Áreas Funcionales De La Empresa

Áreas Funcionales de la Empresa

2.1 DIVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES EN LA EMPRESA

Una forma práctica de dividir las actividades de una empresa es de acuerdo con las principales funciones que se llevan a cabo:

Ventas y mercadotecnia

Operaciones, compras y tecnología

Organización y personal

Informática, contabilidad y finanzas

Además, existe una quinta función coordinadora de las otras, la función de la dirección general que realiza la administración estratégica de la organización. Estas funciones pueden ser vistas como parte de un proceso de varios pasos:

• Paso 1: el primer paso que deben llevar a cabo los gerentes es identificar las necesidades del mercado y su importancia para determinar el tamaño del mercado potencial. Así la mercadotecnia es la función que establece la relación entre los clientes o compradores de los productos y servicios y la organización.

Esta función implica:

- Obtener información sobre el mercado.

- Segmentarlo en grupos de clientes homogéneos y decidir cuáles son los mercados o segmentos objetivos que la organización busca atraer.

- Crear una mezcla de mercadotecnia: la combinación de variables que la empresa establecerá para satisfacer a su mercado meta (la mezcla de mercadotecnia consiste de cuatro elementos fundamentales, llamados las cuatro “pes” (P) de la mercadotecnia: el producto o servicio que se va a vender a los clientes, el precio al que se venderá este producto, la promoción y publicidad que se realizará, la distribución (place en inglés) que indica dónde se venderá el producto.

La mezcla de mercadotecnia busca posicionar el producto en la mente de los consumidores en términos de sus características y otras variables que le son importantes en comparación con los productos y servicios de la competencia.

La Implantación y Control de los Planes Realizados.

• Paso 2: en segundo lugar se deben identificar cómo se van a satisfacer las necesidades de la clientela potencial. Esto implica determinar la manera en que se va a fabricar el producto o servicio. La administración de operaciones o producción incluye manejar la relación entre el mercado de tecnología y la organización. Entre las decisiones más importantes están: qué hacer dentro de la organización y qué comprar a los proveedores (una organización comercial compraría casi todo ya hecho), los niveles de capacidad que habría que instalar, el número y tamaño de las plantas, la selección de equipo y tecnología de procesos, los sistemas de producción y control de inventarios, el sistema de control de calidad, los sistemas de costos y de información, las políticas de personal, la estructura organizacional que se adoptará.

Dependiendo del tipo de organización, se puede separar la función de investigación y desarrollo, a veces llamada ingeniería, a cargo del desarrollo y adquisición de tecnología, cuando esta función es muy importante, de la función de compras de materiales y componentes. Cada una de estas funciones interactúan con un mercado distinto: en el caso de ingeniería, con los mercados de equipo y tecnología, incluyendo firmas de ingeniería dedicadas a diseñar plantas; en el caso de compras a los proveedores de materiales y componentes. Un aspecto que está adquiriendo importancia es que todas las empresas, incluyendo las manufactureras, pueden definirse como negocios de servicio, ya que los clientes compran los beneficios, no los productos. El producto y el sistema de manufactura son sólo parte del paquete de entrega de valor al cliente, integrado por un sistema de operación que incluye el servicio que se proporcionará antes y después de la compra. Este sistema de operaciones debe buscar incrementar las capacidades para tener una ventaja sobre la competencia.

• Paso 3: en tercer lugar se debe diseñar la estructura y los procesos organizacionales e integrar el personal adecuado a la empresa. La función de personal maneja la relación entre los mercados de recursos humanos y la organización. Para cumplir la función de personal se requiere:

- Establecer qué puestos tendrán que cubrirse en la actualidad y en el futuro, para ello hay que determinar las características que deberá tener el personal que los cubra, obtener información sobre los mercados laborales para entender qué personal está disponible y los costos de contratarlo.

- El reclutamiento y selección del personal.

- La capacitación y el desarrollo.

- La evaluación del desempeño.

- Los sistemas de compensación.

