DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

En toda organización existe el deseo de crecer y prosperar, sin embargo en un sistema económico donde es necesario competir con otras organizaciones, es imprescindible conocer la estructura en la que esta cimentada.

En este documento hablaremos de cómo se diseña una organización y de los factores que hay que considerar para su realización y de en que nos podemos apoyar para su planeación.

Para poder diseñar una empresa, lo primero que debemos tener en cuenta es que queremos obtener de ella, cuales son nuestros objetivos y lo más importante con cuantos recursos contamos. Así mismo necesitamos conocer como son las organizaciones actualmente para determinar su funcionamiento y requerimientos para sacarla adelante. Este paso es sin duda uno de los más importantes pues es donde se pone a prueba no solo la creatividad sino la capacidad para poder administrar correctamente los recursos que necesitaremos en el proyecto.

Ya establecidos los objetivos y que estos sean claros, el siguiente paso es la asignación de responsabilidad y de autoridad correspondientes. Según el autor estos dos factores no están deslindados el uno del otro, pues menciona que “donde hay autoridad, surge responsabilidad” (Parker en Ceja, 1994).

Quienes estén al mando también deben rendir cuentas de sus subordinados o de su propia labor. Es importante que esta autoridad esté jerarquizada para el buen funcionamiento del sistema, ya que darle autoridad a un trabajador de menor rango o nivel generaría conflicto en los intereses de todos.

La división del trabajo evitará duplicidad innecesaria de funciones. Para ellos el uso de organigramas es indispensable para la buena distribución de labores. No tiene caso tener dos supervisores de una misma área si la función es la misma. Incluso si así fuera habría que turnarlos y eso dependerá del tipo de organización que se pretende formar. Así un supervisor matutino y otro vespertino tendrán las mismas obligaciones pero en diferente horario.

Los trabajadores deben tener una figura de autoridad con quien se puedan dirigir para rendir cuentas y este a su ves reparta las responsabilidades de sus subordinados. Esto facilita el dialogo y evita la confusión de tener que responder a diferentes supervisores.

Un ejemplo de ello lo encontraremos en las empresas de call-center donde los asesores telefónicos trabajan por “islas” o grupos a cargo de un supervisor. Aunque hay muchos supervisores cada uno esta asignado a su isla y es responsable de su personal y estos le rinden cuentas solo a su supervisor en turno.

Por ultimo la asignación de subordinados debe ser acorde a las que el supervisor o jefe pueda controlar. Ya que el excedente puede provocar que no se le preste la atención apropiada a cada trabajador y será difícil saber si realizan bien su función.

En caso de una crítica ya sea constructiva o reprimenda deberá ser en privado para evitar la exposición ante los demás ya que esta puede ser perjudicial en cualquiera de los casos.

Al momento de estructurar la empresa, hay que tomar en cuenta a cuanto ascenderán los gastos y ver cuales son necesarios para ello y cuales no. La sencillez permitirá a la organización crecer adecuadamente.

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