Sistema de Control Interno y Unidad de Auditoria Interna

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MAR DEL PLATA [pic 1]

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESPECIALIZACION EN ADMINISTRACION FINANCIERA GUBERNAMENTAL

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE MAR DEL PLATA

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESPECIALIZACION EN ADMINISTRACION FINANCIERA GUBERNAMENTAL

TRABAJO FINAL

CR. DE FELIPE OSVALDO DARIO

ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Universidad Nacional de Mar del Plata

Sistema de Control Interno y Unidad de Auditoria Interna

Casos de Aplicación

INDICE

INTRODUCCION

El objeto del presente Trabajo es evaluar la eficacia y eficiencia del proceso de emisión de títulos de grado y de postgrado, como así también la existencia de adecuados controles en las áreas intervinientes desde su solicitud hasta su entrega, incluyendo los procesos infor ni máticos existentes en cada una de las áreas participantes.

Evaluar el proceso de selección, seguimiento y aprobación definitiva de los proyectos de investigación financiados por la Universidad, su ejecución al amparo de procedimientos aprobados y de controles eficaces que brinden seguridad razonable sobre el cumplimiento del objeto y el correcto destino de los fondos.

Analizar el sistema de control de asistencia y la evaluación sobre el control de incompatibilidades de los agentes de la Universidad, su desarrollo en el marco de procedimientos aprobados y de controles adecuados a los fines de asegurar su eficacia y apego a la normativa vigente.

GESTIÓN ACADÉMICA - OTORGAMIENTO DE TÍTULOS

I – Objeto

Evaluar la eficacia y eficiencia del proceso de emisión de títulos de grado y de postgrado, como así también la existencia de adecuados controles en las áreas intervinientes desde su solicitud hasta su entrega, incluyendo los procesos informáticos existentes en cada una de las áreas participantes.

II – Alcance

La auditoría comprendió un relevamiento general del circuito de otorgamiento de títulos y de los sistemas informáticos utilizados, y una revisión de los títulos expedidos en el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018.

El trabajo también incluyó el seguimiento de las observaciones pendientes de regularización, efectuadas en informes anteriores.

Las tareas de campo se llevaron a cabo en el Departamento de Títulos y Legalizaciones, en la Dirección de Estudios, en la Secretaría Académica de la Universidad y en las Facultades de Ciencias Económicas y Sociales y de Ciencias de la Salud y Trabajo Social.

Dichas tareas se desarrollaron entre el 10 de junio y el 27 de septiembre del año 2019.

La tarea fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditoría Interna Gubernamental (Res. 152/02 SGN), aplicándose los procedimientos de auditoría allí enumerados u otros que se consideraron necesarios de acuerdo a las circunstancias y los lineamientos establecidos por la Resolución 03/2011 de SGN para la confección del informe.

III – Tarea realizada

Se tomó una muestra representativa de los títulos emitidos en el año 2018. El tamaño de la muestra se estableció en 35 expedientes que representan el 2,32% de los 1505 títulos expedidos en el período auditado. La muestra se determinó por Unidad Académica en proporción directa. Luego se  seleccionaron, en cada una de ellas, en función a los distintos títulos de grado y postgrado y en proporción a la cantidad.

La tarea realizada consistió en el relevamiento del circuito de otorgamiento de títulos seguido en los expedientes que conforman la muestra y de los procedimientos administrativos empleados en las distintas dependencias intervinientes de las Unidades Académicas y del Rectorado de la Universidad.

También se mantuvieron entrevistas con los responsables de las áreas:

División Alumnos de las Unidades Académicas, Secretaría Académica de las Facultades y de la Universidad, Dirección de Estudios y Departamento de Títulos y Legalizaciones.

Con el fin de realizar el seguimiento de las observaciones pendientes de regularización:

• Se ha constatado la situación de la oferta académica relevada, en cuanto a su acreditación ante la CONEAU, verificando la vigencia de la misma. En su caso, las acciones adoptadas y/o en curso, para la acreditación de aquella oferta que aún no cuente con la misma.
• Se cotejó la información publicada en la página web oficial de la Universidad con la correspondiente de CONEAU.

Respecto al expediente administrativo que se forma con motivo del trámite que inicia el alumno para la emisión del título: Se constató el agregado de la documentación pertinente y si se efectuaron los controles que acrediten que el solicitante se encuentra en condiciones de recibir el diploma.

