Utilizando y Ampliando los Recursos Eficientemente y con Eficacia

Título

Utilizando y Ampliando los Recursos Eficientemente y con Eficacia

María A. Veras de Smith

Keiser University

4 de noviembre de 2019

Nota del Autor

        María A. Veras de Smith, División Latina en línea, Keiser University.

Correspondencia sobre este artículo debe ser dirigida a María A. Veras de Smith, División Latina en línea, Keiser University, Fort Lauderdale, FL 33309. Correo electrónico: M.Veras@student.keiseruniversity.edu

Resumen

Para que nuestro proyecto sea eficiente y eficaz, debe tener en cuenta todos los recursos que influyen en la capacidad de la empresa para crear y entregar sus valores principales, es decir, la lista de recursos a considerar, que en este proyecto incluye los relacionados con los diferentes tipos de recursos requeridos y más allá de los recursos humanos, podemos mencionar otros recursos que serán importantes para el proyecto, como por ejemplo: Los recursos físicos, la propiedad intelectual, el ecosistema de recursos, y los recursos financieros. Por otro lado, queremos ampliar nuestro análisis destacando la importancia y la diferencia entre eficacia y eficiencia. Ya que la eficacia es la consecución de las metas y/o los objetivos mientras que la eficiencia es la consecución óptima de los recursos para lograr esas metas y objetivos de la organización. Otro punto importante en este análisis es el uso de los recursos y el manejo de los costos, que según Gido y Clements (1999), están frecuentemente inclinados hacia un control deficiente, lo que a su vez pone en peligro al proyecto de que exceda el presupuesto.

Introducción

De una forma simple podríamos decir que la eficacia es la consecución de las metas y/o los objetivos propuestos desde la organización, mientras que la eficiencia supone no únicamente lograr esas metas, sino también su consecución óptima ya sea por requerir menos tiempo, gastar menos recursos o cualquier otra circunstancia que suponga un ahorro de costos para la organización. también analizaremos la importancia de la planificación de los costos por actividades y en qué punto del proyecto es cuando se deberá hacer esta estimación. También abarcaremos los diferentes tipos de costos, como por ejemplo: Costos de mano de obra, los costos de materiales, los costos del equipo, los costos de instalaciones los costos de subcontratistas y consultores, los costos de viajes y por último los costos de contingencia o reservas.

Desarrollo

Para que nuestro proyecto sea eficiente y eficaz, debe tener en cuenta todos los recursos que influyen en la capacidad de la empresa para crear y entregar sus valores principales, es decir, la lista de recursos a considerar, que en este proyecto incluye los relacionados con los diferentes tipos de recursos requeridos. Sin embargo, más allá de los recursos humanos, que son los empleados que componen la fuerza de trabajo, utilizando sus habilidades, conocimientos, formación, capacidad y flexibilidad para realizar sus funciones, podemos mencionar otros recursos que serán importantes para nuestro proyecto, como por ejemplo: Los recursos físicos, que son la propiedad tangible como las instalaciones, los terrenos, las maquinarias, los equipos y las herramientas; la propiedad intelectual, como los softwares y los métodos basados en el conocimiento y que son utilizados en función de las operaciones. En esta categoría  entran los diseños patentados, los secretos comerciales, las técnicas e información y en nuestro caso, los sistemas de organización. El ecosistema de recursos, que son las relaciones con los proveedores, clientes y socios; y los recursos financieros, que para nuestro proyecto, son los fondos disponibles para la ejecución del mismo. Tomando en consideración estos recursos, seremos capaces de elaborar planes de proyectos más eficientes y eficaces.

Para Albert, et al. (2018) es indispensable realizar un análisis de los objetivos del proyecto, para verificar que los recursos cumplan estén acorde con los requerimientos del proyecto. Por otra parte, de una forma simple podríamos decir que la eficacia es la consecución de las metas y/o los objetivos propuestos desde la organización, mientras que la eficiencia supone no únicamente lograr esas metas, sino también su consecución óptima ya sea por requerir menos tiempo, gastar menos recursos o cualquier otra circunstancia que suponga un ahorro de costos para la organización. por ejemplo, si el gerente de compras pide a uno de los empleados del departamento gestionar la compra de los materiales necesarios para la remodelación. Un empleado eficaz se limitaría a comprar los materiales, mientras que un empleado eficiente compararía precios, calidad, tiempo de entrega, entre otros.

Según Gido y Clements (1999), con frecuencia el control deficiente de los costos es lo que pone a un proyecto en peligro de exceder el presupuesto. Sin embargo, ellos explican alguna de las razones por las que se dan estas situaciones: lo primero es que muchos excesos en los costos provienen de estimaciones deficientes de los mismos; en muchas compañías no existen normas ni un grupo común de reglas para desarrollar las estimaciones de costos y técnicas para su control, como tampoco a ninguna de ellas se le da mucha importancia; algunos gerentes de proyectos creen que, debido al enorme número de variables en un proyecto, los excesos en los costos son simplemente irremediables y esto lleva a que con frecuencia los planes y controles del proyecto no toman en cuenta medidas de probabilidades que puedan evitar estas situaciones.

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