Modulo De Excel

MÓDULO 4 – HOJAS DE CÁLCULO (1ª PARTE) 4.1. USO DE LA APLICACIÓN

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MÓDULO 4 HOJAS DE CÁLCULO Microsoft® Excel 2007

¿Qué se pretende en este módulo?....

• Comprender el concepto de hoja de cálculo

• Habilidad en el uso de una aplicación de hoja de cálculo.

• Realizar tareas de formateo, modificación y distribución de hojas de cálculo sencillas.

• Aplicar funciones y operaciones matemáticas estándar.

• Creación y edición de gráficos.

Durante este módulo nos centraremos en la aplicación Microsoft® Excel de la suite Microsoft® Office 2007, teniendo en cuenta que es la hoja de cálculo más distribuida en el mercado. Al igual que hicimos con el procesador de textos Word, le invitamos a que lo instale en su ordenador para seguir el módulo realizando las prácticas y ejercicios que se le propondrán.

Descargue una versión de demostración1 de Microsoft® Excel desde la página de Microsoft. Si lo prefiere puede emplear otra hoja de cálculo, puesto que la mayoría de las funciones serán muy parecidas a las que le vamos a desarrollar en el módulo 4. Recuerde que hay una opción gratuita que podrá encontrar en el paquete de OpenOffice2

1 Con esta versión no podrá guardar ni imprimir. Descárguelo de http://office.microsoft.com/es-es/excel/ 2 Descárguelo desde http://www.openoffice.pro/; la hoja de cálculo se llama Calc. BLOQUES: 4.1. USO DE LA APLICACIÓN 4.1.1 Primeros pasos con los libros de hojas de cálculo 4.2.2 Configuración 4.2. CELDAS 4.2.1 Insertar datos 4.2.2 Seleccionar celdas 4.2.3 Filas y columnas 4.2.4 Editar datos 4.2.5 Duplicar, mover y borrar 4.2.6 Buscar y reemplazar 4.2.7 Ordenar datos 4.3 FÓRMULAS Y FUNCIONES 4.3.1 Fórmulas aritméticas 4.3.2 Referencias a celdas

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4.3.3 Trabajar con funciones 4.3.4 Funciones lógicas 4.4 FORMATO 4.4.1 Números y fechas 4.4.2 Contenidos 4.4.3 Efectos de alineación y bordes 4.5 GRÁFICOS 4.5.1 Utilización de gráficos 4.6 PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA 4.6.1 Aspecto de la hoja de cálculo 4.6.2 Preparación 4.6.3 Impresión

REALICE PRÁCTICAS…, TAMBIÉN CON EXCEL

Al igual que hicimos en el módulo anterior también podrá practicar durante todo el módulo 4 de hoja de cálculo. Descargue los archivos que se le vayan indicando de la plataforma para poder seguir los ejemplos. Los resultados los podrá guardar en la carpeta que creó en el tema anterior con el nombre de Curso TIC. Cuando acabe cada ejercicio no olvide guardar los cambios con un nuevo nombre para no modificar el archivo original (puede usar la opción guardar como). Cada vez que aparezca este ábaco, será el momento de practicar.

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4.1. USO DE LA APLICACIÓN

4.1.1 PRIMEROS PASOS CON LOS LIBROS DE HOJA DE CÁLCULO

Una de las ventajas de trabajar con programas de la suite Microsoft® Office radica en que una vez que hemos aprendido a trabajar con uno de ellos, el resto será bastante más intuitivo. Los menús, las barras de herramientas, las opciones,…, están situadas en las mismas posiciones en todas las aplicaciones, por lo que no tendrá que volver a aprender su uso si lo hizo anteriormente. Esto hace que las aplicaciones tengan una interfaz amigable.

Para ejecutar la aplicación tendrá que buscar el icono que le indicamos:

Microsoft Office Excel 2007

Recuerde que puede no encontrarse en el escritorio y que tendrá que buscarlo desde el menú inicio de Windows.

Una vez ejecutado el programa, a simple vista, el programa nos recuerda a la aplicación del procesador de textos Word, aunque como apreciará existen algunas opciones que no estaban presentes en el procesador. A continuación destacamos las opciones propias de la hoja de cálculo.

Barra de estado

Hoja de cálculo

Barra de desplazamiento vertical

Columnas

Barra de menú

Más opciones

Barra de herramientas

Barra de título

Barra de fórmulas

Fila

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1. FILAS Y COLUMNAS: La primera diferencia que salta a la vista es la división del área de trabajo. Así como en Word encontrábamos una hoja blanca para poder teclear el texto que nos interesara, en la hoja de cálculo, independientemente del programa que use, hallará una cuadrícula con filas referenciadas por números y columnas identificadas por letras mayúsculas. Aunque no es del todo cierto, podrá contar con infinitas filas y columnas en su hoja de cálculo.

