Unidad N°5. Auditoría Interna

Unidad N°5. Auditoría interna

Actividad: Evaluación de un proceso del Sistema de Gestión de Calidad

Llenar la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo de trabajo.

Líder del grupo: DIANA LUCIA BENAVIDES

Luego de implementar la documentación, se hace necesario verificar el estado de conformidad con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, para lo cual como Gestores de Calidad, es indispensable una auditoría al proceso seleccionado en la actividad de la unidad N°3 (Documentación de procesos). Por consiguiente el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes cuatro puntos:

1) Diseñen y definan la lista de chequeo, formulando las posibles preguntas que se realizarán durante la auditoría interna del proceso institucional seleccionado en la actividad de la unidad N°3 (Documentación de procesos).

¿Se encuentran identificados los procesos del sistema? , SI O NO

¿Se identifican y controlan los procesos?

¿Existe un documento de política de calidad?

¿Existe un documento de objetivos de calidad?

¿Existe un manual de calidad?

¿Existen procedimientos documentados exigidos por la norma y necesarios para el desarrollo del sistema?

El manual incluye el alcance del sistema de gestión de la calidad?

¿El manual incluye las exclusiones del apartado 7 y su justificación?

¿El manual incluye o cita a todos los procedimientos documentados?

¿El manual de calidad incluye la interacción de los procesos?

AREA A AUDITAR O PROCESO:

GESTION HUMANA / SELECCION, VINCULACION E INDUCCION DE PERSONAL

LISTA DE CHEQUEO

No PREGUNTAS CUMPLE EVIDENCIA

SI NO

1 ¿Existe laoferta para contratar?

2 ¿El proceso de selección de lleva acabo de manera idónea?

3 ¿Las hojas de vida presentan todos los soportes?

4 ¿Lleva a cabo el registro de inducción?

5¿Todo el personal de libre nombramiento se le ha elaborado el acto administrativo o acta de posesión?

6 ¿Existe registro de las pruebas psicotécnicas y de conocimientos?

7 ¿Todo el personal delibre nombramiento recibe todas las prestaciones sociales?

8 ¿Se lleva a cabo la inducción y reinducción del personal?

9 ¿Se lleva a cabo la evaluación de desempeño laboral?

10 ¿Se lleva acabo los planes de mejoramiento individual?

11 ¿Tiene claro los requisitos de la norma ISO 9001 aplicada al proceso?

12 ¿Los cumple todos?

2) Definan el Plan de Auditoría a seguir en la verificación del proceso institucional, seleccionado en la actividad de la unidad N°3 (Documentación de procesos).

PLAN DE AUDITORIA

Auditoria Nº 01 Taller Industrial JCB

Proceso a Auditar: GESTION HUMANA / SELECCION, VINCULACION E INDUCCION DE PERSONAL

Fecha Auditoria: 11 de noviembre del 2014

Auditor líder: Diana Lucia Benavides Auditor: Andres Trujillo

Objetivo: Verificar el cumplimiento los procesos de Selección, vinculación e inducción de Personal.

Alcance: Proceso Gestión Humana Taller Industrial JCB

Documentación necesaria: Manual de Procedimientos, Protocolos y Guías de manejo - Hojas de vida recurso humano – Formatos de reunión y actas de inducción y re inducción, Actas de Posesión.

ACTIVIDAD PARTICIPANTES HORARIO OBSERVACIONES

Reunión de Apertura para gestión de calidad del Taller Industrial JCB

Auditor y Auditados

17 de noviembre de 2014, 8:00 AM Presentación del grupo de auditores a los funcionarios de la institución, citados en la notificación de la auditoria.

Confirmación del objetivo y cobertura de la auditoria

Reunión de Auditores para Establecer Plan de Trabajo

Auditores

20 de noviembre del 2014, 10:00 AM

Definición del Plan de trabajo.

Verificación de Estándares en el Área de Gestión de Personal

Auditor y Auditados. 24 de noviembre del 2014,11:00 AM Aplicación de listas de chequeo. Verificación de documentos y registros.

Reunión Final y Entrega de Informe. Auditor y Coordinadores de Cirugía. 04 de abril

Hora 3:00 PM

3) Actividad de campo: ejecuten la auditoría interna al proceso institucional seleccionado en la actividad de la unidad N°3 (Documentación de procesos), para lo cual se deberá:

A. Realicen la Reunión de Apertura (Ver Norma: ISO 19011:2011, Numeral 6.4.2.):

REVISION DE LA DOCUMENTACION TALLER INDUSTRIAL JCB

3) Revisión de los documentos pertinentes del SGC determinación de su adecuación con respecto a la auditoría.

PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES

• Preparación del plan de auditoría

• Asignación de tareas

• Preparación de los documentos de trabajo

REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES

• Realización de la reunión de apertura

• Comunicación durante la auditoría

• Recopilación y verificación de la información

• Generación de hallazgos

• Preparación de conclusiones

• Reunión de cierre

PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME

FINALIZACION DE LA AUDITORIA.

ELEMENTOS DE LA REUNION:

— presentación de los participantes, incluyendo observadores y guías y una generalidad de sus roles

— confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría

— confirmación del plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el auditado, tales como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia del equipo auditor y la gerencia del auditado y cambios tardíos

— presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el informar al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la información disponible

— presentación de los métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar para la organización la presencia de los miembros del equipo auditor

— confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado

— confirmación del idioma a usar durante la auditoría

— confirmación de que durante la auditoría, el auditado será constantemente informado del progreso de la auditoría

— confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor están disponibles

— confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información

— confirmación de procedimientos relevantes de salud y seguridad y emergencia para el equipo auditor;

— información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo su calificación, de haberla

— información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la auditoría

— información acerca de la reunión de cierre

— información acerca de cómo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la auditoría

— información acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentación por parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo quejas y apelaciones.

Se realiza una reunión de apertura de la auditoria con todo el personal del centro y los profesionales encargados de realizar la auditoria, al Taller Industrial JCB ubicado en la Calle 73 n # 9 56 el Placer para verificar el cumplimiento de Norma: ISO 19011:2011.

funcionario profesión Cedula

DIANA BENAVIDES Ing. Industrial 1.061.756.211

DAYANA RIVERA Psicólogo 40.259.318

CAMILA SOTELO Doctora 45.858.336

MARCO PEREZ Fonoaudiólogo 53.878.998

CARLOS NARVAES Optómetra 39.565.120

MIGUEL BENAVIDES Abogado (coordinador auditoria) 19.302.002

Producto entregable en el punto A: listado de asistencia a la reunión de apertura que mínimo contenga: fecha, nombre, cargo y firma de asistencia. Ésta puede integrarse con la lista de asistencia de la reunión de cierre.

listado de asistencia a la reunión de apertura que mínimo contenga: fecha, nombre, cargo y firma de asistencia. Ésta puede integrarse con la lista de asistencia de la reunión de cierre.

APERTURA Y CIERRE DE AUDITORIA CODIGO No PRDI005-FT07 VALIDO DESDE: 2010/07/22

VERSION: 02 PAGINA 1 DE1

COPIA CONTROLADA SI

ALCANCE : VERIFICACION DE INFORMACION SOLICITADA EN AUDITORIA APERTURA

FECHA: 2014-11-20

LUGAR: Taller Industrial JCB ubicado en la Calle 73 n # 9 56

HORA: 8:00AM

OBSERVACIONES

REGISTRO N°1

ASISTENTES: APERTURA CIERRE

NOMBRE CARGO FIRMA

DIANA BENAVIDES Ing. Industrial DIANA BENAVIDES

DAYANA RIVERA Psicólogo DAYANA RIVERA

CAMILA SOTELO Medico CAMILA SOTELO

MARCO PEREZ Fonoaudiólogo MARCO PEREZ

CARLOS NARVAES Optómetra CARLOS NARVAES

MIGUEL BENAVIDES Abogado (coordinador auditoria) MIGUEL BENAVIDES

ELABORADO

ASISTENTE DE CALIDAD

REVISADO

DIRECTOR TECNICO APROVADO

GERENTE

FECHA: 2014-11-20 HORA: 12;00PM LUGAR: Taller Industrial JCB

OBSERVACIONES:

B. Revisen, recopilen y verifiquen la información documental del proceso con apoyo de la lista de chequeo realizada en el punto 1 de la presente actividad. (Ver Norma: ISO 19011:2011, Numerales, 6.4.3, 6.4.6., 6.4.7 y 6.4.8.).

Cada profesional por parte del grupo de auditores, se dirigirá a su área respectiva de evaluación, así:

• DIANA BENAVIDES, ing. De Industrial se encargara del área de recepción

• DAYANA RIVERA, psicóloga se encarga del área de psicomotriz.