Se verificó la existencia de controles respecto a la confrontación de las actas de examen que obran en el archivo del Departamento de Títulos y Legalizaciones con los certificados analíticos de materias que agregan las Unidades Académicas al expediente administrativo y con el Plan de Estudios respectivo.

• Certificado de Finalización de carrera: Se verificó coincidencia entre la última materia informada en el certificado con la consignada en el certificado analítico.
• Fotocopia Documento de Identidad: Se verificó coincidencia entre los datos consignados en el documento con el informado en el título o diploma emitido.
• Certificado de libre deuda de la Biblioteca: Se verificó su constancia en los expedientes auditados.
• Formulario juramento: Se controló en los expedientes auditados la existencia del correspondiente formulario.
• Envío a la Unidad Académica para agregado del certificado analítico: En la totalidad de los expedientes auditados se verificó el cumplimiento de este recaudo y que la emisión de los mismos se efectuara en etapa oportuna.
• Con relación al Registro en el Libro General de Grados, Postgrados y Reválidas: Se verificó el registro correspondiente.
• Con relación a la entrega de diplomas: se verificó la constancia de la fecha de entrega al interesado.

IV – Marco de referencia

• Ley 24521 (modif. por Ley 26002) Plazo para la expedición de títulos (Art.  24). Régimen de títulos (arts. 40/43).
• Decreto PEN 499/95. Acreditación de carrera de grado y posgrado ante la CONEAU, modificado por Decreto PEN 2219/10.
• Resolución del Ministerio de Cultura y Educación Nº 1069 del 14/5/93. Creación del Sistema de Información Universitaria.
• Resolución del Ministerio de Cultura y Educación Nº 1669 del 31/12/96 - Legalización, Certificación y Registro de títulos universitarios.
• Resolución Conjunta 1-E/2017 Ministerio de Educación y Deportes,  Ministerio del Interior Obras Públicas y Vivienda y Ministerio de Modernización. Procedimiento de legalización de títulos de Nivel Secundario, Superior y Universitario.
• Resolución del Ministerio de Cultura y Educación Nº 6 del 13/01/97. Carga horaria de carreras de grado.
• Resolución del Ministerio de Educación Nº 416 del 29/12/00 -Reválida de títulos extranjeros a cargo de Universidades Nacionales.
• Resolución del Ministerio de Educación Nº 95 del 22/02/00. Publicidad de la oferta académica de las carreras de posgrado.
• Resolución del Ministerio de Educación Nº 236 del 18/05/01. Reconocimiento oficial de títulos de carreras de posgrado de modalidad no presencial o a distancia.
• Resolución del Ministerio de Educación Ciencia y Tecnología Nº 254 del 21/02/03. Incluye en la nómina del art. 43 Ley 24521 los títulos de Farmacéutico, Bioquímica, Veterinario, Ingeniero Agrónomo, Arquitecto y Odontólogo.
• Resolución del Ministerio de Educación Ciencia y Tecnología Nº 136 del 23/02/04. Incluye en la nómina del art. 43 Ley 24521 el título de Licenciatura en Psicología.
• Resolución del Ministerio de Educación Ciencia y Tecnología Nº 532 del 25/07/02. Reconocimiento título oficial y validez de carreras de posgrado.
• Resolución del Ministerio de Educación Ciencia y Tecnología Nº 1717 del 29/12/04. Educación a Distancia. Deposiciones Generales.
• Resolución del Ministerio de Educación Nº 51 del 2/2/10. Carreras de Grado y Posgrado. Reconocimiento Oficial y Validez Nacional.
• Resolución del Ministerio de Educación Nº 462 del 16/03/11. Acreditación Carreras art 43 LES en articulación con instituciones de nivel superior.
• Resolución del Ministerio de Educación Nº 160/11 del 29/12/11, modificada por Resolución 1385/15 y 2641 E/17: Fija los estándares mínimos de calidad que deben cumplir las carreras de posgrado para su acreditación.
• Resolución del Ministerio de Educación 3720-E/2017 Aprueba procedimiento unificado para la convalidación de títulos universitarios.
• Disposición 18/97 de la Dirección Nacional de Gestión Universitaria -Tramites de legalización realizados por los establecimientos que expiden los títulos a legalizar.
• Resolución 59/08 Consejo Federal de Educación. Implementa sistema federal de títulos y certificados analíticos con resguardo documental.
