Tabla De Reteniòn Documental
Enviado por beto10162014 • 12 de Agosto de 2014 • 2.567 Palabras (11 Páginas) • 211 Visitas
1. Conceptos Básicos
o Tabla de Retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
o Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
2. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico Transferencias Primarias Transferencias secundarias Archivo Total : Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
3. Fondo Sección Subsección Serie Subserie Unidad Documental
4.
o Fondo: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
o Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
5.
o Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
o Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: Informes,
o Tipos documentales: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
6.
o Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD.
o ETAPAS.
o Investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales.
o Análisis e interpretación de la información recolectada.
o Elaboración y presentación de la TRD para su aprobación.
o Aplicación.
o Seguimiento y actualización de las TRD.
7. Etapa: Investigación preliminar sobre la institución
o 1. Compilación de la información institucional
o Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)
o Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.
o - Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.
8.
o 2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. (Ver Formatos de entrevistas )
o Identificación y definición de unidades documentales.
o Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.
o - Identificación de valores primarios de la documentación.
9. Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada
o - Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.
o - Valoración y Selección Documental, basándose en la Encuesta Estudio Unidad Documental.
10. Valoración Documental.
o El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.
11.
o En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable . En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores.
12. Etapa: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental
o - Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.
13. REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD
o - Disposiciones creación, cambios estructurales de la entidad
o Legislación y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creación y conservación de los documentos
o Manuales de Funciones por Dependencia
o - Organigrama Vigente
o Acta de Comité de Archivo, avalando las TRD
o Manuales de Procesos y Procedimientos
ANEXOS - Presentación de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia TABLAS DE RETENCIÓN
o Reseña Histórica Institucional
o Metodología elaboración
o - Explicación formato tabla
o - Revisión y actualización TRD
INTRODUCCIÓN
14.
o Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.
o Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.
o Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad esta
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