COMPONENTES DE UNA OFICINA

¿Qué es la ofimática?

El término ofimática hace referencia a todas las herramientas y los métodos que se aplican a las actividades de oficina que posibilitan el procesamiento computarizado de datos escritos, visuales y sonoros.

La ofimática tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la simplificación, mejora y automatización de la organización de las actividades de una compañía o grupo de personas (gestión de datos administrativos, sincronización de reuniones, etc.).

Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones de compañías requieren un mayor grado de comunicación, la ofimática ya no se limita solamente a capturar documentos manuscritos. En especial, también incluye las siguientes actividades:

• intercambio de información;

• gestión de documentos administrativos;

• tratamiento de datos numéricos;

• planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo.

Herramientas del paquete para oficina

El término "paquete para oficina" hace referencia a todos los programas de software que permiten realizar las tareas que normalmente se llevan a cabo en una oficina. En especial, un paquete para oficina incluye, por lo tanto, los siguientes programas de software:

• procesamiento de textos;

• una hoja de cálculo;

• una herramienta de presentación

• una base de datos;

• un programador.

A continuación se enumeran los principales paquetes:

• AppleWorks

• Corel WordPerfect

• IBM/Lotus SmartSuite

• Microsoft Office

• Sun StarOffice

COMPONENTES ESENCIALES DE UNA OFICINA

Una oficina es un lugar destinado para realizar trabajos de tipo administrativo, es considerada como un sistema nervioso central, ya que es justamente ahí donde se procesa la información que se necesita para la toma de decisiones.

Existen dos componentes esenciales como recursos básicos en una oficina, uno es el factor humano, es decir, un grupo organizado de personas dotadas con conocimientos específicos y cualidades necesarias para planificar, dirigir, coordinar y controlar ciertas actividades acordes con los fines y objetivos de una empresa, y por otro lado, es la dotación compuesta por mobiliario, materiales y equipos necesarios para el trabajo eficiente tales como: muebles y sillas, estantes y ficheros, teléfonos, fax, impresoras multifuncionales, calculadoras, sistemas de televisión ( altavoces y busca personas) computadores con internet, cámaras web, micrófonos, suministro o útiles de oficina tales como, carpetas, perforadoras, clips, lápices, bolígrafos, entre otros.

Comenzaremos por lo más básico. Lo primero que debemos tener en cuenta para crear un ambiente de trabajo eficiente. Las máquinas: en ellas están los software, se conectan las redes y tenemos acceso a internet.

Ellos, son la base concreta para aplicar lo intangible.

Hardware

Lo compone todas las partes físicas de un computador, hace posible el funcionamiento del procesador de datos.

En el hardware se encuentra la CPU,conocido como procesador o microprocesador, por el cual pasan todos los datos que interconectan el componente del hardware.

Otro elemento importante que compone éste, es la memoria RAM,que cumple con la función de ayudar a la CPU en el procesamiento de datos, siendo éste fundamental para el procesador y así no se vea saturado al momento de accionar.

La memoria RAM es esencial para un computador. Almacena temporalmente la información en el procesador; lee, procesa y ejecuta. La memoria RAM no puede ser inferior a 1Gb sino, el computador operará con menor fluidez.

Tenemos también las tarjetas gráficas o tarjetas de video, éstas han tenido una gran evolución en el hardware, ya que se han utilizado videos de imágenes de excelente calidad. Pero éstas no son tan importantes para armar una empresa, solo son partes de un hardware.

En el hardware hay componentes conocidos como periféricos de entrada, estos son: Mouse, Teclado, Webcam, Scanner, Micrófono Lector CD-DVD. Éstos, son los medios para ingresar los datos que el procesador se encarga de tramitar.

A la vez existen los de salida estos son: Monitor, Impresora, Pantalla, Parlantes, Tarjeta gráfica, Tarjeta de sonido, éstos se encargan de visualizar los resultados de la operación solicitada en el procesador.

Software

Software son las partes lógicas e intangibles de un computador, este actúa como anexo entre usuario y software. Es utilizado como instructor ya que va a indicar al computador que es lo que tiene que hacer. Se puede decir que son los programas usados para dirigir las funciones de un sistema de computación o un hardware, se utiliza para realizar tareas específicas, el software es muy útil y en otras palabras es que el usuario manda al software y el software manda al hardware para así realizar trabajos en computadores. entre estos software se encuentran los sistemas operativos tales como, Windows 7, que últimamente es muy utilizado por todos los que trabajan con computadores, por este se debe pagar una licencia con un alto costo en nuestro país (Chile) , otro existente es Mac Os, desarrollado por Apple y que es conocido por haber sido el primer sistema dirigido al gran público en contar con una interfaz gráfica compuesta por la interacción del mouse con ventanas, icono y menús, éste, al igual que Windows se debe pagar una licencia para poder utilizarlo, También estáLinux, que cumple la misma función que Windows pero con un gran detalle, la licencia de Linux es gratis.

Además de tener estos sistemas operativos para el computador, también es sumamente importante protegerlo. En el mercado se encuentran los antivirus, de los cuáles, los más demandados son: Norton, Nod32, McAfee, entre otros.Éstos, han demostrado ser los más eficientes en el último tiempo tiempo.

El software más conocido y utilizado en ámbitos generales es el Microsoft Office, un complemento que NO puede faltar en una oficina de trabajo, ya que es dicho software quién ayuda a realizar trabajos de textos, exposición,

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