ADMINISTRACION DEL CAPITAL DE TRABAJO

Contenido

UNIDAD 1: ADMINISTRACION DEL CAPITAL DE TRABAJO 2

1.1.-CONCEPTO DEL CAPITAL DE TRABAJO 2

1.2.- ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y VALORES NEGOCIABLES 5

1.3.-ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR 16

1.4.-ADMINISTRACION DEL INVENTARIO 23

UNIDAD 1: ADMINISTRACION DEL CAPITAL DE TRABAJO

1.1.-CONCEPTO DEL CAPITAL DE TRABAJO

ADMINISTRACION.- Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control a fin de lograr los objetivos establecidos

INTRODUCCION

La administración de capital de trabajo se refiere al manejo de todas las cuentas corrientes de la empresa que incluyen todos los activos y pasivos corrientes, este es un punto esencial para la dirección y el régimen financiero.

La administración de los recursos de la empresa es fundamental para su progreso, porque es este el que mide en gran parte el nivel de solvencia y asegura un margen de seguridad razonable para las expectativas de los gerentes y administradores.

CAPITAL DE TRABAJO

El capital de trabajo puede definirse como "la diferencia que se presenta entre los activos y los pasivos corrientes de la empresa". Se puede decir que una empresa tiene un capital neto de trabajo cuando sus activos corrientes sean mayores que sus pasivos a corto plazo, esto conlleva a que si una entidad organizativa desea empezar alguna operación comercial o de producción debe manejar un mínimo de capital de trabajo que dependerá de la actividad de cada una.

Los pilares en que se basa la administración del capital de trabajo se sustentan en la medida en la que se pueda hacer un buen manejo sobre el nivel de liquidez, ya que mientras más amplio sea el margen entre los activos corrientes que posee la organización y sus pasivos circulantes mayor será la capacidad de cubrir las obligaciones a corto plazo, sin embargo, se presenta un gran inconveniente porque cuando exista un grado diferente de liquidez relacionado con cada recurso y cada obligación, al momento de no poder convertir los activos corrientes más líquidos en dinero, los siguientes activos tendrán que sustituirlos ya que mientras más de estos se tengan mayor será la probabilidad de tomar y convertir cualquiera de ellos para cumplir con los compromisos contraídos.

Los principales activos circulantes a los que se les debe poner atención son la caja, los valores negociables e inversiones, cuentas por cobrar y el inventario, ya que estos son los que pueden mantener un nivel recomendable y eficiente de liquidez sin conservar un alto número de existencias de cada uno, mientras que los pasivos de mayor relevancia son cuentas por pagar, obligaciones financieras y los pasivos acumulados por ser estas las fuentes de financiamiento de corto plazo.

Un estudio del capital de trabajo es de gran importancia para el análisis interno y externo debido a su estrecha relación con las operaciones normales diarias de un negocio. Un capital de trabajo insuficiente o la mala administración del mismo es una causa importante del fracaso de los negocios.

Para determinar el capital de trabajo de una forma más objetiva, se debe restar de los Activos corrientes, los pasivos corrientes. De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. Esto supone determinar con cuántos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo.

La fórmula para determinar el capital de trabajo neto contable, tiene gran relación con una de las razones de liquidez llamada razón corriente, la cual se determina dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente, y se busca que la relación como mínimo sea de 1:1, puesto que significa que por cada peso que tiene la empresa debe un peso.

UN EJEMPLO ES EL SIGUIENTE:

ACTIVOS

Efectivo en caja $ 5,000.00

Bancos $ 25,000.00

Total de Activo Corriente $ 30,000.00

PASIVOS

Deudas a corto plazo $ 10,000.00

Proveedores $ 5,000.00

Total Pasivo a Corto Plazo $ 15,000.00

Activo a Corto plazo $30,000.00 (-) Pasivo a Corto plazo $15,000.00 Diferencia $ 15,000.00.

Esto quiere decir que nuestro capital que disponemos para trabajar es del $ 15,000.00.

La empresa que no cuenta con este tipo de capital es como que le quitan oxigeno ya que no puede reinvertir para generar utilidades, le tocara hacerse de financiamiento para solventar dicho capital, el financiamiento puede ser interno como externo

El objetivo primordial de la administración de capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos de la empresa de tal manera que se mantenga un nivel aceptable de este.

