SENA COCINA

CUESTIONARIO

PRIMERA ACTIVIDAD

1. ¿Qué es la gestión documental?

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

2. Identifique los útiles, elementos y equipos requeridos (Software y hardware) para la recepción de documentos.

Para la Recepción de documentos es necesario que la unidad de correspondencia de toda entidad cuente con implementos indispensables para poder llevar a cabo una debida realización de las funciones correspondientes entre los cuales están:

LOS EQUIPOS

El computador

Multifuncional

Cartucho impresora

El fax

La fotocopiadora

PBX

Microfilmadora

LOS ELEMENTOS

Clips-metálico, plástico

Ganchos de cosedora

Perforadora

Cosedora

Carpetas

Taja lápiz

Borrador

Agenda

Cinta mágica

Lápiz

Sellos – radicador, recibido, despacho, fecha, copia

Papel tamaño carta

Hojas papel

Guillotina

Rótulos

Archivadores

Formatos de registro

Almohadillas para sellos

Resaltadores

Tijeras

Microfilmadora

Gancho escarapela

Resma papel bond tamaño carta

Resma papel bond tamaño oficio

Sobre Manila tamaño media carta

Sobre Manila tamaño oficio

Sobre Manila tamaño extra oficio

Sobre oficio blanco

Sobre aéreo

Notas adhesivas

EL MOBILIARIO:

El mobiliario que se requiere para la recepción así como también para el despacho de documentos son principalmente los siguientes:

En virtud que las unidades de correspondencia están asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe estar con mobiliarios cómodos y adaptables para la correspondencia estos son algunos de los muebles con los que podemos contar:

ESCRITORIOS: están diseñadas para un mejor manejo de la correspondencia, la facilidad de diligenciamiento e formularios o firmas, también sirven para ubicar los equipos y elementos de correspondencia.

SILLAS ERGONÓMICAS: son para el uso de los usuarios, para su comodidad y estas sillas son de cuatro patas y tiene un espaldar para acomodar la espalda.

CASILLERO: contiene cajones de ordenación de correspondencia es un mueble muy fácil de utilizar y muy cómodo. Las unidades de correspondencia deben contar con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas.

ESTANTERIA: estos están situados con el fin de la ordenación y rápida localización de correspondencia.

Además estos son fáciles de ubicar y son de durabilidad. Están elaborados con hierro y sus patas tienen un agarre muy específico, también sus puestos permiten una ordenación más cómoda y resiste cualquier carga pequeña.

3. Relacione las clases de documentos

Según su vigencia:

• Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución

• Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural

Según la frecuencia de uso:

Activos o dinámicos

Inactivos o no dinámicos

Entre activos están:

• Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de circulación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.

• Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.

• Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo.

Por su naturaleza

Acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje, los documentos se clasifican en:

• Textuales: escritura sobre papel u otro soporte. Ej. Carta, informe.

• Cartográficos Y Gráficos: la técnica utilizada en el dibujo. Ej. Planos, mapas.

• De Imagen: reproducción de imagen fija o móvil. Ej. Película, fotografía. Los documentos de imagen, especialmente las fotografías, pueden hacer parte de documentos textuales, en las hojas de vida y los contratos.

• Fonográficos: cuando se transmite el mensaje por medio de la fijación de sonidos. Ej. Casetes, discos.

• Legibles Por Máquina: el mensaje se fija utilizando medios magnéticos. Ej. Disquete.

La clase más abundante la conforman los documentos cuyos textos están escritos en papel, le siguen los cartográficos. Estas clases de documentos pueden formar fondos cuando son producidos por el mismo autor.

El caso de las fotografías producidas por el mismo fotógrafo o los documentos cartográficos producidos por las oficinas encargadas de la planeación municipal, obras públicas etc.

Por el origen, fuente o autor

Tres aspectos que juegan un papel importante para su utilización:

• La Fuente: puede ser privada o pública, anónima o conocida, el autor puede ser una persona, un grupo de personas o una institución. De acuerdo con la institución, los documentos pueden ser:

• Públicos: otorgados por entidades oficiales o del gobierno. Ej. Escrituras de compraventa.

• Privados: se originan en la empresa privada. Ej. Cartas comerciales, facturas etc.

Por el contenido los documentos pueden ser:

• Dispositivos: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida. Ej. Decretos, leyes, resoluciones.

• Testimoniales: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido. Ej.: registro civil, escritura pública, registro de propiedad de un vehículo.

• Informativos: dan a conocer algo, informan. Ej.: cartas, telegramas, informes.

• Facilitativos: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen. Sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno. Ej. Documentos contables, hojas de vida, correspondencia.

• Específicos O Sustantivos: son los que se producen por la actividad específica de cada institución. Ej.: en una entidad educativa, los planes de estudio; en un hospital, las historias clínicas, en una entidad financiera, los cheques, en una Coordinación Académica los planes y programas académicos.

Por su función comercial

• Documentos Contables: recibos de caja, facturas comerciales, notas de contabilidad.

• Documentos No Contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, órdenes de pago.

• Títulos Valores: cheque, pagaré, libranza, factura cambiaria.

• Informativos: balance general, estado de resultados.

4. Las comunicaciones que no generan gastos ni trámites para la entidad se conocen con el nombre de COMUNICACIONES OFICIALES.

5. Mencione dos funciones y dos servicios de la unidad de correspondencia.

FUNCIONES

• Control de Ingreso de la Documentación

• El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

SERVICIOS

Recepción de correspondencia

Radicación de correspondencia

Distribución de la comunicación al área correspondiente

6. Conceptualice Tabla de retención Documental y diga cuál norma la establece

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.

Resolución 985 de 2014

"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado"

7. Identifique los canales de ingresos de documentos

Los canales o medios utilizados deben garantizar el manejo de los documentos dentro del sistema de calidad de una empresa. Estos documentos pueden ser Manuales, Documentos Externos, Guías, Normas o Procedimientos, Datos y Registros. Su función principal es permitir el control y la consulta de los diferentes documentos que ingresan a la empresa.

Mensajería:

El servicio de mensajería, consiste en el transporte y entrega de documentos y otro tipo de bienes, por lo que se debe catalogar como una forma de transporte de carga en la medida que el servicio de mensajería no es otra cosa que el transporte de cosas.

El servicio de mensajería es un servicio público

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