TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN APLICADAS A LA LOGÍSTICA DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN  Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN APLICADAS  A LA LOGÍSTICA DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

INTRODUCCIÓN.

Las cadenas de abastecimiento en todos los sectores de la economía mundial han experimentado transformaciones profundas en los últimos años.  Basta mirar lo que ha sucedido con los supermercados, farmacias, ferreterías, tiendas de departamentos, etc., para constatarlo. En Estados Unidos, Wal Mart (un minorista), se ha convertido en la empresa de mayores ventas en el mundo, con presencia en 11 países y con una agresiva estrategia de expansión. Un estudio reciente de la consultora McKinsey ha mostrado cómo el gran aumento de productividad de la economía norteamericana de los últimos años, no se debió según se creía a las empresas punto.com, sino que, fundamentalmente, a las transformaciones en las cadenas de abastecimiento y, muy particularmente, a la forma que ha adoptado el eslabón final de esa cadena. Los elementos que han hecho posible este espectacular desarrollo son tres: una redefinición de la logística, el empleo de las TIC's y mejoramiento en la gestión de las variables de marketing.

¿QUÉ ES LA LOGÍSTICA?

Se define oficialmente a la logística como el proceso de planificar, llevar a la práctica y controlar el movimiento y almacenamiento de forma eficaz y costos efectivos de materias primas, productos en fabricación y productos terminados y la información con ellos relacionada, desde el punto de origen hasta el lugar de consumo, con el fin de actuar conforme a las necesidades del cliente. Sencillamente es la ciencia (y el arte) de que los productos adecuados lleguen al lugar adecuado en la cantidad adecuada en el momento adecuado para satisfacer las demandas del cliente. The United Kingdom Institute of Logistics (Instituto de Logística del Reino Unido) lo define de forma más sencilla como:  "la colocación de recursos en relación con el tiempo". También se ha definido como "la gestión de inventario en movimiento y estacionario". La disciplina de marketing comprende, almacenamiento, distribución y gestión de la información. Incluye también la gestión del suministro internacional en cadena y servicios de valor añadido previos a la venta al por menor.

EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN.

El departamento de logística es el encargado de realizar estas actividades. Este departamento se le puede estructurar tan grande o pequeño como lo defina la Empresa. En un sistema logístico, los productos circulan a través del conducto de suministros en respuesta a la información recogida sobre las preferencias de los clientes, el uso y el nivel de existencias. Un fuerte sistema de información sobre la gestión logística (SIGL) permite que los programas manejen y vigilen la circulación de suministros , den cuenta de los productos en la cadena de suministros, reduzcan los desequilibrios del abastecimiento y mejoren la eficacia en función de los costos. Los datos del SIGL también son útiles para evaluar los programas y las operaciones de la cadena de suministros.

La información,  es valiosa para la gestión logística solo si es exacta, oportuna y adaptada al público que la ha de aprovechar, inclusive las autoridades, los directores de programas y el personal del sistema logístico.

El SIGL es parte esencial de cualquier sistema logístico. Un SIGL sólido proporciona datos para:

• Mejorar el servicio prestado a los clientes mediante el pronóstico exacto de la demanda, la adquisición de los productos y cantidades requeridos, y la vigilancia para mantener las existencias adecuadas.
• Disminuir los costos mediante la reducción de las pérdidas, daños y desperdicio de suministros.
• Mejorar las decisiones normativas y la administración de los programas mediante mejores informes y análisis.
• Identificar en qué momento se requieren medidas de supervisión inmediatas, como por ejemplo, en caso de artículos agotados o pérdidas.
• Asegurar la rendición de cuentas por el uso de suministros.

RECOPILACIÓN DE DATOS.

Si bien solo unos pocos tipos de datos son esenciales para manejar el sistema de abastecimiento, deberá disponerse de ellos para cada producto, en todos los niveles y en todo momento. Los cinco tipos esenciales de datos para la logística son: las existencias disponibles, el consumo por los clientes, las pérdidas y ajustes, las fechas de los pedidos y recibos y las cantidades encargadas.

Estos datos constituyen el núcleo de un SIGL y juntos proporcionan la información requerida por las funciones logísticas clave, a saber, el pronóstico, la adquisición y la distribución. Los primeros tres: las existencias disponibles, el consumo por los clientes y las pérdidas/ajustes, se anotan en los registros locales del inventario y se totalizan o notifican periódicamente a los niveles superiores. Los demás datos: las fechas de los pedidos/recibos y las cantidades pedidas, son partes integrales de los registros de transacción individuales. Estos últimos no se comunican habitualmente a los niveles superiores pero son valiosos para ciertos análisis, como calcular cuánto han de tardar en llegar los pedidos de anticonceptivos.

Los gestores de la cadena de suministros deben saber exactamente qué productos y qué cantidad de cada artículo se tienen en almacén y dónde están almacenados. Los datos sobre las existencias disponibles suministran esta información. En el nivel de prestación de servicios, los datos sobre las existencias disponibles guían decisiones tales como cuándo hacer un nuevo pedido.

Un SIGL bien diseñado convierte los datos sobre las cantidades de cada producto (existencias disponibles) en datos sobre cuánto han de durar los suministros (meses de existencias disponibles). Para ello, los gestores comparan las existencias disponibles con las tasas medias de uso. Este cálculo simplifica las decisiones sobre cuándo encargar mercancía.

PROYECCIONES. 

Las proyecciones hechas sobre la cantidad de suministros  de cada tipo que los clientes probablemente han de usar constituyen la única manera de asegurar que los programas encarguen la cantidad correcta de cada uno de ellos. Si se almacenan pocos suministros, estos pueden agotarse, con el consiguiente disgusto de los clientes, y si se almacenan demasiados, se desperdiciarán recursos y se sobrecargará el sistema de suministros. Obviamente, además de las proyecciones inexactas, existen otros factores que pueden causar perturbaciones en el abastecimiento, como las limitaciones presupuestarias, fluctuaciones en la entrega de los productos por los fabricantes, introducción de nuevos productos, eventos especiales de promoción y complicaciones en la coordinación de los donantes.

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