Reingenieria de Procesos - Parisina.

  Universidad Autónoma de Baja California

Facultad de Contabilidad y Administración

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Integrantes:

Coronado Porras Ashley

Cruz Coronado Humberto

Dorantes Mayoral Gabriel

Marin Cruz German

Téllez Díaz Paola Jazmín

Materia: Reingeniería de procesos.

Profesora: Ruiz Álvarez Diana Cristina.

“Proyecto de Reingeniería de Procesos: Tienda de telas Parisina”

Grupo: 351

Introducción

En el siguiente proyecto se tratará de aplicar la metodología BPR de un sistema de una tienda de venta de artículos para manualidades y telas, los integrantes del equipo se dedicaran a hacer un análisis y proceder con una reingeniería del proceso que se detecte que tenga problemas o que se necesite mejorar o aplicar la reingeniería para mejorar procesos que puedan depender del proceso al que se le aplicó la reingeniería y por lo tanto pueda que se modifiquen, optimicen o actualicen además de buscar procesos que mediante la tecnología las acciones del mismo puedan realizarse más fácil y finalmente se busca mejorar el sistema a causa de la reingeniería del proceso que presente problemas, o que tenga oportunidades para realizar una reingeniería, para los usuarios o para la empresa mediante la realización de la toma de decisiones más fácilmente y así incrementar la eficiencia organizacional.

La reingeniería se hará mediante el previo análisis del sistema, sin profundizar en él, para después poder concluir cuál puede ser el proceso que posiblemente necesite de una reingeniería poder hacer diagramas, por ejemplo UML, además de reingeniería de sistemas de información junto con otras metodologías de negocios.

En este caso el proyecto consistirá de realizar una reingeniería al proceso de ventas ya que se necesitan de varios pasos que pueden confundir a un nuevo cliente además de que puede que no sea eficiente del modo que se realiza y eso representa un problema que puede perjudicar a la tienda gravemente si no se toman las precauciones debidas .

Tienda de venta de artículos de manualidades y telas

Descripción del proceso

Cuando un cliente llega, puede pedir la ayuda de un empleado de la tienda del área que le interese (como la sección manualidades o telas) que lo atiende respondiendo las preguntas que pudiera tener, una vez que el cliente selecciona el o los artículos que le interesan, el empleado se encarga del artículo como por ejemplo cortar la cantidad de tela que el cliente eligió, tomar el número de barras de silicón, etc. Anota en una nota de compras su nombre, el nombre del artículo, precio y descripción del artículo como podrían ser cantidad, color, etc. y le da una nota al cliente mientras que deja la copia de la nota de compra y los artículos en paquetería.

Si el cliente terminó con la selección de los artículos debe de ir a caja a pagar el artículo, entrega la nota al cajero quien le hace el debido cobro además de marcar la nota de compras con un sello con la leyenda pagado. Después debe ir a paquetería donde otro empleado ya ha empacado/puesto en una bolsa sus compras engrapadas junto con la copia de la nota de ventas. El cliente deberá entregar la nota de ventas original al paquetero para que esté a su vez pueda revisar si los artículos se han pagado debidamente, además de comparar y comprobar que los artículos escritos en la nota original sean los mismos descritos en la copia. Como punto adicional las  notas de venta de la sección de manualidades y de telas están separados entre, dicho de otra forma, no se encontrarán productos de telas en el ticket de manualidades.

Las áreas que están involucradas son:

Cajas: Donde se encuentran las cajas registradoras y los empleados encargados del cobro por los artículos seleccionados por el cliente.

Paquetería: Esta área se encuentra al lado de cajas para que el cliente pueda recoger sus productos ya embolsados, previamente el cliente deberá proporcionar el ticket correspondiente de su compra marcada con el sello “pagado” para que se le haga entrega de sus artículos. Si el cliente tiene más de un ticket debe proporcionarlos igualmente.

