Organización Y Metodos

CAPITULO 1

FUNCION DE ORGANIZACIÓN

SISTEMAS Y METODOS

1.1 Introducción

La función de Organización y Métodos es una especialidad del área administrativa, que se constituye en un servicio de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de estrategias propuestas por Analistas de Organización & Métodos, después de realizar estudios sobre los procedimientos que utilizan las empresas, buscando hacerlos más integrales, sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia la reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la optimización del trabajo.

1.2 Definición

La Función Organización y Métodos es una técnica especializada de organización que constituye una herramienta para mejorar el desarrollo de procedimientos generalmente administrativos, optimizar el uso de recursos disponibles, utilizando el enfoque sistémico sobre las organizaciones no sólo en el tratamiento de la información, sino en la gestión de las distintas operaciones; aplicando principios y realizando diagnósticos certeros que permitan implementar soluciones al modelo organizacional.

1.3 Importancia

Siendo Organización y Métodos una función de asesoría administrativa, es de vital importancia su existencia en niveles directivos de las organizaciones, para garantizar la eficiencia de los procedimientos generales de ésta.

1.4 Justificación.

Los sistemas de organización existen y nos permiten desarrollar actividades con eficiencia y control administrativo, así Organización y Métodos recomienda distribuir actividades y funciones de manera óptima.

La necesidad de la función Organización y Métodos dentro de una estructura cualquiera puede deberse tanto a factores negativos como crisis o fallas en el funcionamiento del sistema y los procesos, envejecimiento de productos, procesos, maquinarias y personas, deterioro de la imagen, retiro de un funcionario clave, etc., como también a factores positivos como ser períodos de éxito, crecimiento (volumen de operaciones y utilidades) y desarrollo organizacional inesperados, la diversificación y ampliación de actividades (cambio profundo) que supone mayor delegación de funciones, autoridad y responsabilidad (ampliación de los procesos); el paso de micro unidades productivas a pequeñas, medianas y grandes empresas; fusiones con otras compañías o absorción de alguna otra, en cuyos casos Organización y Métodos se encarga de optimizar los efectos de dichos cambios estructurales.

1.5 Finalidad.

Asegurar la máxima eficiencia en la máquina administrativa, que deberá conceder autoridad a la función Organización y Métodos.

1.6 Objetivos Generales

1. Incorporar herramientas de análisis, diseño e implementación de estructuras organizacionales orientadas a la administración adecuada de las relaciones entre todos los elementos que conforman el sistema empresa.

2. Constituir el cuerpo normativo de la empresa, estableciendo: alcances funcionales de los puestos de trabajo, condiciones laborales y operatividad de las políticas de alta Dirección, concordantes con la legislación.

3. Desarrollar métodos y técnicas orientados al rendimiento óptimo de los recursos corporativos de la organización, maximizando productividad y minimizando costos.

4. Aplicar software de simulación de procesos y servicios para probar en pequeña escala, el comportamiento de los diferentes elementos del sistema, evitando costos de implementación a escala mayor.

5. Detectar las verdaderas causas que producen conflictos en base a técnicas efectivas.

6. Eliminar el trabajo innecesario y la duplicidad de tareas en base a un diseño óptimo.

7. Determinar la naturaleza, necesidad, efectividad y sostenibilidad de los Cambios y proyectar su incidencia en la rentabilidad futura bajo ciertos márgenes de certeza.

1.7 Ubicación en la Estructura Organizacional

La función Organización & Métodos constituye un instrumento de cambio y mejora; Su ubicación en niveles altos dentro de las estructuras tiene razones de peso:

Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.

Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en términos de coordinación que deben tener todas las actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados.

Ubicación Interna: El departamento de Organización y Métodos, realiza permanentes estudios especializados bajo las siguientes características:

 Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y tiempo completo para buscar la mejora de los procedimientos internos. Conoce a profundidad las características internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas sobre los antecedentes históricos de los procedimientos que se utilizan y de la empresa en general.

Limitación: La poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar las alternativas de solución a los problemas objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparación.

Ubicación Externa: Puede situarse en una posición paralela a los niveles de decisión de la empresa en calidad de Staff o asesoramiento proporcionado por consultores profesionales corporativos o independientes, cuya labor fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, con las siguientes características:

 Especialización en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y conocimiento de distintos tipos de problemas organizacionales. Por tanto se plantean diversidad de soluciones en base al conocimiento y experiencia en otras organizaciones.

Limitación: Pueden alejarse de la realidad de la Empresa y su Cultura Organizacional, problemas históricos y el sentir general del personal, la confianza y sinceridad pueden ser limitadas.

1.8 Espectro de la actividad de Organización y Métodos

El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde cambios estructurales de la organización, hasta modificaciones menores introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización.

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos pueden realizarse en forma general para toda la organización y también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en específico.

El estudio de la organización se realiza a nivel global de la empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos, entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.

Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organizaciones existentes, pero sobre todo en busca del éxito de su funcionamiento.

Para que los Estudios de Organización y Métodos obtengan el éxito deseado es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Dirección, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área de estudio, sobre todo la participación del personal involucrado, lo cual se logra si se comunica adecuadamente los objetivos, de lo contrario será inevitable encontrar resistencia durante el estudio y más en las propuestas de cambio que se llegue a formular.

1.9 Metodología de la función Organización y Métodos

Como toda técnica o herramienta, los estudios de Organización y Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo.

A. Planificación del Estudio

B. Recopilación de Información

C. Análisis de la Información

D. Elaboración y presentación del Informa Final

E. Implementación y Seguimiento

A. Planificación del Estudio.

El esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse con la cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que se seguirá para alcanzar su propósito.

Incluye la definición de la naturaleza del problema, detección de principales fallas, definición de los objetivos del estudio.

1) Investigación preliminar sus objetivos son:

- Determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar.

- Analizar la complejidad del estudio e identificar las técnicas más apropiadas.

- Estimar los posibles costos de las propuestas de solución.

- Determinar las necesidades específicas dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.

- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.

- Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.

- Estimar el tiempo, recursos humanos

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