Las decisiones de administración del capital de trabajo y su control es una de las funciones más importantes de la administración financiera, entre ellas se encuentran:

• El activo circulante, fundamentalmente las cuentas por cobrar y el inventario, representan la inversión más alta de la inversión en activos dentro de muchas empresas. El pasivo circulante constituye a menudo una fuente de financiamiento importante, ya que muchas veces es imposible conseguir préstamos.

• El capital de trabajo representa la primera línea de defensa de un negocio contra la disminución de ventas. Ante una declinación de la ventas poco hay que hacer por parte del financiero sobre los compromisos de activos fijos o deudas a largo plazo; sin embargo puede hacer mucho con respecto a las políticas de crédito, control de inventario, cuentas por cobrar, renovar los inventarios con mayor rapidez, adoptar una política más agresiva de cobros a fin de tener mayor liquidez, e igualmente se pueden proteger los pagos para contar con una fuente adicional de financiamiento.

Los pilares en que se basa la administración del capital de trabajo se sustenta en la medida en la que se pueda hacer un buen manejo sobre el nivel de liquidez, ya que mientras más amplio sea el margen entre los activos corrientes que posee la organización y sus pasivos circulantes mayor será la capacidad de cubrir las obligaciones a corto plazo.

En la correcta administración del capital de trabajo se deben considerar aspectos que la hacen especialmente importante para la salud financiera de la empresa:

• Los activos circulantes representan un 60% aproximadamente de los activos totales de una empresa.

• La administración del capital de trabajo es particularmente importante para las empresas pequeñas. Aunque estas empresas pueden minimizar su inversión en activos fijos, arrendando plantas y equipos, no pueden evitar la inversión en efectivo, cuentas por cobrar e inventario. Además debido a que una empresa pequeña tiene un acceso limitado a los mercados de capital a largo plazo, debe usarse sólidamente el crédito comercial y los préstamos bancarios a corto plazo, los cuales afectan al capital del trabajo aumentando los pasivos circulantes.

POLÍTICAS DEL CAPITAL DE TRABAJO

Para una correcta administración del capital de trabajo frente a la maximización de la utilidad y la minimización del riesgo se debe tener en cuenta:

Naturaleza de la empresa: Es necesario ubicar la empresa en un contexto de desarrollo social y productivo, ya que el desarrollo de la administración financiera en cada una es de diferente tratamiento.

Capacidad de los activos: Las empresas siempre buscan por naturaleza depender de sus activos fijos en mayor proporción que de los corrientes para generar sus utilidades, ya que los primeros son los que en realidad generan ganancias operativas.

Costos de financiación: Las empresas obtienen recursos por medio de los pasivos corrientes y los fondos de largo plazo, en donde los primeros son más económicos que los segundos.

En consecuencia la administración del capital de trabajo tiene variables de gran importancia cada una de ellas son un punto clave para la administración que realizan los gerentes, directores y encargados de la gestión financiera, es recurrente entonces tomar todas las medidas necesarias para determinar una estructura financiera de capital donde todos los pasivos corrientes financien de forma eficaz y eficiente los activos corrientes y la determinación de un financiamiento óptimo para la generación de utilidad y bienestar social.

1.2.- ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y VALORES NEGOCIABLES

Generalidades:

La correcta administración del efectivo tiene consecuencias importantes en la rentabilidad de una compañía, ya que reduce el periodo de cobro y los costos de transacción del procesamiento de cobros y pagos. La Administración del efectivo es responsabilidad del Departamento de Finanzas pero involucra también a otros departamentos, como la contabilidad y el de sistemas, con los que deben trabajarse estrechamente.

Las empresas mantienen efectivo y valores negociables para reducir su riesgo de insolvencia técnica, teniendo de esta manera un conjunto de recursos líquidos para realizar tanto los desembolsos planeados como los imprevistos.

El efectivo y los valores negociables son los activos más líquidos de una empresa.

Administración del Efectivo.

Es toda gestión que realiza la empresa con relación al activo circulante ò corriente más líquido, es decir: caja, bancos, valores negociables. Esta gestión implica determinar el flujo mas conveniente de ingresos y egresos.

El Efectivo es el dinero en circulación al cual pueden ser convertidos todos los activos líquidos.

