La Tecnología alineada con la estrategia en Fasa

Parte II

Formulación Estratégica

La Tecnología alineada con la estrategia en Fasa

Fasa en los últimos años ha ido a la vanguardia en el tema de la tecnología, pues es un factor clave para tener éxito, sobretodo porque esta situado en un sector maduro y la competencia con Cruz Verde y SalcoBrand es fuerte. Las tecnologías de Información son muy utilizadas en Farmacias Ahumada, lo podemos afirmar gracias a la visita de varios centros de ventas de esta cadena en la Inter-Comuna.

Al usar las tecnologías de la información (que detallaremos a continuación) nos damos cuenta de la preocupación de la empresa por el estudio de estas, que dispone para utilizarlas, adaptarlas a sus necesidades y desarrollar sus propias propuestas para así optimizar su uso, pues Fasa se ha preocupado siempre de hacer converger en su sistema, las tecnologías a la estrategia del negocio, integrando los diferentes sistemas de información que se crean en mercados más avanzados, y mejorando así la productividad de la compañía.

Lo anterior se explica por el acelerado proceso de cambio tecnológico en nuestra sociedad y su buen uso de este, es un factor primordial para la competitividad de la empresa, ya que gracias a la tecnología podemos crear una ventaja competitiva, lo que Farmacias Ahumada tiene totalmente claro.

Enfocada siempre en la eficiente y correcta atención al cliente, se han desarrollado soluciones tecnológicas de clase mundial que hemos exportado desde la operación chilena al resto de los países en que Fasa participa. Se ha dotado a las farmacias y a su personal de una serie de herramientas que buscan hacer más rápido el trabajo y generar menores tiempos de atención y de esa forma aumentar la dedicación al cliente. La puerta de entrada es el POS o punto de venta. La solución de POS y sistema de BackOffice en la tienda no sólo realiza actividades tradicionales de venta, sino que también tiene muchas funcionalidades que generan un valor agregado al momento de la compra, por ejemplo, entregar información sobre productos complementarios, aceptación de múltiples formas de pago, combinación de diversas formas de pago, ejecución de promociones y cupones en línea, realizando el registro y venta de recetas magistrales, recaudando donaciones a instituciones de beneficencia ("Fundación Las Rosas"), pagos a cuentas de terceros, etc. provocando de esta manera una imagen a la empresa, en la cual se integra a sus clientes, no por el hecho de ayudar así como así, ya que no todos las personas tienes recursos suficientes para ayudar a estas instituciones siendo socios por ejemplo, pero como empresa y con la ayuda de todos sus clientes puede agrupar todos estos pequeños aportes que de una u otra manera generan una fuente de sustento importante para estas organizaciones.

Todas las ventas son registradas en línea, y se lleva un control exhaustivo de las mismas. A su vez, Fasa cuenta con herramientas que permiten desarrollar y consolidar el merchandising científico. La disposición de los productos dentro de las farmacias no es mera casualidad. El conocimiento de los clientes se realiza vía Datawarehouse, en donde se concentran todas las transacciones realizadas por nuestros clientes, para usar esa información realizando diversos estudios. También se han implementado soluciones en la línea de Custumer Relationship Management (CRM, Gestión de relación con cliente) que permiten segmentar clientes, identificarlos en las tiendas y otorgarles cupones especializados de acuerdo a su perfil. Se desarrolló también un panel de control vía Web en el cual las farmacias tienen acceso a información necesaria en forma constantemente, de cómo va su operación, comparación con presupuestos y períodos anteriores, participación de medios de pago, el margen, etc. Adicionalmente a esto, se desarrolló una Intranet que complementa los servicios de información.

Otro gran foco de los proyectos desarrollados por el área ha sido mejorar la cadena de abastecimiento; esto es automatizar completamente el proceso logístico, logrando eficiencia, reducción de costos y que los clientes finales encuentren todos los productos en las farmacias y a un mínimo costo. Para esto se ha desarrollado internamente una solución, la cual se probó exitosamente en Chile y ya está empezando a ser implementada en México. Se espera ser exportada completamente a las otras unidades de negocio en un futuro próximo.

Todo se inicia en el proceso de compras, en donde los procesos de generación de órdenes de compra, asignación de muelles, fechas y horas de la recepción son automatizados y comunicados vía electrónica de forma transparente para los usuarios. Todo esto en un sistema ambiente Web desarrollado internamente.

