Docuemntación Para La Elaboración De Un Sistema De Información

ÍNDICE:

Pág.

Síntesis................................................................................................................. 3

Introducción.......................................................................................................... 4

Justificación.......................................................................................................... 6

Objetivos.............................................................................................................. 7

Antecedented....................................................................................................... 8

Problematica........................................................................................................ 10

Alcances y Limitaciones....................................................................................... 13

Fundamento Teorico............................................................................................ 14

Procedimientos Realizados.................................................................................. 17

Resultados........................................................................................................... 19

Conclusiones y Recomendaciones...................................................................... 33

Referencias Bibliograficas................................................................................... 35

Anexos................................................................................................................. 36

SÍNTESIS

El presente documento detalla el desarrollo y evaluación del Sistema de Control CEUSS. El sistema es realizado para el Centro de Estudios Universitarios DEL SUR Y SURESTE, ubicado en la Avenida Central Oriente No. 725, Colonia Centro, Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, México.

El objetivo de este proyecto es dar una solución al problema creciente originado por el incremento de los alumnos, mediante la generación de un sistema informático que apoye la gestión de los datos requeridos por la institución educativa.

En la etapa de desarrollo del Sistema de Control CEUSS se utilizó la metodología de diseño denominada “Ciclo de Vida de Base de Datos” de los autores James A. Senn y E. Kendall Kenneth y E. Kendall Julie, el cual abarca las etapas de planificación de la base de datos, definición de sistema, colección y análisis de requerimientos, diseño de la base de datos, selección del DBMS, diseño de aplicación, prototipo, implementación, carga y conversión de datos, prueba y mantenimiento operacional.

Para el proceso de desarrollo se utilizaron herramientas que permitieron en el caso de diseñar y crear la base de datos a través del programa Microsoft Visual Basic 6.0 y MySQL 5.1.41 como administrador de la base de datos.

La realización de las etapas anteriormente mencionadas dieron como resultado un sistema informático que automatiza los procesos, además de generar y mostrar de forma amigable información histórica del personal docente, administrativo y alumnado.

I. INTRODUCCIÓN

Un sistema de base de datos, hoy en día es una necesidad en cualquier empresa, ya que gracias a ella se realizan una infinidad de procedimientos ya que se considera una entidad importante donde se puede almacenar datos de manera estructurada. Esto con la finalidad de que los datos puedan ser administrados por algún usuario.

El Centro de Estudios Universitarios DEL SUR Y SURESTE, fue creado el 23 de Julio del 2008, abriendo inscripciones y aceptando alumnos, hasta el momento hay algunos alumnos en proceso de graduación, la ubicación de la institución es ubicado en la Avenida Central Oriente No. 725, Colonia Centro, Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, México, donde actualmente tiene a su cargo un aproximado de 460 alumnos, y con el personal capacitado para el beneficio de los alumnos ya que su lema es “Educación de Calidad a Bajo Costo”.

La institución cuenta con políticas en el ámbito (financiero y datos personales del alumno), pero por motivos de confidencialidad no se puede dar a conocer, ya que es una institución privada. Anteriormente el Centro de Estudios Universitarios DEL SUR Y SURESTE, no contaba con ningún sistema de ayuda para el manejo de la información, para llevar el control y automatización de la institución. Sin embargo surge una necesidad muy importante, la cual consiste en implementar un software que nos permita llevar el Control de las Licenciaturas, Docentes, Alumnos, Cuatrimestres, Materias, Pagos y Calificaciones.

El sistema con el que contaban anteriormente para llevar el registro de un alumno y sus calificaciones, al momento de registrarse en la institución, se hace de manera manual en una computadora, las operaciones que realiza el administrador son las siguientes:

 Llenado de una ficha de Inscripción. (registra el alumno, después borra los datos para reutilizar el mismo formato).

 Comprobante de pago de Inscripción. (registra el alumno, después borra los datos para reutilizar el mismo formato).

 Comprobante de pago de Colegiaturas. (registra el alumno, después borra los datos para reutilizar el mismo formato).

 Calificaciones de Boletas, Actas de Evaluación y Kardex. (lo hacen verificando las calificaciones entregadas por los docentes, y manualmente hacen el llenado de las Boletas, Actas de Evaluaciones y Kardex).

Para cubrir la necesidad que tiene la institución se crea el Sistema de Control CEUSS, con la finalidad de administrar y controlar la información, desde almacenar hasta crear los reportes utilizados por la institución. Permitiendo de esta manera mayor rendimiento en el trabajo de usuario final. En este caso el administrador que realiza todas estas operaciones es el Departamento de Control Escolar, por lo que se considera que ella junto con el Jefe del Área de Control Escolar de la institución, son los únicos usuarios finales que existirán en el sistema, ya que ellos son los únicos miembros encargados de esta área, y por lo tanto tienen mayor conocimiento referente a este tipo de operaciones.

Esta base de datos es elaborado a través del programa Microsoft Visual Basic 6.0 y MySQL 5.1.41, el cual nos permite crear una Base de Datos donde nos almacena la información.

II. JUSTIFICACIÓN

Anteriormente el Centro de Estudios Universitarios DEL SUR Y SURESTE, realiza las Fichas de Inscripción, Comprobante de Pago de Inscripción y Colegiatura, además de la Boletas de Calificaciones, Actas de Evaluación y Kardex de manera manual, por lo que no se cumple de manera satisfactoria una de tantas necesidades con las que cuenta la institución, por ello es necesario la implementación de un nuevo software, el cual cumpla con el objetivo primordial que se requiere para el control de dicha información, permitiendo mayor comodidad y confiabilidad en la información que se maneja.

El Sistema de Control CEUSS, se elaboró con la finalidad de ahorrar tiempo y trabajo específicamente en el Departamento de Control Escolar de la institución, ya que es ahí donde se llevan a cabo las diferentes operaciones del manejo de la información de los alumnos y sus calificaciones, y de esta manera facilitar el uso de Fichas de Inscripción, Recibos de Pagos, Boletas de Calificaciones, Actas de Evaluación y Kardex.

Las Fichas de Inscripción y Recibos de Pagos son de suma importancia en la institución, ya que cada vez que se inscribe o realiza un pago de colegiatura el alumno, el operador no tendrá que borrar los datos del alumno que registro anteriormente para volver a utilizar el mismo formato.

Los reportes de calificaciones como son Boletas, Actas de Evaluación y Kardex, no tendrán que estar guardando los formatos de calificaciones de cada alumno, ya que gracias a este nuevo software las operaciones serán mucho más fáciles y rápidas, ya que con este sistema será más eficiente realizar todas estas operaciones, lo que motivará al usuario, además de que con este sistema la institución tendrá una imagen más a la vanguardia. Otra de las razones por la que se decide elaborar este software, es con la idea de que la información sea clara, concisa y libre de errores, permitiendo además mayor seguridad en el manejo de la información.

Anteriormente no se tenía la seguridad adecuada en los datos, puesto al ser llenado los formatos de manera manual, y ser guardados en archiveros, se tenía el pendiente de que algún día por motivos de descuidos, estos expedientes desaparecieran de la institución, ahora con el uso de este nuevo software se tendrá mayor confiabilidad en los datos.

Con el uso del Sistema de Control CEUSS, el operador podrá hacer el respaldo de la Base de Datos, sin la necesidad de contratar una persona especializada, y la

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