• Disposición 21/09 D.N.G.U. Aprueba Sistema Informático para Certificaciones –SICEr-.
• Disposición 22/09 D.N.G.U. Implementa la tramitación a través del SICEr para la certificación de firmas de diplomas y certificados analíticos ante la Dirección Nacional de Gestión Universitaria.
• Estatuto de la UNMDP OCS 2667/2017 T.O.
• OCS 195/81 se aprueba Estructura Orgánico-Funcional Administrativa para Rectorado de la UNMDP.
• OCS 1277/91 – Establece fórmula de juramento para graduados
• OCS 264/92 - Diploma de graduados sobresalientes y distinguidos.
• OCS 1026/98 - Trámite para la reválida de títulos universitarios de grado expedidos por instituciones universitarias extranjeras.
• OCS 1762/99 modificada por OCS 1523/06. Anexos I y II. Aprueba texto de los diplomas correspondientes a las carreras de grado y de posgrado.  Firmas: Rector, Decano, Secretario Académico, Guardasellos, Interesado (solo para título de grado).
• OCS 2248/07. Anexo I. Aprueba sistema de registro de actividades curriculares (legajo del alumno, actividad curricular, actas, libro de actas). Anexo II Aprueba normas para la expedición de certificados analíticos.
• RR 3236/07. Aprueba habilitación y rubrica de libros matrices y libros de actas de examen del Colegio Nacional Dr. Arturo Illia.
• OCS 093/08. Autoriza la expedición de certificación académica denominada “Diplomatura”.
• RR 441/91 Reglamenta desarrollo del Acto de Colación de Grados para los graduados de esta Universidad.
• RR 2828/03 y 676/13 - Reglamentación del trámite de solicitud de diplomas y certificaciones de estudios.
• RR 395/00 – Aprueba sistema mecanizado para la emisión de diplomas.
• RR 2045/02 - Dispone que diplomas de grado y posgrado serán firmados por Secretario Académico del Rectorado.
•  OCS 870/10. Dispone que la denominación del título de posgrado debe coincidir con el consignado en la Resolución Ministerial que lo avala.
•  RR 2703/11. Autoriza consignar en forma indistinta ciudad de Buenos Aires o Ciudad Autónoma cuando deba indicarse el lugar de nacimiento del interesado.
•  RR 3420/12. Se incorpora el de Grado, Posgrado y Revalida en la nómina de registros que deben llevarse en esta Universidad.
•  OCS 2143/12. Aprueba procedimiento para utilización de nombre elegido por parte de los alumnos, para el desarrollo de sus actividades académicas.
• OCS 733/14. Asigna funciones de Guardasellos al Secretario de Ciencia y Técnica y al Secretario de Extensión Universitaria.
• OCS 1072/14. Prohibición de expedir duplicado de diplomas. Reglamenta canje por vicios formales o deterioro y emisión de nuevo diploma por cambio de identidad del graduado.
•  OCS 1464/15 Aprueba criterios para la confección de certificados analíticos.
•  OCS 1505/15. Dispone el cumplimiento de examen de salud para alumnos ingresantes y que egresan de esta Universidad.
• OCS 2184/16. Aprueba reglamento de actividades de Pregrado y Grado de esta Universidad.
• RR 1/17. Aprueba estructura planta política. Rector: “Firmar los títulos, diplomas, distinciones y honores universitarios”. Secretaría Académica: “Supervisa a máximos responsables de personal universitario con Funciones en el área de su competencia.
•  OCS 2598/17. Aprueba reglamento para la utilización del sistema de gestión de alumnos SIU-GUARANÍ.

V – Observaciones, Recomendaciones y Opinión del Auditado

1. Observaciones propias de este informe:

1. Del relevamiento de circuito efectuado en las Unidades Académicas surge que las notas de examen final son cargadas en el sistema por División Alumnos en base a un acta “provisoria” que completa el docente en forma manual con las calificaciones.

Efecto potencial: Dificultad para el deslinde de responsabilidades por errores que se cometan en el proceso de carga de notas al sistema.

Recomendación: Habilitar a los docentes para la carga de notas finales en el sistema, que permita la emisión simultánea del acta definitiva a confirmarse por el área División Alumnos, previo confronte con las calificaciones que obran en el listado de alumnos inscriptos que entrega el docente al finalizar el examen. (Art 21 del Reglamento para la utilización del sistema de Gestión de Alumnos SIUGUARANÍ – OCS Nro. 2598/17).

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