Transformación de procesos, Talento y Tecnología

En el entorno dinámico en que se desarrollan los negocios, las pequeñas empresas que invierten en soluciones informáticas para soportar sus estrategias de negocio, mejoran su desempeño competitivo.

Incorporar sistemas de información se ha convertido en el pilar para una adecuada toma de decisiones, permitiendo a las empresas pequeñas tener una infraestructura que les permite competir con grandes corporaciones y penetrar a negocios internacionales, mejorando productividad y tiempos de respuesta hacia las necesidades de sus clientes y proveedores. El implementar negocios electrónicos en pequeñas empresas ha generado un proceso de transformación en la gestión de sus negocios, ya que cambiar la manera tradicional de administración de procesos incluye no sólo una re-estructuración de los mismos, sino también un cambio cultural dentro de la organización, donde los líderes y empleados tienen un rol importante para el éxito en la optimización de los sistemas tecnológicos.

INTRODUCCIÓN

El incorporar soluciones informáticas en las pequeñas empresas impulsa una interacción continua entre elementos claves dentro de la estructura organizacional: talento humano, transformación de gestión de procesos y tecnología informática. En el artículo se analizarán los aspectos involucrados dentro de la gestión de negocios que interactúan al implementar sistemas de información en empresas pequeñas.

Es importante considerar que el conocimiento y manejo de información, se ha convertido en uno de los recursos más impactantes dentro de las pequeñas industrias, es por eso que los negocios electrónicos generan el canal necesario para la entrega de información con calidad, oportuna, relevante y adecuada para una asertiva toma de decisión, que si está bien administrada, permite a las empresas pequeñas tener una infraestructura competitiva.

METODOLOGÍA

La fuente bibliográfica utilizada para la elaboración del artículo fue la biblioteca digital del Instituto Tecnológico de Estudios Superiores Monterrey - ITESM. Las bases de datos que fueron consultadas fueron: EBSCO, ProQuest, Emerald Group Publishing Limited, ACM Digital Library y IEEE.

CAPÍTULO 1 “Proceso de Cambio - Manejo de Información”

El identificar claramente la información relevante para el negocio y como adquirirla es crucial para la implementación de soluciones informáticas como herramienta base para la toma de decisiones estratégicas. Tradicionalmente, en las pequeñas empresas no era una prioridad la inversión en sistemas informáticos, los líderes de empresas pequeñas tomaban decisiones basados en experiencias previas, utilizando mínima información sobre el mercado y poco se consideraba el impacto de la decisión dentro del entorno actual donde se maneja la empresa. Era común trabajar con inadecuada información, donde los canales de datos entre las áreas funcionales eran limitados, manteniendo insuficiente información integrada sobre avances de proyectos y cumplimiento de metas tanto al corto como para el largo plazo. Según Lind (2000), indica que las decisiones en pequeñas empresas se basaban en soluciones de problemas previos, considerando pocos parámetros y donde los sistemas de información eran básicamente utilizados para temas contables. Sin embargo, en la actualidad, los sistemas de información proporcionan la oportunidad para las empresas pequeñas de tener la información requerida y con calidad para la toma de decisiones apropiadas, donde el administrar información integrada de los procesos claves de la compañía, ya no era una solución de ventaja sólo para grandes corporaciones, sino también aplica para las pequeñas empresas.

Es importante señalar como las corrientes tradicionales en las pequeñas empresas han ido evolucionando hacia un enfoque competitivo al referirse a la implementación de sistemas informáticos, donde las pequeñas empresas manifestaban ser conservadoras en adoptar sistemas de información y su concentración estaba dirigido hacia procesos transaccionales y operativos más que estratégicos, presentaban altos limitantes de presupuesto para la inversión en tecnología y re-estructuración de procesos, además que no existía diversidad de productos y servicios en el mercado que cubriera las necesidades de las pequeñas empresas (Harney, 2005). Considerando estas corrientes de cambio, hoy, las empresas pequeñas tienen oportunidades que grandes corporaciones en optar por sistemas de información como solución competitiva para la optimización de sus procesos y manejo de información, donde si bien implementada, la inversión en tecnología genera resultados inmediatos.

Adicionalmente, el número de empresas que proveen de productos y servicios de soluciones informáticas ha ido aumentado su portafolio de servicios, proporcionando a las empresas pequeñas a tener más opciones de donde elegir el sistema de información que más se acople a sus necesidades a un costo más conveniente.

CAPÍTULO 2 “Transformación de procesos, Talento y Tecnología”

El implementar sistemas de información requiere de una re-estructuración de los procesos internos del negocio, generando una integración e intercambio de conocimiento entre las áreas de la empresa desarrollando una sinergia ente las mismas, cambiando procesos puramente transaccionales hacia nuevas maneras de analizar y compartir información. Esta transformación de procesos requiere de un equipo humano altamente conciente de los beneficios que estos cambios traerán a la organización y como al optimizar la tecnología reducirá re-procesos en elaboración de información, presentará indicadores en tiempos oportunos, proporcionando datos de calidad para toma de decisiones asertiva.

Es un reto para las pequeñas empresas iniciar con la implementación de sistemas de información, ya que se requiere alinear procesos de negocios e integrar nuevas herramientas, principalmente porque los dueños y gerentes todavía se encuentran obligados a cuestionarse si tienen la estructura para implementar sistemas de información y mantenerla activa y eficiente a lo largo del tiempo.

De acuerdo al estudio realizado por Ihlstrom (2003), es recomendable mantener presente los objetivos de la organización,

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