Racionalización e implementación de trámites y servicios en línea de la alcaldía de Málaga

Racionalización e implementación de trámites y servicios en línea de la alcaldía de Málaga

Implementación de trámites y servicios en Línea en la página web del municipio.

Elaboración y análisis del procedimiento utilizados para llevar a cabo los trámites y servicios prestados por la alcaldía municipal de Málaga utilizando las diferentes metodologías de análisis de procesos para posteriormente implementarlos en línea, de manera virtual.

DOCENTE:

ANA CARMENZA BUITRAGO.

Yudy Patricia Malaver Herrera

INGENIERIA INDUSTRIAL

INFORME ANÁLISIS DE PROCESOS

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA:

NOMBRE: Alcaldía municipal de Málaga, Santander.

NIT: 890205229-1

Código Dane: 68432

UBICACIÓN: Ubicada en el parque principal de Málaga, capital de la provincia de García Róvira, Calle 12 # 8-51 Plaza Institucional.

Teléfono: (57+7)6615339 /(57+7) 6607399 - Fax: 6615339

Correo electrónico: contactenos@malaga-santander.gov.co

PAGINA WEB: malaga-santander.gov.co

La Razón de ser de la Alcaldía Municipal de Málaga, Santander, es la disposición total de servicios, ofreciendo condiciones óptimas y eficientes con el objeto de fortalecer el bienestar social de la comunidad en los aspectos de salud, vivienda, educación, cultura, recreación, deporte, infraestructura y presupuesto, además de proteger su patrimonio histórico y cultural.

Por ser un ente gubernamental la entidad municipal es la encargada de prestar trámites y servicios de carácter misional, a la ciudadanía según los requerimientos de otras entidades y sus propios intereses, para dichas labores la entidad cuenta con un total de 25 empleados distribuidos en las diferentes dependencias que conforman la alcaldía, quienes a su vez son los encargados de verificar y llevar a cabo la prestación del trámite o servicio.

Los trámites y servicios prestados por la entidad contemplan:

- Certificado de Residencia.

- Certificado de estratificación.

- Certificados de permanencia.

- Certificado Laboral

- Certificado de uso de suelos

- Licencias de construcción.

- Licencia de división de predios

- Paz y salvo de industria y comercio

- Pago impuesto predial.

- Pago impuesto predial.

- Pago estampillas municipales y departamentales.

- Licencia de exhumación

- Consulta sisben

- Certificado sisben.

- Certificado de valorización.

- Licencia de intervención del espacio público

Entre otros menos utilizados.

Funciones de la alcaldía.

1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los derechos del Gobierno, las ordenanzas, y los acuerdos de Concejo.

2. Conservar el orden público en el municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones y órdenes que reciba el Presidente de la República y del respectivo Gobernador.

3. Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo; Presentarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia.

4. Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos respectivos.

5. Presentar oportunamente al consejo los proyectos de acuerdo sobre planes y programas de desarrollo económico y social, obras públicas, presupuesto anual de renta y gastos y los demás que estime convenientes par la buena marcha del municipio.

6. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiera aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico.

7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias.

8. Colaborar con el concejo para un buen desempeño de sus funciones, presentarle, informes sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarios.

9. Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y el presupuesto.

10. Las demás que la Constitución y la ley señalen.

2. DIAGNÓSTICO GENERAL DEL PROCESO: “Certificado de estratificación”

Dirigido a: ciudadanos

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

• SOLICITUD: Recepcionar solicitud de la constancia de estratificación (generar la notificación del inicio del servicio al solicitante (que permita la trazabilidad de la misma). Por parte del interesado quien se acerca a la alcaldía municipal, presentando la respectiva solicitud a lo que se informa el procedimiento y los requisitos necesarios para llevar a cabo dicho servicio.

