Administración De Proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Objetivo:

Reconocer la importancia que tiene la administración de proyectos para llevar a buen término los proyectos incluyendo su justificación, planeación, organización y control.

1.1 Definición de proyecto

Es un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de terminación, realizadas para alcanzar un objetivo, con apego a requerimientos específicos de tiempo, costos y recursos.

Otras definiciones

 Es el proceso completo para producir un nuevo producto, instalar una planta nueva, instalar un nuevo sistema u otros resultados especificados

 Es una actividad muy definida planeada con una duración determinada y con una meta específica a alcanzar

 Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre muchas, una necesidad humana.

 Es una serie de planteamientos encaminados a la producción de un bien o la prestación de un servicio, con el empleo de una cierta metodología o técnica y con miras a obtener un determinado resultado, desarrollo económico o beneficio social

 Proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y terminación, que se llevan a cabo para alcanzar un objetivo, apegándose a requerimientos específicos, incluyendo restricciones en tiempo, costos y recursos (ISO/FDIS 10006)

1.2 Características de los proyectos

 Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de proyectos mayor.

 En algunos proyectos, se perfeccionan el o los objetivos y las características del producto se definen progresivamente a medida que avanza el proyecto.

 El resultado del proyecto puede ser una o varias unidades de producto.

 La organización es temporal y se establece por la duración del proyecto.

 Las interacciones sobre las actividades del proyecto pueden ser complejas.

Antecedentes de los proyectos

La importancia que tiene el estudio de los proyectos se establece en conseguir que se disponga de los antecedentes y la información necesarios que permitan asignar en forma racional los recursos escasos a la alternativa de solución más eficiente y viable frente a una necesidad humana percibida.

 En un estudio de 23,000 proyectos de aplicación sólo 26% tuvieron éxito total. 46% fueron cuestionables se terminaron pero con tiempo y/o presupuesto mayores.

 Se busca recopilar, crear y analizar en forma sistemática un conjunto de antecedentes económicos que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una determinada iniciativa.

Los proyectos de alguna manera se han realizado desde la antigüedad:

 Pirámides de Egipto

 Conquista del imperio Persa por Alejandro Magno

 El proyecto Manhattan de la Bomba atómica

 El proyecto Apollo

 Etc.

Tipos de proyectos

Proyectos con enfoque a negocios son:

 Seleccionar un paquete de software

 Desarrollar un nuevo producto o servicio

 Abrir una nueva tienda

 Construir un puente, presa, carretera o edificio

 Producir y dirigir una película

 Etc.

Los Proyectos siguientes tienen un enfoque social:

 Proveer servicios a la sociedad

 Crear polos de desarrollo

 Aprovechar de mejor manera los recursos naturales

 Sustituir producción artesanal por industria

 Etc.

1.3 Administración de proyectos

La gestión de proyectos se enfoca a lograr:

 Las metas y objetivos específicos, en el desempeño o tecnología deseados

 Dentro de las restricciones de tiempo y costo

 Con los recursos asignados

Los Procesos principales en la administración de proyectos son los siguientes:

Figura 1.1 Procesos de la administración de proyectos

Algunos de los Riesgos e incertidumbres que se presentan en los proyectos son los siguientes:

 Incertidumbre en la programación

 Incertidumbre en los costos

 Incertidumbre en la tecnología

 Otros riesgos de naturaleza política y organizacional

El ciclo de vida de un proyecto es el siguiente:

Figura 1.2 Ciclo de vida de un proyecto

Donde:

 Formulación y selección. Se define el proyecto su alcance y su impacto

 Planeación. Se definen las tareas específicas que constituirán el proyecto y estiman los recursos

 Programación y control es el trabajo más intenso

 Implantación y terminación. Se entrega al usuario el proyecto.

La administración de proyectos es una metodología para:

 Identificar en forma clara la necesidad a cubrir y su impacto

 Identificar la alternativa de solución más eficiente

 Planeación y programación de actividades

 Asignar en forma racional los recursos escasos

 Dar seguimiento

 Comprobar efectividad y terminación

Las interrelaciones entre las diferentes actividades de la administración de proyectos son las siguientes:

Figura 1.3 Relación entre la planeación, programación y Control de un proyecto.

Un proyecto debe formularse cuidadosamente considerando todos los aspectos y riesgos.

Para tomar la decisión de emprender o no un proyecto, debe realizarse un análisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos, esto es la Evaluación del Proyecto

Perfil del proyecto o gran visión

Consiste en identificar el objetivo que se quiere alcanzar, con la finalidad de planear en

forma acertada cualquier detalle que pueda ayudarnos a perfeccionar dicho proyecto.

Se elabora a partir de la información existente, el juicio común y la opinión de expertos.

Solo presenta cálculos globales en términos monetarios

Estudio de prefactibilidad de un proyecto

Se lleva a cabo con el objeto de obtener información sobre el proyecto a realizar sin hacer investigaciones de campo. Se toma en cuenta lo siguiente:

 Antecedentes del Proyecto

 Aspectos del mercado

 Aspectos Técnicos

 Aspectos financieros

 Evaluación del Proyecto

Estudio de factibilidad de un proyecto

En esta etapa se elabora el documento del Proyecto, que se integra por los análisis económicos, financieros, etc. Estableciendo los elementos cuantificables, considerando los siguientes aspectos:

 Estudio del mercado

 Estudio de disponibilidad de insumos

 Localización y tamaño

 Ingeniería del proyecto

 Inversión y financiamiento

 Proyecciones financieras

 Evaluación financiera

 Evaluación económica – social

 Organización del Proyecto

Elementos de un proyecto

Las etapas de la gestión de proyectos son:

 Planeación – decidir que hacer

 Programación – decidir cuando hacerlo

 Control - Asegurar que se obtienen los resultados planeados

Los elementos clave del proyecto son:

 Identificar límites de programación

 Asignación de responsabilidades funcionales

 Establecer reportes periódicos

 Seleccionar metodologías aplicables de negociación

 Medir logros contra planes

 Identificación temprana de problemas

 Aplicar acciones correctivas a problemas

 Conocer cuando se alcanzarán o excederán los objetivos

 Mejorar las habilidades para proyectos futuros

Proceso de formulación del proyecto

Descripción de un plan de proyecto

 Planeación

 EDT (paquete de subproyectos)

 Programación del proyecto

 Supervisión y control del proyecto

 Terminación del proyecto

2. SELECCIÓN DE PROYECTOS

Objetivo:

Reconocer la importancia que tiene la selección adecuada de proyectos para optimizar los beneficios en relación con los recursos escasos disponibles.

2.1 Métodos de Filtraje de proyectos

La selección de proyectos es un proceso complejo que depende de muchas decisiones relacionadas: Entre los métodos de selección se tienen:

 Matriz de selección

 Matriz de selección ponderada

 Análisis de costo beneficio

Diagrama polar para evaluar proyectos:

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