Los Valores Negociables son instrumentos a corto plazo del mercado de dinero que producen intereses y en las que se invierten las empresas, utilizando los fondos de efectivo temporalmente ociosos. En conjunto, efectivo y valores negociables actúan como una fuente combinada de fondos que pueden ser utilizados por el pago de cuentas a su vencimiento, así como para hacer frente a los desembolsos imprevistos.

MOTIVOS DE TRANSACION.

Una empresa mantiene efectivo para satisfacer sus motivos de transacción consistentes en la realización de los pagos planeado por concepto de las operaciones del negocio, como compra de materias primas, pago de mano de obra, pago de sueldos, pago de gastos de venta, gastos administrativos, etc..

Si las entradas y salidas de efectivo coinciden entre si, los saldos de efectivo de transacción pueden ser de escasas proporciones.

MOTIVOS DE SEGURIDAD:

Crear una reserva de efectivo que le permita afrontar situaciones de emergencia, como aumento repentino de precios de las materias primas, demoras en el pago de las deudas, etc. Los saldos mantenidos para satisfacer los motivos de seguridad son invertidos en valores negociables líquidos que pueden ser transferidos de inmediato a efectivo. Dichos valores protegen a la empresa contra la incapacidad de poder satisfacer las demandas inesperadas de efectivo.

MOTIVOS ESPECULATIVOS:

En ocasiones, las empresas invierten en valores negociables, así como en instrumentos a largo plazo, mas de lo que necesitan para satisfacer sus motivos de seguridad: proceden de ese modo ya sea porque en determinado momento no tienen otro uso que darles a ciertos fondos, o, bien, porque quieren tener capacidad inmediata para aprovechar oportunidades inesperadas que les permitan obtener ganancias:

La definición del nivel necesario de efectivo que se debe mantener para cumplir con estas razones expuestas depende de varios motivos:

• Los probables flujos de fondos de la empresa (según presupuestos de caja)

• Las posibles desviaciones respecto a los flujos proyectados

• La composición por vencimientos del pasivo

• La capacidad de la empresa para obtener dinero a préstamos en casos de emergencia

• La preferencia subjetiva de la gerencia respecto al riesgo de incurrir en déficit en caja (insolvencia técnica).

• La eficiencia en la administración de las disponibilidades.

• A continuación se analizan algunos conceptos que ayudan a definir cuál es el nivel óptimo de efectivo en la empresa:

Estimación de saldos de efectivo:

El objeto de la administración es mantener niveles de saldos de efectivo de transacción y de inversiones en valores negociables que contribuyan a elevar el valor de la empresa. Si los niveles de efectivo o valores negociables son demasiados altos, la rentabilidad de una empresa será menor que si mantuviera saldos óptimos. Las empresas pueden utilizar métodos subjetivos o modelos cuantitativos para determinar sus saldos de efectivo de transacción mas adecuados

FLOTACION:

Cuando se expide un cheque, hay una demora antes de que los fondos puedan ser retirados de sus cuentas de cheques. Esta demora ocurre debido a aspectos tales como el tiempo que se necesita para procesar el cheque y el tiempo que transcurre antes de que el sistema bancario retire los fondos de su cuenta.

LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero.

PRIMER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"

Ejemplo:

-Incrementar el volumen de ventas.

-Incrementar el precio de ventas.

- Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución).

-Eliminar descuentos.

SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"

Ejemplo:

- Incrementar las ventas al contado.

- Pedir anticipos a clientes.

- Reducir plazos de crédito.

TERCER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"

Ejemplo:

- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores)

- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

- Hacer bien las cosas desde la primera vez (Disminuir los costos de no Tener Calidad)

CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"

Ejemplo:

- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.

- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar.

Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero.

Importancia de la administración del efectivo

La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia".

MÉTODOS DE RAZONES Y PROPORCIONES FINANCIERAS

El análisis de razones es el punto de partida para desarrollar la información, las cuales pueden clasificarse en los 4 Grupos siguientes:

Razones de Liquidez: miden la capacidad de pago a corto plazo de la Empresa para saldar las obligaciones que vencen

Razones de Actividad: miden la efectividad con que la empresa está utilizando los Activos empleados.

Razones de Rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar utilidades.

Razones de Cobertura: miden el grado de protección a los acreedores e inversionista a largo plazo. Dentro de este grupo en nuestro país la más utilizada es la razón entre pasivos y activo total o de patrimonio a activo total.

Condiciones del Crédito

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.

