FICHA TÉCNICA DE PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION

FICHA TÉCNICA DE PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION

1. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Empresa “Distribuidora de Productos de Belleza PETALOS”

Av. Iquitos Nº 625 Lima

2. UNIDAD ADMINSITRATIVA, AREA U OFICICA

Gerencia General

La gerencia general es el pilar que coordina y administra la infraestructura de la distribuidora comercial. La parte administrativa es el elemento esencial que origina la creación y distribución de tareas en las diferentes áreas.

Departamento de Sistemas

El departamento de sistemas se encarga de aplicar habilidades y aptitudes para el diseño y utomatización de procesos dentro de la empresa. Así mismo, identifica y analiza las nuevas ecnologías y servicios computacionales para la solución óptima de problemas de manera nnovadora.

Departamento de Recursos Humanos

El departamento de recursos humanos es el encargado de mantener la satisfacción laboral de la fuerza de trabajo, ya que de este modo siempre se podrá tener un trabajador mucho más eficiente y eficaz. Además, la satisfacción laboral es de vital importancia para el buen funcionamiento de los recursos humanos en la empresa, puesto que ésta, representa un sistema de diagnóstico que permite conocer la salud de la empresa, y gracias a eso, se obtienen resultados que pueden ayudar a identificar los problemas de mayor preocupación, las causas de descontento del personal y los factores que aportan a la satisfacción en general.

Departamento de Finanzas

El departamento de finanzas supervisa y determina la información proporcionada para que los pagos, ventas y administración del capital que se presenten en las declaraciones sean los correctos y la información solicitada por diferentes áreas o instituciones sea la verídica para la toma de ecisiones.

Departamento de Compras

El departamento de compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.

Departamento de Mercadotecnia

Este departamento establece la forma en la que se realizarán las ventas de productos y servicios de manera exitosa, proporcionando una guía detallada de los procesos necesarios para elevar los niveles de comercialización y generar utilidades para la empresa.

Departamento de Ventas

La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en ese renglón. Debido a que durante la instrumentación de los planes de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas.

3. USUARIOS

• Realizar las ventas (brindar atención a los clientes y persuadirlos).

• Registrar las ventas realizadas.

• Expedir facturas o notas de remisión.

• Realizar el acomodamiento de productos en los lugares correspondientes.

• Mantener limpia el área de trabajo.

• Registrar las existencias de los productos (sistema manual de control de artículos existentes y los faltantes).

• Orienta y persuade a los clientes para que realicen la mejor de las compras.

• Realiza actividades para ejecutar planes publicitarios (tales como reparto de propaganda y publicidad, visitas a estéticas, academias, etc.)

• Registrar pedidos y realizar los reportes de requerimientos de mercancías y comunicar a su Jefe inmediato superior.

4. PROBLEMAS QUE ORIGINAN LA NECESIDAD DE UN SISTEMA DE INFORMACION

Todas las áreas de la distribuidora de productos de belleza realizan distintas actividades que permiten que se lleve a cabo la compra-venta de artículos. Muchas de estas actividades son controladas en gran parte a través de formatos impresos, libros de registro y de diario de la siguiente forma:

• Cuando un cliente llega a la distribuidora comercial solicitando información respecto a uno o varios artículos, el agente de ventas va físicamente hacia ese artículo para consultar el precio de venta y poder brindarle la información necesaria al cliente. En algunas ocasiones, cuando el artículo se encuentra agotado, los agentes de ventas se auxilian de una base de datos en Excel que contiene registrados la mayoría de los artículos con sus respectivos datos. La búsqueda de artículos dentro de esta base en Excel muchas veces requiere de varios minutos para poder llegar hasta el artículo deseado, ya que se tiene que pasar por muchos registros descontinuados o duplicados antes de llegar a la información que se necesita. Una vez encontrados los datos de este o estos artículos, el agente de ventas constata con el gerente de compras si el precio de venta esta actualizado o no, y de no ser así entonces se da el precio que se tiene en ese momento.

