Diseño де Procesos

Tema 1: Diseño de Procesos (1ra Parte)

Un proceso se define como un conjunto de tareas, actividades o acciones lógicamente relacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de información, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas también de materiales (productos) o información con un valor añadido.

Otra definición sería el orden de las distintas actividades elementales de un modo determinado, cada una de estas ordenaciones constituye un proceso.

Juran, lo define como una serie de acciones sistemáticas dirigidas al logro de un objetivo. Por lo que un proceso debe de: Estar orientado hacia el objetivo; Ser sistemático; Ser capaz y Ser legítimo.

El Diseño de un Proceso parte del conocimiento del fin que se desea conseguir y de la elección y ordenación de las actividades necesarias para ello.

Hay tres elementos importantes en un proceso:

Valor agregado:

Aquellas que transforman los datos e insumos para crear información y productos o servicios para el cliente.

Traspaso (flujo):

Aquellas en las que se entrega de manera interdepartamental o externa la información y productos.

Control:

Aquellas que permiten que las actividades de traspaso se lleven a cabo de acuerdo a especificaciones previas de calidad, tiempo y costo establecido.

El Diseño de Procesos involucra una secuencia de etapas, en cada una de ellas se hace necesario tomar alguna decisión, las cuales pertenecen a ámbitos de disciplinas bastante diferentes como por ejemplo las tecnológicas, las económicas, las sociales y las medioambientales. Esto, lamentablemente no significa que el trabajo se reduzca a una mera aplicación de las bases teóricas de cada aspecto involucrado, sino que hacen que el diseñador deba encarar la tarea desde algún enfoque que abarque integralmente cada una de las cuestiones.

Mejoramiento de un proceso se define como el esfuerzo continuo para saber acerca del sistema de causas en un proceso y para usar este conocimiento para cambiar el proceso para reducir la variación y complejidad y para mejorar la satisfacción del cliente.

Recordemos que son los procesos y no las organizaciones los sujetos a reingeniería.

El rediseño y mejora de procesos busca satisfacer mejor los requisitos de los clientes. Por ello, el rediseño de un proceso debe garantizar que la transformación del input en output se hace de forma mejor, más rápida o más económica.

Los tres elementos principales de un sistema bien diseñado son la eficacia o efectividad, la eficiencia y la flexibilidad; guardando el adecuado equilibrio entre ellos se obtendrán resultados óptimos del proceso.

1. La eficiencia viene determinada por la mínima utilización de recursos posibles.

2. La flexibilidad por la capacidad de adaptación (cada vez más importante).

3. La eficacia mide la capacidad del proceso de producir el resultado deseado.

Los tres tipos de rediseño de procesos que se puede acometer son: mejora en costes; mayor competitividad, llegando a ser el mejor de un grupo de referencia y la de innovación radical, definiendo una nueva forma de operar. En todo caso se trata de replantear desde una “base cero” cómo se hacen las cosas.

Los objetivos específicos de la evaluación y diagnóstico de procesos representan básicamente los fundamentos de la Reingeniería, por lo que tenerlos en mente ayudará a encontrar la verdadera utilidad y relevancia de dicha filosofía y por medio de ella lograr determinar si los procesos y/o sus actividades componentes:

a) Son necesarias o son exigencias internas de la institución.

b) Agregan valor al negocio o al cliente.

c) Pueden realizarse de otra manera.

d) Están distribuidas adecuadamente dentro de la empresa.

e) Ayudan al logro y consecución de los objetivos de la empresa.

La evaluación y diagnóstico de procesos, permite hacer una revisión de las actividades que actualmente se realizan, agrupándolas de la siguiente manera: a) Actividades que actualmente se realizan y se deben seguir realizando.

b) Actividades que actualmente se realizan y no se deben seguir realizando.

c) Actividades que actualmente no se realizan y se deberían realizar.

ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE SE REALIZAN Y SE DEBEN SEGUIR REALIZANDO:

Estas son aquellas actividades imprescindibles para el desarrollo de los procesos de la empresa, difícilmente se pueden obviar ya que de su ejecución depende el logro de los objetivos de cada uno de ellos. Es aquí en donde la labor del analista juega un papel muy importante, pues aunque las actividades no se pueden eliminar, si pueden llegar a facilitarse o mejorarse.

ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE SE REALIZAN Y NO SE DEBEN SEGUIR REALIZANDO:

Son todas aquellas actividades de las cuales se puede prescindir sin alterar el objetivo del proceso.

Normalmente este grupo de actividades está conformado por exigencias internas de la empresa e inadecuada distribución de funciones dentro de la organización, además de requisitos y controles innecesarios.

ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE NO SE REALIZAN Y SE DEBEN REALIZAR:

Son todas aquellas actividades a las que no se les ha dado importancia, pero que su realización ayudaría a mejorar la calidad de los procesos y por ende de los productos y/o servicios que se le ofrecen a los clientes.

La filosofía que fundamenta a la Reingeniería indica que para la elaboración de los procesos se debe partir de cero, sin embargo no existe metodología alguna que indique a ciencia cierta cómo realizarla, simplemente existen interpretaciones particulares sobre esa filosofía y elaboración de propuestas adecuadas a dichos criterios.

Tema 02: Diseño de Procesos (2da Parte)

Cualquier metodología para el diseño de procesos puede llegar a tener el éxito deseado, si se fundamenta claramente y sobre todo si se adecua a las características particulares de la organización en donde se aplique.

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