Administracion

Universidad Sor Juana Inés de la Cruz

Lic. En Marketing

Alumna: Lesly Ceballos García

Asignatura: Proceso Administrativo

LAE. Erick Gallegos Soto

Tema: Ensayo sobre el proceso de Control

Fecha: 26 de febrero del 2010.

Introducción

El control es una etapa primordial en la administración, pues aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real dela organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Si el control se estudia como la última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera, la planeación y el control están relacionados, a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando, incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho la información obtenida a través del control para poder reiniciar el proceso de planeación.

Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronostico, y que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrados.

El desarrollo del presente ensayo pretende recopilar algunos conceptos y desarrollar unos propios acerca de la etapa de control y su proceso de implementación en la empresa. Explicando los elementos de los conceptos, estructurando una definición a partir de estos, argumentar su importancia en la empresa, aplicar los principios que las rigen, explicar sus etapas y sus propósitos, explicar lineamientos, y definir conceptos de acuerdo a su clasificación.

La etapa de control se define como la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Es decir, que el control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación, estableciendo las diferencias entre la ejecución y la planeación misma.

Su vital importancia radica en que establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se fundamenta en los principios de equilibrio, de estándares, de oportunidad, de las desviaciones, de costeabilidad, de excepción, y de la función controlada, los cuales hacen de esta etapa una aplicación racional; fundamentada en un control estándar y de ahí derivándose los demás principios que regulan la ejecución de este.

Los estándares en la etapa de control son los mismos que los que se fijan en etapas anteriores solo que en esta pasan a ser modelos a controlar. La secuencia de pasos del proceso de control comienza con la identificación del estándar, es decir del modelo que le va a servir de comparación para evaluarlo. La identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado de aplicación. Después se sigue con la medición de los resultados; el cual consiste en medir la ejecución en resultados ya sean cuantitativos o cualitativos, si se refieren a números o a ciertos aspectos referentes a las cualidades, los sistemas administrativos se valen de la información por ello la importancia de que esta sea oportuna, confiable, valida y fluida. Posteriormente prosigue la comparación, una vez efectuada la medición y obtenida la información, es necesario comparar los resultados con los estándares establecidos, el resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones entre el empreño real y el estándar mismas que deben reportarse. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares, esta es de carácter netamente ejecutiva, por ello es necesario saber si la desviación es un síntoma o una causa, es decir si no se ejecutó de acuerdo al plan o sino es causa de otros factores externos como la publicidad o la calidad del producto.

La retroalimentación es la último paso en el proceso de control, por ello es básica, ya que a través de esta la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.

Para implementar un sistema de control es necesario contar con objetivos y estándares que sean estables, que el personal comprenda y este de acuerdo, que estos sean compatibles con los objetivos y que se evalué su efectividad. Puesto que el control es un factor imprescindible este debe reunir ciertas características que van desde reflejar la naturaleza de la estructura organizacional, debe ser oportuno, accesible, y con una ubicación estratégica.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso, cantidad ,tiempo, costo, y calidad, en los cuales se aplican a actividades de volumen, fechas programadas, eficacia administrativa y especificaciones que debe reunir el producto o ciertas funciones de la empresa, respectivamente ( presupuestos, estudios de tiempo, costos estándar, evaluación de la actuación).

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como unidad y aplicarse a todo tempo a la empresa, ya sea preliminar, concurrente o posterior, es decir, antes, de manera simultánea, o después de las actividades planeadas, y de esta forma establecer un control con cualquiera de las opciones mencionadas.

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones a fin de determinar la acción correctiva necesaria, este se aplica a cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. La función del control del área de producción, busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Comprende cuatro funciones, entre ellas, el de calidad, que se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto (color, acabado, composición, volumen, dimensión,

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