Como Aprender Excel

Excel para Trabajar

Nivel I

1. Conceptos Básicos

¿Qué sabré o qué podré hacer al finalizar esta sección?

Abrir una aplicación de hoja de cálculo. Abrir una hoja de cálculo existente. Abrir varias hojas de cálculo.

Reconocer conceptos básicos de Excel (celdas, columnas, filas, etc.) Cerrar la aplicación de hoja de cálculo.

Introducción

Excel es un programa de hoja de cálculo, es decir, una aplicación diseñada para trabajar con datos y números. Este poderoso programa es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de fórmulas químicas complejas o manipulaciones y representaciones de estadísticas en forma gráfica.

2. Conceptos Básicos

Al abrir la aplicación de Excel, encontraremos una hoja de cálculo en blanco y en la parte superior de la pantalla, una barra de menú.

Si hacemos clic sobre cada una de estas palabras, se nos abrirá un menú diferente. Cada menú nos ofrece una selección distinta de posibles acciones.

Debajo de la barra de menú encontraremos la barra de herramientas:

Esta barra presenta varios íconos, correspondientes a funciones diferentes. Aunque en algunos casos, éstas son las mismas a las que se accede a través de la barra de menú.

Debajo de la barra de herramientas encontrará una casilla larga y a la izquierda de ésta, el símbolo “=”. Ésta se llama la barra de fórmulas.

Debajo de estas barras hay una cuadrícula que, en el borde superior está identificado con letras y, en el lado izquierdo, con números. Este es el espacio de trabajo de Excel. Cada uno de los cuadritos en la cuadrícula se llama celda y todas las celdas en una línea vertical forman parte de una columna, y todas las celdas en una línea horizontal forman parte de una fila. Cada hoja de cálculo tiene exactamente 65.536 filas y 256 columnas.

COLU

CE

FI

Cada columna o fila se denomina por la letra o el número correspondiente. Las filas están numeradas de 1 a 65.536 y las 256 columnas están marcadas, cada una, con letras (A, B, CH, CI, DE, etc).

Las letras y los números también se usan para determinar el nombre de cada una de las celdas. Por ejemplo, la primera celda en la esquina izquierda del lado superior de la cuadrícula, que está formando parte de la columna A y de la fila 1, se llama A1.

Si hacemos clic sobre una de las letras, se selecciona la columna correspondiente a la letra. De igual manera se seleccionan las filas mediante un clic sobre el número que corresponda.

Para seleccionar una de las celdas solo tenemos que hacer clic sobre ella y aparecerá el nombre correspondiente en una casilla pequeña a la izquierda de la barra de fórmulas (en el círculo rojo de la figura siguiente).

Cuando una columna o fila está seleccionada por completo, el espacio que está adentro cambia de color blanco a celeste rodeado por un borde grueso. Cuando una celda está seleccionada, no cambia de color, pero el borde sí se engrosa.

El objetivo de seleccionar una parte de la hoja de cálculo es modificar, copiar o, de alguna manera, trabajar con la información contenida dentro de esos parámetros.

En Excel, la cuadrícula entera tiene el nombre de hoja de cálculo. Los archivos de Excel se conocen como libros de trabajo, y cada uno de estos puede tener varias hojas de cálculo.

Para navegar de una hoja de cálculo a otra, se utilizan las pestañas que se encuentran al extremo inferior izquierdo de la hoja de cálculo del ejemplo. Las pestañas dicen Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3 y, como la hoja de cálculo está ahora abierta en la hoja “Hoja 2”, aparece escrito en una letra más oscura que las de las otras dos pestañas.

Como todavía no hemos escrito dentro de ninguna de las hojas, no es muy evidente la diferencia entre ellas. Pero podemos notarlo seleccionando celdas distintas en cada una de las hojas.

2. Creación de Tablas

¿Qué sabré o qué podré hacer al finalizar esta sección?

Ingresar números y textos. Usar el comando Deshacer. Crear una tabla de datos.

Seleccionar un rango de celdas adyacentes. Seleccionar celdas no adyacentes.

