CREACION DEL PROCESO DE BUSINESS PARTNERS

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BUSINESS PARTNERS

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I N D I C E

Procedimiento para crear un Business Partner        4

Direcciones        6

Contactos por Partner        7

Roles Cliente        10

Rol Receptor        15

Rol Facturado        17

Indice Crediticio        19

Rol Pagador        21

Rol Proveedores        22

Rol Expedidor        25

Rol Facturador        27

Rol Pagado        29

CREACION DEL PROCESO DE BUSINESS  PARTNERS

Procedimiento para crear un Business Partner

El procedimiento básico para crear un nuevo Business Partner (Cliente Proveedor) está detallado en le siguiente documento.

Estos procedimientos pueden cambiar con el tiempo ya que el uso de cada campo puede variar de acuerdo alas necesidades del cliente

Sin embrago las instrucciones básicas para el uso en  BaaN V serán descritas en detalle a continuación:

Lanzar sesión Business Partner (BP)

Baan Common Data / Datos Generales / Partners

Con el comando insertar se inicia el proceso de creación, con esto llegamos ala siguiente sesión:[pic 3]

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Esta es la pantalla principal donde la información  básica a cerca del nuevo Business Partner será configurada.

Primeramente el campo partner será creado de acuerdo a los parámetros definidos en la sesión tccom000m000 (parámetros de COM) en la cual se define si se usa el predefinido grupo de números con esta opción el sistema asigna automáticamente un secuencial a cada cliente / proveedor, caso contrario la empresa asigna sus propios códigos.

El siguiente campo es el nombre del Partner, normalmente es el nombre legal de la Cia.

La clave de acceso es capturada automáticamente del nombre.

El partner padre nos ayuda cuando existe relación entre casa matriz y varias sucursales, de esta manera se crea la relación entre los diferentes partners dentro de Baan.

Si en el campo de dirección  usamos el comando buscar para seleccionar la dirección del BP, llegamos a la sesión:

Direcciones

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Si la dirección no ha sido predefinida, será necesario crearla usando el comando Nuevo..

Con lo que llegamos a la sesión:

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Se sugiere llenar la información como está descrito en la pantalla, los códigos de las direcciones funcionan de la misma manera como los códigos y series de los business partners, las series que usted seleccionará será la primera parte del código de la selección.

Él numero de casa es usado para ingresar él numero de suite también. El GEO es un código de impuestos que esta relacionado con ciertos programas de computación de impuestos que es usado en los Estados Unidos, estos productos tienen interfaces con Baan para intercambiar información entre sistemas.  

Cabe mencionar que BaaN V permite asignar números propios  creados por la empresa o números creados por el sistema, si este último método es usado, el código será definido por Baan y no podrá ser creado manualmente.

La siguiente pantalla es Detalles, en la que entre otra información debemos llenar el NIF, dirección electrónica, internet e información diversa.

Por último tenemos la pantalla de Segunda Dirección, en la que encontramos datos de dirección adicionales. Una vez creada nuestra dirección, el campo siguiente es contacto.

Contactos por Partner

Haciendo zoom a la sesión de contactos podemos escoger contactos entre los ya existentes o crearlo usando el comando Nuevo lo que nos lleva a la siguiente pantalla:

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Zoom dentro del Código de Contacto y llegamos a la pantalla:

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Podemos usar las opciones de clasificador y el zoom para ver si el contacto que se va a usar existe o no.

Asumiendo que el contacto no existe, debemos utilizar el comando nuevo, con lo que llegamos a la pantalla:

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La información del contacto funciona de la misma manera como los códigos de BP y de dirección, con zoom podemos entrar en el campo código de contacto y seleccionar el primer numero disponible (series) y registrar  los detalles del contacto.

Concluido el Contacto, regresamos al siguiente campo que es el de status el mismo  que tiene tres opciones las cuales son:

Activo, Potencial e Inactivo

Activo significa  que el BP puede ser usado en cada uno de los roles a los que se le asigne, Potencial en cambio es solamente un prospecto al que no se le puede afectar con movimientos, y, Inactivo equivale a bloqueado. Adicionalmente disponemos de fechas en las que se indica el periodo por el cual el estatus que tiene está vigente.

La siguiente pantalla es la de Detallado en la cual encontramos los  campos que se visualizan así :

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El campo tratamiento se refiere al predefinido que aparecerá siempre antes del nombre, ejemplo: Estimado Dr…

Si marcamos Partner Ocasional, entonces se trata de un Partner genérico, es decir un código que se lo puede usar para distintos clientes/proveedores que no tienen un historial de operaciones con la empresa sino mas bien son por la ocasión.

En la mayoría de organizaciones la información del numero de NIF es obligatoria por cuanto representa él numero legal de la Cia (par nuestro caso es el RUC). En algunos países las Empresas aparte del NIF poseen una Identificación Legal

La última pantalla es Enterprise Modeler,  misma que hace referencia a la Unidad Empresarial, por el momento podemos pasar sin marcar el campo Partner Interno.

Roles Cliente

Si este BP es un cliente los cuatro comandos de roles que están en la parte baja izquierda de la primera pantalla (general)  deben ser activados con la información correspondiente, primero el rol de “Cliente” para tener la capacidad de ingresar ordenes y pedir solicitudes, la pantalla se la visualiza de la siguiente manera:

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Estatus de Partner: Activo, Potencial e Inactivo

Como ya se indicó, Activo significa  que el BP puede ser usado en este rol, Potencial en cambio es solamente un prospecto al que no se le puede afectar con movimientos, y, Inactivo equivale a bloqueado; y claro, disponemos de fechas en las que se indica el periodo por el cual el estatus que tiene es vigente. Este estatus solo se refiere al rol como cliente.

Los campos de zona, sector y tipo de partner son relacionados al cliente de acuerdo a la zona en la cual conduce sus funciones como cliente.  Esta información puede ser usada para integraciones financieras.

El campo Sector puede ser usado para agrupar clientes que pertenecen al mismo sector financiero puede ser usado para generar estadísticas de compra y venta.

En el campo aviso de partner tiene la  funcionalidad de emitir un mensaje predeterminado para este partner como por eje contactar con cierta persona o departamento.

El campo Tipo de Partner se lo usa para agrupar los BP con características similares, podemos bloquear o desbloquear ordenes de venta por el tipo de BP.

El campo de estadísticas por BP nos sirve para relacionar las estadísticas de venta.

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