendo una reducción en los tramites, la exhibición de evidencias, fotos o videos compartidas con el grupo de trabajo que no esta presente en el sitio, entre otras.

Lo cual plante el siguiente interrogante ¿Qué tipo de herramientas son las adecuadas para mejorar del flujo de comunicación en tiempo real entre la empresa y clientes localizados en municipios lejanos o de difícil acceso?

3.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

Para llevar a cabo este proyecto que pretende exponer la solución a una situación problemática en la empresa Consultoría Segura es necesario reconocer las variables que en esta se presentan, a través de los siguientes cuestionamientos:

¿Qué problemas se presentan en el proceso de captura de información?

¿Cuáles son las necesidades puntuales de la empresa en el flujo de la comunicación?

¿Qué tipo de herramientas existentes ayudarían a suplir cabalmente tales necesidades?

¿Cuál sería la elección optima de estos mecanismos teniendo en cuenta su costo?

4. INGENIERÍA DEL TRABAJO

4.1 objetivos del sistema.

4.1.1Objetivo General

Ayudar al diseño y creación en planes de atención de desastres en las entidades regionales para el cumplimiento del POT de gestión ambiental.

4.1.2 Objetivos específicos

• Obtención de datos críticos en las zonas geográficas con posibles riesgos.

• Diseño actualizados de planes de atención de desastres.

• Socialización de los planes de contingencias en las urbes.

• Sectorización de áreas seguras y zonas de atención..

4.2 Estructura del sistema.

El sistema empresarial esta conformado por una gerencia general la cual genera los planes y diseños con la información y recomendaciones obtenidos por la subgerencia técnica.

En las partes más bajas se encuentra el jefe de proyecto el cual se encarga de la obtención y estudio de las áreas de riesgo y el coordinador técnico el cual se encarga de la implementación de los planes.

La subgerencia financiera se encarga de la administración del flujo e inversión del dinero de la empresa.

Primer diagrama de flujo

4.3. Recursos del sistema

4.3.1. Recursos vitales

• Humanos: personas encargadas de la obtención de la información y estudios geológicos, estructurales y sociales

• Tecnológicos: conocimientos en geología, ingeniería, construcción y diseño de POT, base de datos, redes y sistemas informáticos.

• Técnicos: máquina perforadora, sismógrafo, escáner estructurales, equipos de control de contaminación del agua, celulares inteligentes

• Financieros: inversión para el mantenimiento y actualización de los equipos

• Físicos: edificios para almacenar los equipos, oficina de acopio y administrativos

• Tiempo: tiempo para la obtención, estudio y diseño de los datos y situaciones.

4.3.2. Recursos triviales

• Sistema de video

4.4. Limitaciones Del Sistema.

• Obtención de datos: debido a la lejanía y zonas de difícil acceso, el traslado y obtención de información con ciertos equipos se dificultad.

• Incumplimiento en los contratos: los técnicos contratados fallan o incumplen las fechas establecidas en la obtención de resultados.

• No contar con los equipos: no contar con los equipos necesarios o acceso de internet o redes inalámbricas para el envió de información.

• Falta de socialización: por falta de interés e implementación de las autoridades ante los nuevos planes.

4.5. Administración.

4.5.1. Planificación:

Se planea generar un centro de acopio de información el cual ayudaría a al obtención y recopilación de datos de manera más efectivas y mejorando los tiempos en el diseño de los planes. El cual solucionaría el problema de enviar los datos directamente si son enviados de manera digital en tiempo real.

También se implementaría el uso de una bolsa de empleo la cual contrataría a los profesionales pertinentes según las limitación y necesidades del cliente generando un ahorro de dinero al contar con una nomina que sea usado según lo requerido y aumentando y flexibilizando los tipos de empleados, todo con el aval y requerimientos dados por el centro de acopio.

4.5.2. Organización:

Se debe contar con un personal capacitado en sus áreas de apoyo; el estudio, diseño y observación de zonas con riesgos; también un buen manejo de las leyes y normas sobre este tema; y un buen manejo del público y toma de decisiones a la hora de enfrentar problemas.

4.5.3. Dirección:

Tiene que haber una persona consiente de las leyes sobre atención de desastre y un exporte en la planeación de sistemas de contingencia ante situaciones de riesgo y un líder nato para el manejo de público.

4.5.4. Evaluación:

Se encarga de determinar si el sistema y la recolección de datos llega en los tiempos adecuados y con la información pertinente para el diseño del plan de contingencia y que el mismo cumpla con sus objetivos y la satisfacción del cliente.

4.5.5. Retroalimentación:

Al encontrarse nuevas zonas de riesgos y problemas los cuales puedan afectar a las comunidades modificar y actualizar la información del area para mejorar el plan de prevención.

5. DIAGRAMA DE FLUJO

En el diagrama se ve reflejado el proceso de la empresa el cual empieza por la solicitud por parte del ente regional en este caso una alcaldía sobre un estudio y diseño de un plan de prevención y atención de desastre el cual es atendido por la gerencia principal en las oficinas principales, y este manda la solicitud al centro de acopio el cual muestra las especificaciones de la zona para que la bolsa de empleo contrate a los profesionales pertinentes y genere los recursos necesarios para el proyecto, luego se transportan los operarios y equipos pertinentes a la zona.

Al estar el equipo de trabajo en la zona se pasa a ver si hay requerimientos de geología, estructuras y vías con otras necesidades unidas a estos y si presentan necesidades se hace el estudio y recolección de datos pertinentes con sus recomendaciones y observaciones.

En el centro de acopio se recopila toda la información obtenida y se pasa a la generación y diseño del plan te continencia, prevención y atención de desastres, luego de esto se pasa a la etapa de socialización en donde se muestran los resultados y los planes a realizar a las autoridades competentes y a los líderes de la zona los cuales deben propagar la información con jornadas informativas.

Lo último del proceso es el cobro y encuestas de satisfacción de los entes regionales y se termina con el pago y implementación del plan.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Al conocer la estructura de la organización y su funcionamiento podemos analizar su sistema productivo y plantearlo en el diagrama de flujo mostrando así interacciones y procesos que no se ven a simple vista

Cuando se implementa el método Raveor al sistema se mira sus dimensiones y formas de actuar ante sus procesos para obtener sus limitaciones y poder ver su potencial para crecer y mejorar el cual es rediseñado con el nuevo diagrama de flujo para crear un proceso optimo que se encargue de mejorar los tiempos de acción y aumentando las ganancias.

Este diseño mejora el transporte de información y de procesos para hacerlo de una manera sinérgica que sea lógico y viable de la manera más sencilla posible.

Para las recomendaciones se puede decir que mientras más complejo sea un proceso en un sistema hay pérdida de información y de dinero por eso deben ser directos y sin tantas demoras.

7. BIBLIOGRAFÍA

www.consultoriasegura.info

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=47141

http://es.wikipedia.org/wiki/Plan_de_Ordenamiento_Territorial

http://www.inspeccion.com.mx/estudio_resistencia_tierras_fisicas.htm

VENEGAS ORTEGA, Ramiro. Clases Magistrales de Diseño de Sistemas. Universidad del Atlántico. 1er período académico. 2013.

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