Es hasta ese instante cuando el agente de ventas se percata de la inexistencia del artículo y lo anota en el formato “Requisición de Artículos”.

• La distribuidora aparte de vender al mayoreo y menudeo realiza también (como estrategia de venta y para generar mayores ganancias) ventas individuales de algunos de sus artículos contenidos en un paquete. Cada uno de los artículos que un cliente consume son anotados en una nota de venta, la cual (si el cliente lo desea) le es entregada una copia de la misma. De no ser así el agente la conserva junto con el resto de las notas de ventas del día para una posterior acción a realizar con el gerente de mercadotecnia.

• El gerente de mercadotecnia junto con el agente de ventas que esta en ese momento realiza al finalizar el día el corte de caja el cual es cotejado con las notas de ventas realizadas.

• El efectivo junto con la cuenta le son entregados al gerente de finanzas para su administración.

• Cada semana, el gerente de mercadotecnia entrega la lista de “Requisición de Artículos” al gerente de compras, éste de acuerdo a su criterio, selecciona los artículos que se adquirirán en esa semana y con base al presupuesto que el gerente de finanzas le indica efectúa una nueva “Requisición de Artículos” que se ajusten a ese presupuesto. La realización de este tipo de requisiciones la mayoría de las veces resulta ser muy tardada, ya que el gerente de compras tiene que buscar dentro de la misma base de datos en Excel los precios de compra de los artículos que seleccionó, y en caso de que esos precios de compra no estén actualizados, éste tiene que dirigirse a las facturas o notas de compras (mismas que se encuentran archivadas por año) anteriores para checar los últimos precios de adquisición de cada artículo.

• Una vez que se tiene la requisición final entonces el gerente de compras se encarga de comunicarse con los proveedores necesarios para adquirir los artículos correspondientes y fijar la forma de pago de los mismos.

• Cuando los proveedores reabastecen los artículos solicitados, le es entregada la factura del importe al gerente de compras, mismo que se encarga de cotejar que todo este en orden y completo.

• Luego entonces, este se encarga de definir los precios de venta para cada artículo de acuerdo a los precios de compra, y en caso de ser necesario se modifican aquellos que lo requieran también, el importe de la factura y la fecha de pago al (los) proveedor (res) le es informado al gerente de finanzas.

• El gerente de finanzas, de acuerdo a las cuentas entregadas por el gerente de mercadotecnia, registra en libros de diario tanto los ingresos como los egresos de la distribuidora, ya que este tipo de información es muy importante para realizar al final de cada año la declaración anual correspondiente.

• Así mismo, éste efectúa sus propias anotaciones para tener presente las fechas de pago a proveedores y los montos correspondientes con la finalidad de programar cada uno de ellos.

• Siguiendo las políticas que el consejo general de administración estableció desde el origen de la empresa, todos los gerentes de los diferentes departamentos deben presentar un informe al gerente general en el que se detalle cada una de las tareas realizadas y las metas alcanzadas en un determinado periodo de tiempo, y a partir de los resultados deducidos, el consejo general de administración establece nuevos planes para ser puestos en marcha.

5. PROYECTO

El gran avance tecnológico que existe actualmente es una poderosa herramienta que se debe provechar para automatizar muchas de las tareas que se realizan en la distribuidora comercial. Éstas optimizarán el trabajo y brindarán a su vez muchos beneficios a la empresa.

Las tareas que se proponen automatizar a través de un sistema de información para lograr una mejor administración de la información e inventario de artículos son las siguientes:

• Conservar y mantener la confidencialidad de toda la información mediante la autenticación de cualquier usuario que ingrese al sistema.

• Dar de alta a todo el personal que labore o laborará en la empresa para un mayor control de movimientos internos que lleve a cabo un empleado, especialmente en el área de ventas.

• Dar de alta cualquier producto nuevo que ingrese a la distribuidora comercial, evitando la duplicidad de artículos y así mismo dar de baja aquellos artículos que no se deseen poner más a la venta o

...