Las dos siguientes áreas tienen casi la misma función solo que tienen la diferencia de productos ya que uno consiste en telas y otros artículos de manualidades:

Área de artículos para manualidades: En el área de manualidades se encuentra varios materiales que van desde botones, hilos, listones, cascabeles, etc. Varios empleados pueden atender esta área sólo si corresponden a la misma, lo que significa que un empleado del área de telas no podrá meterse al área de manualidades y viceversa.

Área de telas: En el área de telas, como su nombre lo indica, incluye todo tipo de telas. Varios empleados pueden atender esta área sólo si corresponden a la misma, lo que significa que un empleado del área de manualidades no podrá meterse al área de telas y viceversa.

Diagrama de actividades

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Diagrama del proceso con UML

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1. Evaluar los servicios actuales de informacion y tecnologia  de oficina

El proceso que la empresa utiliza para registrar una compra consiste en que el cliente se acerca a un área de una tienda, puede ser el área de artículos para manualidades o de telas; posteriormente, es atendido por un empleado y una vez que el cliente seleccione su pedido, acudirá a la caja para pagar, aquí se registran las transacciones de la empresa, se le entrega un ticket de su compra y posteriormente va a paquetería a recoger su pedido mostrando su ticket y se le hace entrega de sus artículos.

Los componentes tecnológicos que se utilizan en el proceso son: caja registradora, el cual tiene como función calcular y registrar las transacciones que se llevan a cabo en la empresa sobre las telas, además de generar facturas e imprimir recibos al cliente. En los recibos se indica la cantidad de artículos que compró, el precio y nombre de cada artículo, fecha en que se realizó la compra, nombre del cajero que realizó la venta; estos recibos sirven para que el cliente los muestre en paquetería y pueda recibir su compra, y también le sirven al cliente para hacer aclaraciones sobre su compra en caso de que lo crea necesario.

Para ejemplificar mejor y poder comprender cuáles y cómo se relacionan los servicios que nos brindan de datos esenciales para llevar a cabo el proceso se realizó un diagrama donde se incluyen:

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Se tomaron en cuenta departamentos, los cuales son el área de accesorios para manualidades y el área de telas, en el área de accesorios se encuentran objetos como botones, pistolas de silicón, estambre, corchos, listones, papeles y pegamentos; en el área de telas se encuentran diferentes tipos de tela envueltas en rollo, cuando un cliente está interesado en comprar una tela acude con el empleado de esa área para que corte los metros de tela que el cliente desee; y en el caso del área de manualidades el cliente puede tomar lo que desee. También se toman en cuenta los datos que proporciona la caja registradora una vez que se realiza una transacción, es decir, la nota de compra en el cual se muestran los datos de la compra.

El trabajo en proceso en este caso es el sistema de información que tenemos propuesto para implementar en la tienda de telas, algunas de nuestras propuestas son:

Implementar un sistema de información: se realizarán pruebas una vez que se implemente el sistema de información, para saber si hay fallos, qué procesos se mejoraron, qué cambios hubo, saber si se necesitará más personal en los procesos, etc…

Si el sistema de información pasó las pruebas, se le dará mantenimiento, es decir que, constantemente se revisará el sistema, verificar si hay fallas y corregirlas.

2.- Encontrar áreas criticas de informacion y tecnologia

2.1 Diagrama de Actividades de Negocio (BAM)

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En el diagrama BAM se puede ver paso a paso las actividades realizadas en el negocio donde cliente solicita un artículo y el empleado de piso ve la disponibilidad de este si lo hay o no, si no hay finaliza actividad y si existe disponibilidad sigue los siguientes pasos como proporcionar información(precio, color, etc) de ahi tambien se hace la entrega de la nota a caja y el cliente se le pide pago del articulo, si el cliente decide no pagar finaliza la actividad, si paga después el cliente recibe la nota sellada de pagado y se dirige a paqueteria donde otorga el recibo con sello y el paquetero le entrega el artículo al cliente.

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