Manual Excel Introductorio

Excel – Manual Nivel Introductorio

Conceptos de Microsoft Excel

Microsoft Excel es un software creado por Microsoft Corporation que en conjunto con programas de uso cotidiano como Word y Powerpoint forma parte del Paquete de Office.

Excel tiene la particularidad de tener como interfaz una Hoja de Cálculo en donde podemos volcar y operar con información tanto en forma de texto como numérica, a partir de estas podemos luego realizar desde operaciones matemáticas, crear tablas y gráficos explicativos hasta crear plataformas de trabajo inteligentes para empresas.

Uno de los aspectos salientes de esta herramienta es que tiene el potencial de acortar exponencialmente los tiempos de nuestro trabajo cotidiano haciendo que procesemos información y generemos reportes en cuestiones de segundos, llegando incluso a automatizar nuestras tareas diarias. Al contar con una enorme flexibilidad, es el usuario quien pone los límites de hasta donde se puede llegar con la creación de planillas de trabajo.

Iniciar el Programa

Existen tres caminos básicos para iniciar la herramienta:

1. Desde la pantalla Inicio: Haciendo click en el Botón Inicio accedemos a un Menú que nos permite visualizar los diversos programas con los que contamos y acceder a diferentes carpetas. Para acceder a Microsoft Excel debemos acercar el Mouse al conjunto “Microsoft Office” donde haciendo click podremos visualizar los diversos programas del Paquete Office, entre los cuales encontramos el Excel. Haciendo click en esa opción accedemos al programa.

2. Desde el Acceso Directo del Escritorio: Una segunda alternativa es iniciar el programa a partir del ícono del mismo que podemos encontrar o colocar en el Escritorio de la PC. Si no encontramos el ícono y deseamos tenerlo en el escritorio, podemos generarlo a partir de las opciones que aparecen haciendo click derecho sobre el programa en el Menú Inicio y generando un acceso directo, o simplemente arrastrando el mimo hacia el escritorio.

3. Desde la Barra de Acceso Rápido: Una última opción para acceder al programa es desde la barra de acceso rápido que siempre se encuentra visible en la zona inferior de la pantalla. De no encontrar el programa allí, podemos anclarlo desde las opciones haciendo click derecho en el ícono o en el programa en el Menú Inicio. Podemos desanclarlo de la misma forma.

Libro de Trabajo

El libro de trabajo es la interfaz que el usuario tiene con el programa para poder operar y trabajar. En la misma podemos encontrar diferentes fichas con múltiples funciones y podemos también generar múltiples Hojas de trabajo que pueden interactuar entre sí para explotar el máximo potencial de este programa logrando generar libros complejos y de grandes funcionalidades.

Hoja de Trabajo

En el Libro de trabajo podemos crear todas las Hojas de Trabajo que necesitemos para realizar un trabajo bien hecho y prolijo. El área que nos proporciona la Hoja es donde introduciremos todos nuestros datos y valores para trabajar.

Columna, Fila, Celda y Rango

Siguiendo la línea de jerarquías, dentro de una Hoja de Trabajo podemos encontrar Columnas y Filas formando una grilla, donde la intersección de cada fila con cada columna crea lo que conocemos como celda. Un conjunto de selección de celdas es lo que forma un Rango. Técnicamente cada celda y cada rango poseen una denominación, por ejemplo, la intersección entre la columna A y la fila 1 se denomina A1. Un rango por su parte toma su denominación según su inicio y fin de selección, por ejemplo, una selección desde la celda A1 hasta la celda C1 se denomina A1:C1. La grilla en Excel va desde la columna A hasta la XFD y las filas 1 hasta la 1.048.567.

Celda Activa

De toda la grilla de Excel podremos ingresar datos de a una celda a la vez, donde la celda que tengamos seleccionada para operar recibe el nombre de celda activa. Es en esta celda en la que podremos ingresas textos, funciones y fórmulas y podrá relacionarse con otras celdas o rangos para poder darnos los resultados de las operatorias que estamos realizando.

Relación entre Libros, Hojas y Celdas

Todos los elementos de Excel pueden entrelazarse entre sí en una conexión mediante fórmulas en donde una modificación en una celda en cualquier parte de un libro modificará los valores de todas las celdas con las que se encuentre entrelazada, ya sea dentro de una misma Hoja, en otras Hojas o incluso en otros Libros. De esta manera, podemos crear plataformas de trabajo totalmente dinámicas en la que todo se actualiza y opera en tiempo real, generando al mismo tiempo automatización del trabajo ya que al entrelazar celdas y operaciones mediante fórmulas no debemos repetir una y otra vez el mismo trabajo si debemos modificar algo.

Fórmulas

Las fórmulas son la clave para explotar una buena parte de todo lo que el Excel puede darnos. Una fórmula puede ir desde una simple Suma, hasta complejos cálculos estadísticos, generaciones de escenarios y resoluciones de problemas con múltiples variables. Todo en un instante.

Tabla de Datos

Al estar trabajando en una Grilla, el ingreso típico de datos a Excel es en forma de Tabla, no redacciones como encontramos en Word o Diapositivas en Power Point. Es a partir de la creación o ingreso de tablas de datos que podemos comenzar nuestros análisis y operaciones. Puede ser por ejemplo generar una tabla de unidades vendidas y querer saber el total, promedios, máximos y mínimos ya sea por mes, por vendedor, por producto o de la forma que mayor valor nos agregue para la toma de decisiones.

Barra de Fórmulas, Nombres y Herramientas de Acceso Rápido

Todo lo que introduzcamos tanto texto, como valores numéricos y fórmulas podrá observarse en la barra de fórmulas. Lo que distingue a una fórmula del resto de los valores, es que la misma inicia con el símbolo “=” o “+”.

En Excel existe también lo que conocemos como Nombres, donde a cada Celda o Rango podemos darle un Nombre específico para luego usarlo dentro de fórmulas o referencias.

Por último, en la barra superior encontramos herramientas que no están en las fichas pero que pueden resultar

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