Para cada categoría se debe decidir las responsabilidades que caen dentro del área de personal y cuáles dentro de la responsabilidad de otras unidades de la organización. La función de personal tiene como objetivo aumentar la calidad de vida de quienes laboran con la organización y crear un clima de cooperación entre empleados y gerentes. La función de personal pretende administrar el flujo de colaboradores que entran y salen de la organización. El objetivo esencial del área de personal es el de adecuar a las personas disponibles a los puestos y actividades que necesita la organización.

• Paso 4: consiste en determinar cómo se obtendrán y distribuirán los recursos financieros de la organización. Para ello es necesario tener un sistema de información que sirva para fines internos (gerenciales) y externos (para uso de accionistas y otros inversionistas). La función financiera se puede dividir en dos tipos: tesorería y contraloría. La función de tesorería incluye:

- Obtener información sobre los mercados e instituciones financieras y mantener relaciones con éstos, a fin de tener idea de la disponibilidad y costo de los recursos

- Decidir en qué forma se obtendrán los recursos que la organización requiere: a corto o largo plazos, deuda o capital, etc.

- Decidir dónde se invertirán los recursos obtenidos: capital de trabajo necesario (efectivo, crédito a clientes, inventarios), evaluar proyectos de inversión dentro de la organización, evaluación de fusiones y adquisiciones, y decisiones sobre el monto de los dividendos pagados a los accionistas.

Además, la tesorería frecuentemente administra los fondos de pensión de los empleados y el fondo de tesorería (valores de corto plazo) de la empresa, maneja el crédito que la organización da a sus clientes, y consigue y administra los seguros y coberturas que la empresa requiere para administrar su riesgo.

El contralor tiene funciones diferentes a las de la tesorería, como mantener el sistema de información contable de la organización y preparar y auditar sus estados financieros: balance general, estado de resultados y otros reportes financieros, preparación y evaluación de presupuestos, y estimar y realizar el pago de impuestos y otros requisitos del gobierno. La función de informática tiene mucho que ver con las funciones de contraloría, ya que permite mantener un sistema de información de cifras financieras y operativas que permiten planear y controlar las operaciones de la organización, sin embargo, la función de informática participa cada vez más en la operación misma de la empresa, en la atención a clientes y la realización de los servicios requeridos por ellos.

• Paso 5: finalmente, como ya se ha mencionado, la dirección general busca analizar el entorno externo para determinar oportunidades y amenazas futuras; evaluar los recursos y competencias de la organización para determinar sus fuerzas y debilidades; establecer una visión de hacia dónde se debe dirigir la organización como un todo, y formular una estrategia de negocio para alcanzarla, creando las estructuras, sistemas y procesos, y obteniendo y distribuyendo los recursos necesarios para lograr una ventaja competitiva y alcanzar los objetivos y metas establecidos. Una forma de entender la dirección general es como un sistema de administración estratégica, el cual explicamos en la siguiente sección.

2.2 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

Una quinta perspectiva sobre el trabajo del administrador es la de la administración estratégica. La dirección general tiene que coordinar las actividades de las diferentes áreas funcionales y adaptar la organización al entorno externo que existirá en el futuro. Un marco que sirve para entender el trabajo de la dirección general, que incluye a los directores de división de una empresa es el de la administración estratégica.

Uno de los conceptos más útiles para entender la administración estratégica es el de los sistemas, que son combinaciones integradas de partes. El concepto de sistema da un marco o forma de pensar que destaca la naturaleza integrativa de la Administración, analiza las interrelaciones entre la empresa y su entorno, y entre los diferentes subsistemas que la integran. En la figura aparece el sistema de administración estratégica que cuenta con los siguientes elementos:

2.2.1 La Estructura Organizacional

Indica las relaciones, la autoridad y responsabilidad de cada miembro de la organización. Su diseño requiere, primero, diferenciar las actividades de individuos o unidades, dividir el trabajo, y luego, incorporar mecanismos de integración que permitan la coordinación de las actividades ya diferenciadas. Estos sistemas buscan ubicar las tareas de cada puesto y sus límites.

Los sistemas de

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