PROYECTO INTEGRADOR PRESENTAR.

1. Antecedentes

1.1 El problema

     El presente trabajo de investigación parte del problema que actualmente existe en la UNIDAD EDUCATIVA MUNICIPAL DEL MILENIO “CALDERON”, tras haberse realizado una investigación exhaustiva en lo que respecta al Proceso de Matriculación. Es preciso describir las situaciones que motivaron al estudio del tema, las cuales son: el plagio de documentos,  tiempos tardíos en la recepción de información, tardío reparto de las listas establecidas de los estudiantes ya matriculados para el año lectivo a cursar, perdida de documentos, entre otros. Además, ya que el proceso se lo realizaba de forma presencial se utilizaba un sistema de archivos, el cual tenía un alto índice de inversión y un bajo de desempeño. Todo esto ha generado inconformidad entre el personal encargado del proceso de matriculaciones, además el malestar de los propios estudiantes y de sus padres quienes consideran una pérdida de tiempo al hallarnos en una época en la cual todo se maneja vía Internet, lo que haría más fácil  y ágil el proceso mencionado.

     En el caso de que no se realizase algo respecto al problema expuesto, ¿Qué pasaría con la Unidad Educativa?, como anteriormente ya se han planteado los problemas con los que cuenta la institución se han establecido consecuencias para los mismos en el caso de no tomarse medidas de solución. Entre las consecuencias destacan la pérdida de prestigio de la institución, aunque esto parezca algo no tan relevante tiene mucha importancia ya que el  grado de aceptación de la institución dentro de la sociedad en la que se desenvuelve es muy alto, lo que ha hecho que varias familias pongan a sus hijos a disposición de esta institución; otra de las consecuencias es la pérdida económica, al saber que es una institución del estado se rige en que su presupuesto es netamente solventado por el mismo, una vez que la unidad de la mano con la pérdida de prestigio no logra tener un alto nivel de credibilidad perderá gran parte del presupuesto anual otorgado, empeorando así el desarrollo de la educación.

1.2 Objetivos

     1.2.1 Objetivo general

     Automatizar el proceso de matriculación de los estudiantes de la UNIDAD EDUCATIVA MUNICIPAL DEL MILENIO “CALDERON”, ubicada en la provincia de Pichincha, ciudad de Quito a través de un sistema que permitirá optimizar su desarrollo.

     1.2.2 Objetivos Específicos

-Diagnosticar la forma en la cual la UNIDAD EDUCATIVA MUNICIPAL DEL MILENIO “CALDERON” ha venido realizando el proceso de matriculación de los estudiantes, tanto en la jornada matutina como vespertina.

- Elaborar un proceso sistematizado de matriculación, que permita a los estudiantes realizar dicho proceso de una manera más ágil y efectiva, evitando contratiempos y colapsos.

-Conocer la proporción de las problemáticas presentadas en la Institución por razones de un pésimo proceso de matriculación. 

1.3 Justificación

     La investigación se basa en el estudio del proceso de matriculación de la UNIDAD EDUCATIVA MUNICIPAL DEL MILENIO “CALDERON”, la cual se encuentra ubicada en la provincia de Pichincha, parroquia de Calderón, barrio Marianas, dicho sector cuenta con una población estimada de  cinco mil personas. Cabe recalcar que a dicha institución no solo asisten estudiantes del mencionado sector sino de varios barrios adyacentes como lo son Zabala, Bellavista, San José de Moran, entre otros.

     El estudio se concentró en mayor medida al tiempo y rendimiento durante el proceso de matriculación. La recolección de los datos se la realizo a través de entrevistas y la aplicación de una encuesta a una muestra significativa de la Unidad Educativa, con lo que se obtuvo información necesaria para realizar el diagnóstico del proceso de matriculación del establecimiento.

     El análisis  de los  resultados permitió determinar tanto los aspectos positivos como negativos del proceso y a partir de allí se establecieron propuestas, lo que le permitirá un mejor desempeño del mismo, solventando así un conjunto de soluciones al personal encargado de las matriculaciones.

     Además, el trabajo tiene como objetivo optimizar un proceso el cual puede llegar a ser tedioso tanto para los estudiantes como para el personal encargado en esa área. Nuestra propuesta permitirá que los estudiantes dispongan de una guía fundamentada elemental la cual les permitirá matricularse de una manera más ágil y fácil y sin tener contratiempos. También beneficiara  al personal encargado permitiéndoles brindar un mejor servicio.

1.4 Alcance

     Sistematizar el proceso de matriculación de la UNIDAD EDUCATIVA MUNICIPAL DEL MILENIO “CALDERON”, ofreciendo a la institución una solución especializada que permitirá optimizar dicho proceso. Todo esto se dará gracias a:

-Módulo de Seguridad: que consta de usuario y contraseña. Basándonos en una estructura de seguridad se ha establecido para ambos campos un lenguaje alfanumérico y de caracteres especiales (símbolos).

-Módulos de Reglas del Negocio: 1. Determinación de la oferta educativa para el siguiente año; 2. Planeación de la continuidad de los alumnos matriculados; 3. Pre matricula y reserva de cupo de los alumnos matriculados; 4. Inscripción de alumnos nuevos; 5. Reserva de cupos convenidos de continuidad; 6. Asignación cupos de traslado; 7. Reserva de cupos nuevos por el rector; 8. Ajuste de las reservas de los alumnos matriculados por repitencia; 9. Asignación automática de alumnos nuevos; 10. Matricula y liberación de cupos; 11. Novedades de matrículas.

-Nuestra habilidad de dar soluciones a través de la implementación y desarrollo de software conjuntamente con estratégicas personalizadas del más alto nivel.

-Disponer de expertos en el área de desarrollo de software con capacidad de plantear e implementar dichas soluciones.

-El aporte metodológico para poder crear sistemas sostenibles de mejora.

-Generar una cultura de confianza con la información recibida a nivel institucional y estudiantil, ya que será consolidada en una base de datos óptima.

-Incrementar la satisfacción del cliente, en este caso explícito de la Unidad Educativa.

-Disminuir los tiempos de procesamiento de la información a la mitad de los actualmente establecidos.

-Contribuir con el medio ambiente optimizando el uso de los recursos de papelería en los diferentes procesos.

1.5 Marco Teórico

     Para tener claro cómo se maneja cualquier actividad en general se debe considerar que todo se realiza en base a procesos. Teniendo esto en cuenta, comenzaremos definiendo que es un proceso. Un Proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado). También se puede decir que es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. [pic 1]

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