2. LIBROS Y HOJAS: La acción que ha realizado al abrir la hoja de cálculo ha abierto un documento que se denomina libro de hoja de cálculo. Cada libro consta de varias hojas, por defecto de tres hojas, aunque podrá añadir las que desee. En cada una de ellas podrá realizar los cálculos que quiera independientemente. Dentro de una ventana de programa también puede tener abiertos varios libros de Excel. Le ensañaremos en breve cómo.

Lo habitual es trabajar con un solo libro maximizado en la ventana principal. Para desplazarse por las hojas de cálculo de un libro use los botones de navegación.

Hojas del libro 2. Haciendo clic en estas pestañas podrá acceder al contenido de cada hoja.

Libro 2

Libro 1

Ventana principal

Pestaña de nueva hoja de cálculo

Haga clic sobre la solapa correspondiente para ir a la hoja de cálculo

Barra de desplazamiento

Hoja activa. La hoja activa aparece marcada en negrita.

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3. BARRA DE FÓRMULA: La barra de fórmulas es propia de las hojas de cálculo. Desde esta barra podrá insertar una ecuación matemática que se aplicará sobre una celda o rango3

La barra de fórmula se encuentra sobre la hoja de cálculo bajo la barra de herramientas. de celdas.

Barra de fórmulas de la hoja de cálculo

4. BARRAS DE HERRAMIENTAS: La principal diferencia de la hoja de cálculo con otras aplicaciones son las barras de herramientas específicas. Use la barra de menú para ver las distintas barras de herramientas de las que dispondrá en esta aplicación. Le destacamos tres,

BARRA DE HERRAMIENTAS DE INICIO Presenta las herramientas de formato del contenido de las celdas (fuente, párrafo, estilos, edición) así como los estilos de las celdas, formato numérico, filtros,…

BARRA DE HERRAMIENTAS INSERTAR Podrá encontrar los elementos a insertar: imágenes, gráficos, vínculos, texto.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE FÓRMULAS Contiene todos los elementos para definir una fórmula, condición o elemento de programación Existen otras barras de herramientas que se irán tratando más adelante.

3 Se emplea rango para designar un conjunto de celdas asociadas en una columna, fila o ambas.

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ABRIR UN LIBRO NUEVO

Cuando inicie Microsoft® Excel, como le hemos explicado, se abrirá directamente un libro con tres hojas. Si desea abrir un segundo libro deberá recurrir al menú más opciones y seleccionar nuevo.

Al igual que vimos en el módulo anterior podrá usar las plantillas con las que cuenta la hoja de cálculo. Muchas de estas plantillas están accesibles desde Internet por lo que el equipo deberá estar conectado.

• Presupuestos (personal, gastos, empresa, eventos,…)

• Calendarios

• Informes de gastos (tarifas, tesorería, viajes, rentas,…)

• Facturas (venta, servicios, IVA, impuestos,…)

• Horarios (partes de trabajo, cuadrantes, empleados, semanales,…)

• Inventarios

• Programaciones, listas, órdenes de compra,...

Seleccione la plantilla que más se adapte a sus necesidades para comenzar a trabajar o bien cree su propio material.

PERO PARA QUÉ SIRVE UNA HOJA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas constituidas por filas y columnas. Con la hoja de cálculo podrá realizar desde cálculos sencillos hasta operaciones complejas. Además los resultados podrá representarlos en forma de gráficos.

Con la hoja de cálculo podrá gestionar ventas, gastos, encuestas, inventarios,…

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GUARDAR ARCHIVOS EN FORMATOS DIVERSOS

Los archivos de Excel emplean el formato XLSX para los libros creados con la versión 2007 y el XLS para las versiones anteriores. Recuerde que existe compatibilidad de los antiguos archivos de Excel con esta nueva versión, pero no al revés. Usted no podrá abrir los archivos XLSX con versiones anteriores a la 2007. Téngalo presente cuando guarde algún archivo.

Para guardar el archivo de trabajo en su disco duro o bien en una unidad extraíble acceda al menú más opciones y a la opción guardar como.

Opciones para guardar un libro de hoja de cálculo creado con el programa Microsoft® Excel.

También podrá grabar un libro de hoja de cálculo haciendo clic en el disquete que encontrará en la barra de título de la ventana.

GESTIONAR LAS HOJAS DE CÁLCULO

Las hojas de cálculo, representadas dentro del libro por las solapas que encontrará en la parte inferior de la hoja activa, pueden cambiarse de nombre, copiarse, pegarse e incluso podrá crear nuevas hojas si lo necesita. Para ejecutar los cambios

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