Unidad 4 Tic's

Unidad 4 “Herramientas para la dministración de recursos y proyectos”

INDICE

• Introducción

• 4.1 la administración y la colaboración de un poyecto

• 4.2 El manejo d portafolios de proyectos

• 4.3 la administración de recursos

o 4.3.1 Humanos

o 4.3.2 Matriales

o 4.3.3 Tiempo

• 4.4 La administración del proyecto

• Conclusion

INTRODUCCION

La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

4.1 La administración y la colaboración de un proyecto

QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.

El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

* ¿ Qué se va a hacer ?

* ¿ Cuándo se va a hacer ?

* ¿ Por qué se va a hacer ?

* ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?

* ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.

Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional

El software de administración de proyectos es un término utilizado en la ingeniería de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la planificación de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación, manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.

Principales actividades de un software para manejo de proyectos

Planificación

Una de las tareas más comunes en el manejo de proyectos es la planificación de una serie de eventos. La complejidad que puede acarrear esta tarea depende enteramente en la manera en que la herramienta es usada. Algunas de las dificultades para la planificación de proyectos pueden ser:

* Eventos que dependen de la creación de otros eventos.

* Planear que las personas trabajen en las tareas requeridas.

* Asignar los recursos necesarios a las tareas.

* Manejo de las incertidumbres con las estimaciones de duración de ciertas tareas.

* Acomodar las tareas para cumplir con ciertos hitos.

* Manejar varios proyectos simultáneamente para cubrir los requisitos.

Cálculo del camino crítico

En la mayoría de los proyectos complejos existe un camino crítico, es decir, una serie de eventos que dependen los unos de otros, y que cuya duración determinan directamente la longitud de todo el proyecto. Algunas aplicaciones de software pueden resaltar estas áreas, las cuales son excelentes candidatos para cualquier tarea de optimización.

Provisión de la información

Para poder justificar todo el tiempo que se emplea en utilizar el software de manejo de proyectos, éste debe de proveer una enorme cantidad de información a un gran número de personas. Los requisitos típicos entre los programas más comunes son:

* Listas de tareas por persona.

* Listas de planificación de recursos.

* Información del tiempo que las tareas requerirán para su terminación.

* Advertencias tempranas de posibles riesgos para el proyecto.

* Información de la carga de trabajo y los días feriados o vacaciones para los empleados.

* Información histórica de cómo han progresado proyectos similares anteriormente desarrollados.

Aproximaciones al software de administración de proyectos

Escritorio Planner, una aplicación multiplataforma de administración de proyectos.

El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Este proporciona, tradicionalmente, una sencilla y fácil de utilizar interfaz gráfica de usuario.

Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque esto no es lo normal. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.

Basado en la Web

El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.

Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:

* Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.

* Facilidad del control de acceso.

* Naturalmente multiusuario.

* Solamente una instalación/versión de software para mantener.

* Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio.

* Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorios.

Personal

Una aplicación personal para la administración de proyectos es aquella usada en los hogares para manejar proyectos caseros.Son bastante parecidos a los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos utiliza interfaces más simples.

De un solo usuario

Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser de utilidad en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en la planificación desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.

De colaboración

Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que pueden modificar diversas secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas modificaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categoría, pero tienen la limitación de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.

Para dirigir esta limitación, las herramientas existentes en el software basadas en el protocolo cliente-servidor proporcionan un Rich Client, que funciona en el ordenador de escritorio de los usuarios y duplica la información del proyecto y de la tarea a otros miembros del equipo de proyecto a través de un servidor central cuando los usuarios se conectan periódicamente a la red.

Multi-Usuarios o corporativos

Existen también software o herramientas informáticas que centralizan la información encontrada en los proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO), pero virtual,y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos para la organización.

Integrado

Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt utilizan seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, de manera que la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería

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