El concepto de sistema de información (SI)

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja.

Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizada o sistematizada sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos.

Como podremos ver en el trabajo siguiente, estamos en la época del cambio, la generación de ejecutivos que esta liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la tecnología y aplicarlos a su organización, gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es más fácil exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas.

Algunos expertos comparan la era de la Revolución Industrial con la época que actualmente esta viviendo la tecnología, con lo que comparto mi idea pues cada día vemos nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la organización que no este preparada para estos cambios, que no tenga capacidad de información o que la misma sea muy débil simplemente no puede competir contra el resto de organizaciones.

A continuación se detalla la forma en que los ejecutivos de esta nueva generación encuentran apoyos que les ayuden a ser más eficientes.

SISTEMA DE INFORMACION

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Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, los

cuales formarán parte de alguna e las siguientes categorías:

• Personas.

• Datos.

• Actividades o técnicas de trabajo.

• Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, estos son el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información informático. No obstante un sistema de información puede estar basado en el uso de computadoras. Según la definición de Langefors1 este tipo de sistemas son:

• Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones lingüísticas,

• así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM, EIS)

Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de información para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible, provee al

ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.

Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar información de la situación actual de la compañía y dejan en un plano secundario la visualización o proyección de esta información en escenarios futuros.

En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y administra muchas de las funciones de información diarias en relación con las áreas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra índole que el ejecutivo requiera.

Los SIE se construyen generalmente mediante la integración de software diseñados para operar conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de información existentes en la institución.

El sistema debiera ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a toda la organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer, sobre todo información intuitiva que permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores críticos.

Los SIE debieran proporcionar acceso a la administración a categorías claves de datos relevantes, como son los datos internos creados por la organización, datos globales de la institución, datos externos (incluida información acerca de la competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como Internet).

El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con los de sus competidores.

Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de informes

ordinarios incorporados, y las herramientas del sistema debieran permitir a los usuarios de administración crear informes especialmente diseñados que puedan enviarse a otra estación de trabajo o directamente a una impresora.

Características de un EIS:

Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de gráficos, columnas y textos.

La capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis rápido de las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y permiten el análisis de variaciones; la información de textos añade interpretaciones y detalles de los datos.

Las principales características de los sistemas de información para ejecutivos (EIS) son las siguientes:

• Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.

• Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.

• Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-maquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.

• Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización.

• El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

Existe una serie de

productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica.

Factores del éxito de un EIS:

Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un largo proceso contra barreras del tipo tecnológicas, organizacionales, psicológicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una sola oportunidad de éxito o fracaso.

Se supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.

Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores basados en los siguientes criterios de evaluación:

a) Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.

b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito del sistema.

c) Satisfacción. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el sistema.

d) Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la organización, al hacer los

primeros, mejores decisiones la organización recibe mas beneficios.

e) Difusión. Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El numero de personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios iniciales lo han probado.

En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones.

Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos.

Para que un EIS tenga éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:

. Que se vea bien.

• Que sea relevante.

• Que sea rápido.

• Que la información esté disponible y actualizada.

Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el éxito esperado.

Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y Turban han profundizado en este campo, logrando definir diez factores críticos de éxito (CSF) clave:

• Apoyo y compromiso de la alta administración: La mayoría de los estudios reconocen la importancia

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