Reconocer las diferentes partes de una fórmula. Ingresar una fórmula sencilla.

Introducción

En esta unidad aprenderemos a usar la función más básica que tiene Excel, la de crear tablas. Las tablas se utilizan para organizar cualquier tipo de información, de manera que sea más fácil ver la relación entre los datos. Esta tabla también es la base para una infinidad de funciones y aplicaciones disponibles en Excel.

1. Cómo ingresar y modificar números y textos en una celda

En una hoja de cálculo se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, números y fórmulas. Los primeros dos tipos de datos, los números y el texto, son lo que llamamos valores constantes. Esto quiere decir que este valor no cambia, a no ser que lo modifiquemos o lo borremos.

Una fórmula es un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc., y que producen un resultado. Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=).

Es posible que el texto que acabamos de ingresar sea más largo que lo que se ve en la longitud de la celda y puede “invadir” las celdas adyacentes a su derecha, siempre que estén vacías. Si no lo están, el texto será recortado dentro de la celda. Pero es importante recalcar que, aunque el texto parezca invadir el espacio de las celdas adyacentes, éstas siguen vacías y en realidad todo el texto sigue “contenido” dentro de la celda dónde hemos empezado a escribirlo.

Los números que son demasiado largos para caber dentro de una celda se expresan de otra manera en Excel (notación científica). La barra de fórmulas muestra siempre el valor que ingresamos originalmente. Pero si ensanchamos la columna que contiene la celda en cuestión, el número se mostrará completo.

Para ensanchar una columna o una fila, basta con que coloquemos el cursor sobre la línea que la divide de la siguiente y, manteniendo el botón del mouse apretado, la desplacemos hacia la izquierda o hacia la derecha, dependiendo si lo que queremos es ampliarla o reducirla. El cursor, al posicionarse entre columnas o entre filas, adquiere la forma de flechas en distintas direcciones.

1.1. Cómo borrar el contenido de una celda

Hay tres maneras diferentes de borrar el contenido de una celda:

 Una posibilidad es que seleccionemos la celda con un clic y, luego, oprimamos la tecla

Suprimir (o la tecla Del);

 También podemos seleccionar la celda con un clic y hacer clic sobre la opción Edición en la barra de menú. Entre la lista de opciones que se abre, elegimos Borrar y, luego, la opción Contenido; o

 Seleccionamos la celda con un clic (del botón izquierdo del mouse) y, luego, hacemos clic con el botón derecho del mouse, aparecerá un menú contextual. Entre la lista de opciones que se abren, debemos seleccionar borrar contenido.

1.2. Cómo modificar el contenido de una celda

Tal como otros procesos básicos de Excel, hay varias maneras diferentes para modificar el contenido de una celda. Además, el proceso es distinto dependiendo del tipo de modificación.

 Por ejemplo, si lo que queremos hacer es simplemente reemplazar un

contenido con otro, el proceso es similar al de borrar el contenido de una celda:

1. Primero, ingresamos algún texto o número nuevo en cualquier celda de la hoja de cálculo y, luego, oprimimos la tecla Enter para aceptarlo.

2. Ahora hacemos clic de nuevo sobre la celda para reemplazar el contenido que acabamos de ingresar.

3. Debemos recordar que para hacer una modificación a algún texto dentro de

una hoja de cálculo es necesario seleccionar la celda donde comienza el texto, no en una de las celdas adyacentes en las cuales el texto parece extenderse.

4. Escribimos el nuevo contenido; al empezar a escribirlo, automáticamente, iremos reemplazando el anterior contenido de la celda.

 En cambio, si queremos solamente hacer una modificación al contenido existente de una celda, y no reemplazarlo completamente, lo que debemos hacer es lo siguiente:

1. Hacemos doble clic sobre la misma celda.

2. Aparecerá un cursor al interior de la celda. Ahora podremos hacer una modificación al texto de la manera como se haría en un documento de Word, utilizando las flechas direccionales del teclado y las teclas “Suprimir” y “Retroceder”.

3. Cuando hayamos terminado de modificar el contenido de la celda, sólo debemos oprimir la tecla

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