• CAMILA SOTELO, doctora se encargara del área de medicina

• MARCO PEREZ fonoaudiólogo se encargara del área de fonoaudiología

• CARLOS NARVAES, optómetra se encargara del área de optometría

• MIGUEL BENAVIDES, abogado se encargara del área administrativa

ACTA No 0001

En Popayán Cauca el día_______________ siendo las______________el grupo de auditoria del proceso de inspección y registro para la verificación de la implantación de la Norma ISO 9001:2008, realizo visita a la empresa TALLER INDUSTRIAL JCB donde fue atendido por el señor JUAN CARLOS BENAVIDES con CC 76304937 de Popayán, en calidad de administrador del Taller.

Se procede a dejar registrado los hallazgos encontrados, así:

AREA DE MEDICINA. Presentada por la doctora Camila Sotelo con CC 45.858.336 de Cali, registro 5289/2012

• Verificación de hoja de vida con todos los soportes

• Verificación que tengan todos los equipos de evaluación medica

• Verificación de la calibración de los equipos de evaluación.

Hallazgos: 0

AREA DE PSICOMOTRIZ. Presentada por la doctora DAYANA RIVERA con CC 40.259.318de Popayán, registro 60-42874

• Verificación de hoja de vida con todos los soportes

• Verificación que tengan todos los equipos de evaluación medica

• Verificación de la calibración de los equipos de evaluación.

Hallazgos: 0

AREA DE OPTOMETRIA. Presentada por la docto CARLOS NARVAES con CC 39.565.120 de Popayán, registro 8258

• Verificación de hoja de vida con todos los soportes

• Verificación que tengan todos los equipos de evaluación medica

• Verificación de la calibración de los equipos de evaluación.

Hallazgos: 0

AREA DE FONOAUDIOLOGIA. Presentada por

a doctor MARCO PEREZ con CC 53.878.998de Cali, registro 5257

• Verificación de hoja de vida con todos los soportes

• Verificación que tengan todos los equipos de evaluación medica

• Verificación de la calibración de los equipos de evaluación.

Hallazgos: 0

AREA DE SISTEMA. Presentada por la Srta. DIANA LUCIA BENAVIDES (recepción) con CC 1.061.756.211 de Popayán

• Verificación de formatos de registro de usuarios

• Verificación del sistema de ingreso de los usuarios

• Verificación de archivo

• Verificación de todos los equipos necesarios para el enrolamiento de los usuarios

Hallazgos: 0

AREA JURIDICA. Presentada por el Sr. JUAN CARLOS BENAVIDES con CC 76.304.937 de Popayán

• Verificación de toda la documentación legal necesaria para poder funcionar como CRC.

Hallazgos: 0

No siendo otra el objeto de la presente, se da lectura ante todo el personal del centro y el grupo de auditores de la presente acta, concediendo espacio para preguntas de los profesionales e inquietudes ante el proceso, entregando una copia del mismo al administrador del taller.

JUAN CARLOS BENAVIDES

CC 76.304.937 de Popayán

Administrador coordinador

Taller Industrial JCB

Producto entregable en el punto B: lista de chequeo completamente diligenciada.

C. Realicen la Reunión de Cierre (Ver Norma: ISO 19011:2011, Numeral 6.4.9.).

Producto entregable en el punto C: listado de asistencia a la reunión de cierre que mínimo contenga: fecha, nombre, cargo y firma de asistencia. Ésta puede integrarse con la lista de asistencia de la reunión de apertura.

D. Generen Informe de Auditoría del proceso.

Producto entregable en el punto D: el informe de auditoría a entregar debe contener mínimo fecha, proceso auditado, criterios auditados, alcance, actividades desarrolladas, fortalezas del proceso, identificación de no conformidades (Mayores y Menores), oportunidades de mejora y conclusiones.

4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

Es de gran importancia la unidad ya que interactuamos con diferentes puntos la cual nos brinda las herramientas para cada uno de los procesos 2. Con un programa de auditoría bien implementado y bien estructurado nos conocer los detalles que pueden convertirse en debilidades para toda la empresa en genera

Modo de entrega:

• La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al inicio del programa.

• Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.

• Los aprendices que efectúen la actividad de manera individual se les descontará puntos en la nota final.

Criterios de evaluación

Interpreta los lineamientos dispuestos en la normatividad ISO 19011:2011, para la ejecución de auditorías.

Formula preguntas al auditado que conlleven a la generación de hallazgos de auditoría.

Condensa en el informe de auditoría el resultado de la inspección a un proceso organizacional.

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