Nombre del campo Obligatorio Restricciones

Dirección del solicitante Si

Nombre o razón social del propietario Si

Segundo Nombre No

Primer apellido No

Segundo apellido No

Tipo de identificación del propietario Si Seleccione un valor, Cedula de Ciudadanía, Cedula de Extranjería, Registro Civil, Tarjeta de Identidad, NIT

Numero de identificación del propietario Si

Tipo persona Si Persona Natural, Persona Jurídica

Teléfono del propietario Si

El predio pertenece a dos o más personas? Si Si, No

Tiene cedula catastral? Si Si, No

Cedula catastral No

Ubicación del predio No Rural, Urbano

Nombre de la vereda Si

Nombre del barrio Si

Dirección del predio Si

Motivo de la solicitud No

Recibo Público Domiciliario. Si

Recibo de pago si Pagar el valor de $7.800 por el certificado

• RADICACIÓN DE REQUISITOS:

En este paso el interesado se acerca a la oficina de planeación para hacer la entrega de los documentos y datos solicitados para poder prestar el servicio.

• VERIFICACIÓN DE REQUISITOS POR PARTE DEL VALIDADOR DEL SERVICIO:

La persona encargada de prestar el servicio debe realizar la respectiva verificación de la validez de cada uno de ellos, dirección, propietario, estrato socio económico para poder expedir el certificado solicitado por parte del interesado.

• DILIGENCIAMIENTO DEL CERTIFICADO:

La persona encargada de dicha labor en la oficina de planeación después de haber hecho la respectiva verificación diligencia los datos necesarios en la plantilla del documento elaborada para tal actividad.

• ENTREGA DEL DOCUMENTO

La solicitud del documento se realiza de 8:00am a 12:00 pm y se entrega a partir de las 4:00 pm hasta las 5:45pm en la oficina de planeación de la alcaldía municipal.

BPMN CERTIFICADO DE ESTRATIFICACIÓN LABORAL PRESTADO EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE MÁLAGA SANTANDER. OFICINA DE PLANEACIÓN.

ACTIVIDADES CRÍTICAS:

- Dentro de las actividades críticas se identifican la solicitud del servicio ya que el usuario debe acercarse a la alcaldía municipal a solicitarlo y consultar los requisitos necesarios para llevar a cabo dicho evento.

- También podemos identificar un punto bastante crítico en la entrega de los documentos ya que el tiempo de espera para la entrega de la certificación se distancia mucho de la entrega y verificación de cada uno de los requisitos y documentos. Es decir, si un usuario que realiza la solicitud el día martes a las 8 de la mañana y logra reunir los documentos y requisitos necesarios para las 9:30 tendría que esperar aproximadamente 6:30 horas para poder recibir su certificado de estratificación.

Si contemplamos que este documento puede ser otro requisito como para un préstamo bancario, un avaluó catastral, o parte de una cadena de trámites que presta la propia entidad como una licencia de construcción o de subdivisión de su propio predio tendría una demora e impacto mucho más grande.

3. ANÁLISIS DE LA PRODUCTIVIDAD

3.1 Análisis de despilfarro

DESPILFARRO RELACIONADO CON EL PROCESO: Está sujeto a los pasos innecesarios que se deben realizar para llevar a cabo el procedimiento teniendo en cuenta la primera solicitud que se realiza para conocer los requisitos del servicio ya que el funcionario encargado de este paso debe repetir lo mismo una y otra vez.

MEJORA: Publicar en carteleras visibles a la comunidad el procedimiento y los requisitos necesarios para solicitar el CERTIFICADO DE ESTRATIFICACIÓN ECONÓMICA, también se puede utilizar como medio de difusión de dicha información la página web del municipio otorgada por el Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones, en la que se publicaría un manual del usuario para los diferentes trámites y servicios que son ofrecidos por parte de la entidad.

DESPILFARRO DE TIEMPO VACÍO: La inactividad por espera de los requisitos faltantes o con errores en caso de que esto suceda, ya que si algunos de los documentos presentan alguna inconsistencia el funcionario debe comunicarse con el usuario para hacer el requerimiento correspondiente.

3.1 Análisis de las cinco eses.

CLASIFICACIÓN Y DESCARTE (SEIRI):

La dependencia de planeación de la alcaldía municipal de Málaga maneja gran cantidad de trámites de los que se encarga una sola persona con el apoyo de dos auxiliares que se encargan de la verificación de cada uno de los requisitos de los diferentes trámites y servicios que allí se prestan, por lo que se debería

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