Administración De Proyectos

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Definición de Proyecto

Es un proceso de actividades con un inicio y una finalidad, que deberá utilizar todos los recursos, que son limitados, con que cuenta la organización para obtener los resultados deseados. El proyecto por definición tiene una fecha de inicio y termino determinado, así mismo, el alcance, el presupuesto y el recurso asignado para el logro de los objetivos.

Entonces un proyecto es cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único, que tiene restricciones de compromisos de tiempo, requerimientos de recursos y limitaciones de presupuesto y que puede ser definido por una serie de actividades concurrentes.

Administración de Proyectos

La Administración de Proyectos, es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo. Es la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del mismo.

También se dice que la Administración de Proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

La Administración de Proyectos es una técnica en la cual a través de la planeación, dirección, y demás procesos administrativos se aúnan para lograr así una o varias metas que se habían previsto, tomando en cuenta también los recursos que se tienen para el logro de dichas metas.

Administración de Proyectos ¿ciencia o arte?

La administración de proyectos es una ciencia en lo que se refiere al uso de procesos probados y a las técnicas que permiten alcanzar resultados exitosos. Pero es un arte debido a que tiene mucho que ver con relacionarse y manejar gente y esto requiere de habilidades intuitivas que han de aplicarse a situaciones que varían y a menudo son totalmente únicas de proyecto a proyecto.

Una buena metodología de gestión de proyectos proporciona el esquema de trabajo, los procesos, normas y técnicas para manejar a la gente y la cantidad de trabajo asociado; por lo que ésta incrementa las probabilidades de tener éxito, y en consecuencia proporciona valor a la organización, al proyecto y al Gerente del Proyecto.

Los procesos y técnicas de administración de proyectos son usados para coordinar recursos con el fin de alcanzar resultados predecibles. Sin embargo, se debe entender de antemano que la administración de proyectos no es enteramente una ciencia, por lo que nunca existe una garantía de que haya resultados exitosos. Dado que la ejecución de proyectos involucra gente, siempre existirá un factor de complejidad e incertidumbre que no podrá controlarse totalmente.

Importancia de la Administración de Proyectos

La Administración de Proyectos es importante ya que es utilizada en una gran variedad de áreas, abarcando desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

Sin lugar a duda la Administración de Proyectos es de gran ayuda para las empresas u organizaciones que se planteen metas ya sea a corto o mediano plazo, para lograr así alcanzar las metas de la mejor manera tomando en cuenta los recursos con los que cuenta cada una y de acuerdo a las necesidades de las mismas.

Toma de decisiones asociadas a un proyecto:

• Son múltiples y variados los niveles decisorios

• No son unipersonales sino en forma grupal

• Existen diversas instancias de apoyo

• Implica riesgo

• Antecedentes justifica torios

Tipos de Proyectos

Uno de los problemas que surgen al evaluar un proyecto es la gran diversidad de tipos distintos que se pueden encontrar, dependiendo del objetivo del estudio y de la finalidad de la inversión.

Objetivo o finalidad del estudio: tres tipos de proyectos:

Medir la rentabilidad del proyecto, es decir la inversión total, no importa de donde vengan los fondos.

Medir la rentabilidad de los recursos invertidos en el proyecto.

Medir la capacidad del proyecto por los compromisos.

Según la finalidad o el objeto de la inversión: hay proyectos que buscan crear nuevos negocios, y los que buscan evaluar un cambio, mejora o modernización en las empresas.

¿Qué es un Administrador de Proyectos?

Para la creación de los proyectos considero que debe existir una persona o personas que dirijan y vean hacia a donde quieren llevar a la organización (Administradores de Proyectos) esto en lo que respecta la creación y elaboración de las directrices o proyectos para alcanzar las metas que se hacían ya establecido, así como también revisar que la ejecución exitosa del mismo. Por lo mismo debe haber “guardianes” que realicen, estudien, lleven a cabo y ejecuten las mismas, así como cuidar que estas sean llevadas a cabo de la manera adecuada para lograr el éxito y alcanzar las metas planteadas.

¿Qué funciones tienen y cuál es su importancia?

El administrador de proyectos debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos convenidos.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

* ¿Qué se va a hacer?

* ¿Cuándo se va a hacer?

* ¿Por qué se va a hacer?

* ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?

* ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

La importancia de que exista un administrador de proyectos es debido a que en las organizaciones actuales existe gran complejidad por lo tanto es necesario la administración efectiva y especifica. Por lo tanto en la implementación de los procesos y estudio de los mismos es de gran importancia la existencia de un administrador debido también a que esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

Características de la Administración de Proyectos

❖ Todos ellos tienen un principio y un fin.

❖ Todos los proyectos son únicos. Pueden ser similares a proyectos previos pero son únicos en términos de su programación, recursos, ambiente de negocios, etc.

❖ Los proyectos resultan en la creación de uno o más entregables.

❖ Los proyectos también tienen asignados recursos (ya sean de tiempo completo, medio tiempo o ambos).

❖ Los proyectos pueden ser manejados usando un conjunto común de procesos.

❖ Los proyectos deben ser definidos y planeados

❖ Los proyectos deben gestionar el alcance, los riesgos, la calidad, el estatus, etc.

❖ Los proyectos son generadores de bienes o servicios

Beneficios y Desventajas de la Administración de Proyectos

Beneficios

* Pocas sorpresas

* Roles y responsabilidades

* Eficiente calendarización de los recursos

* Control continúo del proyecto

* Temprana identificación de los problemas

* Trabajo en equipo

* Énfasis en la calidad

* Satisfacción del cliente

* Mejores márgenes de utilidad

Desventajas

* Curva de aprendizaje – tiempo

* Asignación de recursos dedicados

* Inversión

Ciclo de la Administración de Proyectos

Durante el ciclo de la Administración de Proyectos pasan por diversas etapas pero las principales son la planeación y la ejecución, ya que esto es lo que definirá el éxito o fracaso del proyecto.

Dando un ejemplo sobre lo que es el ciclo de un proyecto sería: inicio del proyecto, es cuando se reúnen o se empieza la creación del mismo, la planeación es cuando se estudian las metas a las que se quiere llegar, se estudian y analizan los pros y los contras para así seguir con la implementación o ejecución. Seguido de esto se evalúa la ejecución del proyecto con un monitoreo y control, definiendo así la continuidad o cambio del mismo, si se quiere cambiar se prosigue con la planeación y se inicia el ciclo

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