Procedimiento de Fiscalización Deberes Formales IVA

6.1. CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO.

Según G. GÓMEZ. Un Procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en  función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Un Procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de Procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como sistema. Ejemplo: Sistemas de adquisición de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad, etc.

6.1.01. Clasificación de los Procedimientos.

La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los Procedimientos en dos grandes grupos:

Procedimientos Contables.

Procedimientos no Contables.

Procedimientos Contables o Procedimientos que afectan los Estados Financieros: Se definen como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad

Ejemplos de Procedimientos Contables, son los siguientes:

Recepción de Inventarios.

 Ventas de Productos.

 Fabricación de Productos.

 Registro de Estimaciones.

 Destrucción de Inventarios.

Procedimientos no contables: Se definen como aquellos que no afectan las cifras de los Estados Financieros.

Ejemplos de este tipo de Procedimientos son los siguientes:

Procedimiento para cambiar datos de un cuenta corrientista.

Procedimiento para contratación de empleados.

Procedimiento para cambio de horario laborable.

Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.

6.1.04. Requisitos de los Procedimientos.

Entre los requisitos que se deben considerar, relacionados con los procedimientos se encuentran los siguientes:

Flexibilidad.

Involucrar actividades y tareas del personal.

Determinación de tiempos de realización.

El uso de recursos materiales y tecnológicos.

Aplicación de métodos de trabajo y de control.

Oportunidad y eficiente desarrollo de las operaciones.

¿Por qué se estandarizan los Procedimientos?

Consistencia en la actividad ante situaciones similares.

 Reglamentación de la actividad de los empleados.

Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.

6.1.05. Formas Descriptivas de los Procedimientos.

Los Procedimientos pueden ser descritos de dos maneras:

1. Diagramas de flujo. (Gráficos).

2. Expresión literaria del Procedimiento. (Narración detallada del Procedimiento).

6.1.06. Metodología para Describir un Procedimientos.

El estudio de Procedimientos comprenden las siguientes etapas:

1. Planificación del estudio.
2. Investigación de la situación actual.
3. Análisis y crítica de la información.
4. Diseño gráfico y descriptivo de Procedimientos.

1. Planificación del estudio:

Definición  del objetivo de estudio.

Formulación del Inventario de Procedimientos.

Formulación del plan trabajo.

1. Investigación de la situación actual: Cubre la finalidad de obtener una visión del procedimiento tal y como se desarrolla en la actualidad. Esta fase incluye básicamente:

Recopilación de la información.

Registro y documentación del Procedimiento actual.

Obtención de la aprobación correspondiente

1.  Análisis y crítica de la información: Se procederá a la realización de un examen crítico, aplicando el análisis y el diagnóstico.

Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace.

Diagnóstico: Lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del  procedimiento; deberá presentarse en un documento que señale las causas y sugerencias a las fallas que entorpecen el buen funcionamiento del procedimiento.

1. Diseño gráfico y descripción de procedimiento: El analista, a partir de este momento, está en condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias, de acuerdo con el resultado de dicho análisis: Rediseño de formas, diseño de nuevas formas, reportes, registros, eliminación de operaciones innecesarias.

6.2. Características Generales de los Gráficos de Flujo.

6.2.01. Concepto de Gráfico de Flujo.

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc. (Guillermo Gómez Ceja.2002)

6.2.02. Tipos.

        Según Gómez G. (2002), se clasifican, de acuerdo su forma:

Formato vertical: En éste, el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considera necesaria, según su propósito.

Horizontal: En éste, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero se registra no sólo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. También conocido como de formato columnar o tabular, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna

Por su propósito:

De Forma: Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos desde que se origina hasta que se archiva. El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones

De labores (¿Qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.

De método  (¿Cómo se hacen?): Son útiles para fines de adiestramiento. Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas

Analítico (¿Para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que para qué sirve cada una de las operaciones  dentro del procedimiento. Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven

De espacio (¿Dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico. Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona

Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace). Emplean dos o más diagramas en forma integrada

6.2.03. Simbología.

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional transmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto su aplicación.

La American Society of Mechanical Engineers (ASME).

Simbología ASME.[pic 1]

Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.[pic 2]

Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados,  material y equipo de un lugar a otro.[pic 3][pic 4]

Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.[pic 5]

Almacenamiento: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.[pic 6][pic 7]

Decisión o automatización de un documento: representa el acto de tomar una decisión o bien de efectuar una autorización[pic 8][pic 9][pic 10]

Origen de una forma o documento. Indica el hecho de formular una forma o producir un informe[pic 11][pic 12]

Entrevistas. Indica el desarrollo de una entrevista entre dos o más personas.

La American National Standard Institute (ANSI).

Simbología ANSI.

Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo, puede hacer acción o lugar además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.[pic 13][pic 14]

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