Actividad 3. Manejo De Información De La PyME

Actividad 3. Manejo de información de la PyME

Conjunto de datos que maneja la empresa.

La empresa maneja un sistema de manejo de datos el cual permite proporcionar información en tiempos más rápidos de respuesta, procesar la información sin tiempos muertos de los clientes; este sistema maneja datos de la empresa como son Facturas de compra y venta, comprobantes de pago de impuestos, así como de sus clientes y proveedores, nombre, teléfono, ciudad, RFC, también como datos adicionales; celular, correo electrónico, sexo, curp , tipo de régimen (persona física o moral), fecha de alta, fecha de nacimiento. El cliente es identificado mediante un número de nominado Cuenta Contable. Esto es para saber donde y cuando entregar sus pedidos.

Uso, aplicación y forma de aprovechamiento de la información del desempeño

El uso de los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de de la empresa, son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

También los sistemas que utiliza la empresa en el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Las principales características de estos tipos de Sistemas de Información son las siguientes:

Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse “in house”, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Forma en la que se almacena la información.

La información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM) los cuales se pueden leer en una computadora.

Estándares y atributos definidos por la empresa para regular la calidad de la información, en caso de estar presentes o, en su defecto, cómo deberían ser.

El desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro de la empresa, serian los siguientes:

Estándares de documentación: Una buena documentación es esencial para lograr un diseño correcto y un mantenimiento de los sistemas, además de ser precisa y completa la documentación debe ser algo instructiva, de modo que se pueda averiguar cómo funciona el sistema con solo leer la información.

Control de proyectos:

Constituye una potente herramienta de control presupuestario de proyectos. En cada documento o línea del mismo cuyo importe se relaciona con una partida presupuestaria se controla y eventualmente bloquea la imputación a proyectos que excedan económicamente la asignación presupuestaria inicial, bien a

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