El manejo documental en una empresa es muy importante para lograr metas exitosas, es parte del desarrollo de la misma.

Sena

Legislación documental en el entorno laboral

Código;

(1221119)

Tutor

Dolly Astrid Beltrán Peñaloza

Emily Dayana  veloza matiz

Ensayo

Facatativá

18 de junio 2016

Introducción

El manejo documental en una empresa es muy importante para lograr metas exitosas, es parte del desarrollo de la misma. El manejo de los archivos está siendo subestimado en la mayoría de las empresas y es necesario comprender que es tan importante como cualquier área de una empresa, pues los archivos contienen la historia, la información pasada de la empresa, sus movimientos financieros, comerciales y económicos y dicha información es vital para la toma de decisiones presentes y futuras, pues se encuentran soluciones a posibles problemas que se presenten.
Es necesario realizar actividades para la conservación de los documentos y esto ha ido evolucionando con diferentes técnicas y procedimientos. Por esto mismo surge el establecimiento de normas legislativas, que aseguren que los documentos de entidades tanto públicas como privadas sean archivados, permitiendo su posterior consulta.
Para poder comprender el entorno legal dentro del cual se mueve este tema, debemos tener claros los conceptos básicos a partir del entendimiento del Estado y sus principales elementos; la población, el territorio y la soberanía dichos elementos son reconocidos por nuestra constitución política.

La población: Corresponde al conjunto de individuos que se encuentran sometidos a la autoridad fundamental del Estado, es el grupo de personas que habitan un territorio determinado, con intereses comunes.

Territorio: Está constituido por el suelo y el subsuelo, espacio aéreo y marítimo, en el cual se lleva a cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el lugar geográfico en que habita la población, soporte físico de la Nación y el Estado.
Soberanía: Es el poder absoluto, supremo, existente dentro del Estado que ejerce su poder dentro de un territorio y en beneficio de una población determinada.

Con base en esto tenemos claro que el estado se divide en territorio, población y soberanía, son conceptos básicos para entender la legislación documental. Como el tema que nos interesa es la legalidad dentro de este se encuentra conceptos como derecho y ley, por los cuales nos regimos todos. 
El derecho es el conjunto de leyes que debemos acatar y estas leyes son disposiciones aprobadas por las cortes y sancionadas por el Estado, estas leyes en conjunto son lo que conocemos como legislación las cuales deben ser respetadas y cumplidas, esto se debe tener claro ya que de ahí surgen las normas que se dictan.

A partir de estos conceptos empezamos a tener mayor claridad para poder entrar en materia de lo que nos interesa que es la información y documentos y la aplicación normativa que se le da. La información es un conjunto de datos los cuales deben estar disponibles, debe ser objetiva ya que es reflejar la historia, el pasado y se necesita que sea segura y clara porque con ella se busca tomar decisiones, sirve para tener conocimientos sobre determinado tema.
Los documentos son como tal el registro de la información, son algo material uno puede plasmar información en diferentes medios físicos o tecnológicos.
Con base en esto surge la normatividad que se debe aplicar para tener un adecuado archivo, se crearon leyes que deben ser aplicadas por cualquier tipo de empresa, estableciendo reglas y principios que regulan la función archivística del estado. El principal objetivo es disponer de documentación organizada, los archivos no solo son importantes para las empresas y sus funciones, también para el patrimonio cultural y de la identidad nacional.


Con esta información podemos concluir que el manejo de la información que plasmamos en determinado documento debe tener un manejo impecable en lo que nos concierne a el archivo, es decir, estas normas que fueron creadas y que actualmente muchas empresas posiblemente desconocen son de vital importancia para el éxito de quien la posee.
Si los archivos de una empresa están organizados del modo que las normas lo exige el acceso a ellos será fácil y adecuado y es como tal lo que se busca para poder dar solución a posibles inconvenientes basados en el pasado y poder tomar decisiones presentes.

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