Sistema WMS (Warehouse Management System) también fue desarrollado 100% en casa. Incorpora radiofrecuencia en todos los procesos o movimientos en el centro de distribución, desde la recepción, los movimientos de mercadería al interior, hasta el despacho a los locales.

Esta herramienta se utiliza para las actividades de recepción bulto-bandeja, chequeo en forma selectiva o total por producto, recepción de mercadería de proveedores con o sin órdenes de compra (el sistema genera órdenes de compra), inventarios y consultas selectivas, chequeo de precios, devolución a proveedores, etc. Todas estas actividades se realizan sin papeles de por medio y en forma automática. Con esto hemos logrado un inventario en línea, libre de errores, evitando al máximo los stocks out en locales y con una merma controlada. La funcionalidad fue desarrollada 100% en casa y full integrada con los módulos de inventario de SAP (perteneciendo así a un pequeño grupo de empresas que se han atrevido al uso de esta tecnología de Información).

El Nuevo Centro de Distribución, inaugurado este año, cuenta con la avanzada tecnología de reposición como es el Advanced Warehouse Replenishment (E3AWR), software que permite una reposición eficiente donde se automatizan el picking, lográndose un fuerte incremento en el nivel de servicio hacia las farmacias. Dicho software es utilizado por las principales cadenas de retail farmacéutico de Estados Unidos y Europa.

En la gestión de la casa matriz también se ha incorporado un nuevo sistema de planificación financiera y comercial, Hyperion, que automatiza los procesos de planificación y elaboración de reportes, además de ser la herramienta de consolidación que otorga una visión única del negocio.

En la gestión de la casa matriz también se ha incorporado un nuevo sistema de planificación financiera y comercial, Hyperion, que automatiza los procesos de planificación y elaboración de reportes, además de ser la herramienta de consolidación que otorga una visión única del negocio.

Farmacias Ahumada se prioriza el contar con tecnologías emergentes como nos muestra lo anterior, que es un fragmento de la Carta del Director, al contar con mucha terminología técnica desconocida para nosotros no intervenimos mucho estos párrafos.

Sin embargo, según averiguaciones con empleados de la farmacia podemos afirmar que estos antes de comenzar a trabajar en Farmacias Ahumada, recibieron capacitación para el uso de estas tecnologías.

Además periódicamente reciben charlas y/o cursos obligatorios del uso de estas tecnologías y el objetivo de la empresa con el uso de estas es mejorar la atención al cliente. También existe una disposición positiva por parte de los empleados para asistir a estos cursos y/o charlas, ya que son motivados y esto los hace identificarse con la empresa a la cual prestan sus servicios. Saben que al tener mayores conocimientos en el uso de estas tecnologías, algunas de las cuales Farmacias Ahumada es pionera en su uso tanto en Chile como en América Latina, con las capacitaciones no tan solo podrán cumplir la metas de la empresa sino también las propias (escalar en la empresa), con esto la Fasa siente la retribución de lo invertido en la capacitación de su personal, pues lo pone en práctica diariamente en Farmacias Ahumada.

Como Farmacias Ahumada se preocupa de que las tecnologías sean bien utilizadas e incorporadas en sus distintos y variados procesos, no es demasiado el tiempo que tarda en provocarse la retroalimentación (obtener beneficios de la inversión), y su beneficio es mayor a lo invertido, ya que la tecnología es un pilar fundamental en Fasa gracias a esto basa la diferenciación con la competencia, pues podemos tener tecnología de punta en cualquier empresa, pero si nadie sabe utilizarla el beneficio es menor que lo invertido y toda la inversión se trasformaría en un fracaso.

"Por primera vez en nuestro país, revista ComputerWorld, con el apoyo de la Asociación Chilena de Empresas de Tecnologías de la Información (ACTI) y la Cámara Nacional de Comercio (CNC), distinguió a las diez empresas que hacen el mejor uso de las Tecnologías de la Información (TI). Las distinciones, agrupadas en 8 categorías tecnológicas, recayeron en 10 empresas nacionales.

Los criterios de evaluación del jurado se basaron en tres aspecto fundamentales: innovación de la solución, desafíos técnicos del proyecto e impacto en los negocios.

Las empresas y organizaciones premiadas fueron: Servicio Nacional de Aduanas (primer lugar) y Ministerio de la Vivienda y Urbanismo (runner-up) en e-Government; Farmacias Ahumada, primer lugar en Customer Relationship Management (CRM) y Almacenamiento; Registro Civil (primer lugar) y Telefónica CTC (runner-up) en Outsourcing; Terra en Redes y Comunicaciones; Sodimac en Supply

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