“Sistema informático para el control de existencias institucionales del organismo promotor de exportaciones e inversiones de El Salvador (PROESA)”

Universidad Francisco Gavidia

Facultad Ciencias Económicas

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        Ingeniería de Software 1        

“Sistema informático para el control de existencias institucionales del organismo promotor de exportaciones e inversiones de El Salvador (PROESA)”

Presentado por

Catedrático

Ing. Gertrudis Beatriz Chávez

Fecha de Entrega

San Salvador, 23 de Noviembre 2015

Contenido

Introducción        3

Objetivos        4

Objetivo General        4

Objetivos Específicos        4

Antecedentes        5

Identificación Del Problema        7

Diagrama Causa y Efecto        7

Planteamiento Del Problema        8

Diagrama De Estado Actual Del Sistema        9

Justificación Del Problema        11

Alcances        12

Limitaciones        13

Organización Del Equipo Del Proyecto        14

Análisis De Requerimientos        19

Requerimientos del usuario        19

Requerimientos del sistema        19

Requerimientos Del Software        20

Requerimientos De Hardware        21

Presupuestos        22

Técnicas        23

Mano De Obra        24

Determinación Del Costo Software        25

Modelo de Ciclo de Vida        26

Diseño Del Programa        28

Diagrama Entidad Relación        29

Plan De Calidad        30

Proceso De Calidad De Software        30

Planificación De La Calidad        30

Plan de Riegos        31

Pruebas Del Sistema        36

Plan De Pruebas        36

Planificación De Entrenamiento Del Sistema        37

Plan de Mantenimiento        38

Mantenimiento Del Sistema        38

Cronograma De Actividades        39

Conclusiones        40

Recomendaciones        41

Bibliografía        42

Anexos        43

Introducción

Este proyecto trata básicamente de resolver la problemática del manejo actual del control de existencias institucionales del Organismo Promotor de Exportaciones e Inversiones de El Salvador (PROESA), el cual se realiza de manera manual, conlleva pérdidas de tiempo innecesarias y mayor trabajo al usuario.

El sistema solventará de manera automatizada los procesos de control del inventario chico, por lo tanto solo manejará productos de papel y cartón, materiales de oficina, materiales informáticos y combustible

Se intentara resolver cada deficiencia del proceso que se realiza generando mejores resultados para la Institución y mayor satisfacción del usuario.

En las diversas partes del documento se entrara en detalles de la problemática, la solución y los alcances del proyecto.

Objetivos

Objetivo General

• Crear una solución informática para el control de existencias institucionales del Organismo Promotor de Exportaciones e Inversiones de El Salvador.

Objetivos Específicos

• Disminuir el tiempo y el esfuerzo empleado de los usuarios en las requisiciones de los materiales y del personal que maneja el control de existencias.

• Aumentar la agilidad del proceso de requisiciones entre los usuarios y el personal de control de existencias.

• Automatizar el registro de datos de quien realiza la requisición y el envío de requisición para ser aprobada.

• Optimizar el control de existencias ofreciendo alertas automatizadas al presentar escases de cualquier material.

Antecedentes

El Organismo Promotor de Exportaciones e Inversiones de El Salvador PROESA, es una Institución descentralizada con dependencia del Gobierno Central, fundada con el fin de promover las exportaciones en la cual presta servicios de asesoría, programas de apoyo, eventos de promoción y oportunidades comerciales que facilitaran las exportaciones de productos salvadoreños. El otro servicio que presta es la atracción de inversiones, en la cual se dedican a darle a conocer al inversionista las ventajas de invertir en El Salvador y dar a conocer oportunidades sectoriales. La nueva rama que se ha integrado en esta Institución es Asocios Publico Privados “APP”, que consiste en la realización de proyectos donde las entidades estatales encargan a un inversionista privado el diseño y construcción de una infraestructura y sus servicios asociados, donde el Estado tiene a su cargo las labores de rectoría de proyectos y la empresa privada es quien las ejecuta.

Pero como toda entidad pública o privada independientemente del rubro o giro al que pertenece, necesitan una administración de los recursos con que se cuentan, realizadas por medio de sistemas de información que procesan y almacenan datos.

Esta Entidad se encuentra en la necesidad de adquirir un sistema interno que sirva para llevar un control contable de las existencias institucionales, que sea interactivo y facilite el trabajo diario del responsable a cargo.  Actualmente este proceso se ejecuta de forma manual, utilizando Excel para su respectiva documentación y almacenamiento. Se busca automatizar este proceso con el fin de mejorar la agilidad del mismo y reduciendo el tiempo de desarrollo, entrega exacta de reportes, contabilización oportuna de los recursos que se van a considerar en el sistema.

 El sistema denominado “Existencias Institucionales” será interactivo entre el encargado de este proceso y las personas que requieran de materiales para realizar sus actividades básicas, y este lleve conjunto de reportes solicitados por Contabilidad Gubernamental.

Identificación Del Problema

Diagrama Causa y Efecto

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Planteamiento Del Problema

PROESA Organismo Promotor de Exportaciones e inversiones de El Salvador, Institución gubernamental autónoma; promueve la inversión del capital humano e innovación tecnológica, para incrementar la productividad y la competitividad. Básicamente se divide en tres áreas; exportaciones, inversiones y los Asocio Publico Privados, el área administrativa que se encarga de la gestión y correcta coordinación entre las otras partes. Actualmente cuenta con el área de Inventario chico que se encarga de velar por las existencias de material de oficina para la ejecución del trabajo administrativo; este sistema se lleva de forma manual con la ayuda de la herramienta Microsoft Excel. Los códigos de materiales se colocan a mano en un formulario que es llenado por el solicitante al momento, la encargada del área de compras es la que lleva el manejo del sistema en Excel para el control de existencias, ella misma verifica en el sistema la existencia de cada uno de los materiales, coloca el código y si existe el material suficiente para complacer la requisición; luego ella descarga los materiales a entregar, devuelve el formulario al solicitante para que el proceda a bodega para su despacho. Uno de los problemas es que no se tiene conocimiento del stock real en bodega, hay retrasos por falta de procesos claros y bien establecidos, por información errónea y muchos otros factores que hacen necesarios un sistema digitalizado para que el proceso de compra y de requisición sean más eficientes no solo en cuanto a tiempos sino que también en disponibilidad. También se busca mejorar la información para mejorar los reportes a contabilidad y cotejar valores reales con bodega.

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