Administración internacional del efectivo

Los conceptos se pueden aplicar igualmente en el escenario internacional. Una diferencia básica es el hecho de que una compañía transnacional maneja diferentes divisas en sus operaciones internacionales. Por tanto, el riesgo del tipo de cambio en el extranjero representa un reto para tal compañía.

Como respuesta a las fluctuaciones en el tipo de cambio, los flujos internacionales de efectivo pueden recibir alguna protección mediante ajustes adecuados en los activos y pasivos. Una transnacional dispone de dos caminos.

Flotante

Cando extendemos un cheque, pasa cierto tiempo antes de que los fondos se saquen de la cuenta de cheques. Este retardo se debe al tiempo que el cheque pasa en el correo, el tiempo que se necesita para procesar el cheque y el tiempo que el banco tarda en restar su monto del saldo de la cuenta. Durante ese retardo la compañía se beneficia por un flotante.

El flotante es la diferencia entre el saldo disponible en el banco y el saldo en libros de la compañía.

Hay dos clases de flotante:

Flotante de desembolso. Cuando extendemos un cheque, nuestro saldo en libros se reduce en el monto del cheque, pero nuestro saldo disponible o cobrado en el banco no se reduce sino hasta que el cheque por fin se aplica.

Flotante de cobro. El flotante puede ser positivo o negativo. Si se recibe un cheque y se deposita en el banco. En tanto los fondos no se acrediten a la cuenta, el saldo en libros será más alto que el saldo real.

Técnicas de manejo del flotante

Las empresas utilizan varias técnicas para manejar el flotante:

a) Transferencias electrónicas. Los pagos grandes se pueden efectuar con transferencias electrónicas en lugar de cheques de papel. Aunque es más costosa la transferencia.

• Desembolso controlado. Esta técnica podría utilizar cuentas de desembolso en varios bancos además de la cuenta maestra en el banco principal de la compañía. Los bancos notifican a la compañía cuanto dinero se necesita, y la compañía envía entonces los fondos necesarios a los bancos electrónicamente. Por otro lado, el banco avisa a la compañía cuando hay fondos en exceso y se los envía electrónicamente.

c) Procesamiento centralizado de cuentas por pagar. Al centralizar las cuentas por pagar, un gerente de efectivo sabe cuándo se deben pagar todas las facturas y puede asegurarse de que haya fondos disponibles y las facturas se paguen a tiempo. Un pago oportuno de las facturas crea buenas relaciones con los proveedores. Además, la compañía evita castigos por pago tardío y al mismo tiempo reduce sus saldos de efectivo.

d) Cajas de seguridad. Las cajas de seguridad son apartados postales a los que la compañía dirige los cheques que le llegan. Se contrata a un banco para que abra la caja de seguridad varias veces al día, procese los cheques y los cobre. Loa gerentes de efectivo enfrentan dos problemas: seleccionar la ubicación de las cajas de efectivo y asignar los clientes a cajas de efectivo específicas. Si sitúa estratégicamente cajas efectivo en todo el país y usa bancos eficientes, la compañía puede reducir su flotante.

DEMORA EN LOS DESEMBOLSOS

En relación con las cuentas por Pagar, la empresa no sólo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea posible, sino que también demorar la disponibilidad de fondos para los proveedores y empleados, una vez se ha expedido el pago, en otras palabras, Maximizar la flotación de desembolso.

Concepto de efectivo.

El efectivo y los valores negociables se consideran los activos con mayor liquidez de una empresa. El efectivo es el circulante al cual todos los activos líquidos pueden ser reducidos. Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario que reditúan intereses a corto plazo, los cuales son usados por la empresa para obtener un rendimiento sobre fondos temporalmente ociosos.

En conjunto, efectivo y valores negociables actúan como una fuente combinada de fondos que pueden ser utilizados para el pago de cuentas a su vencimiento, así como para hacer frente a los desembolsos imprevistos.

La correcta administración de efectivo tiene consecuencias importantes en la rentabilidad de una compañía: por ejemplo, reducir el periodo de cobro y alargar el de pago.

La administración del efectivo es responsabilidad del departamento de Finanzas, pero también involucra a otros departamentos; como el de contabilidad y sistemas, con los que se debe trabajar estrechamente. Otro caso puede ser el departamento de ventas, porque al ofrecer créditos al cliente, el periodo del mismo debe ser congruente con las oportunidades financieras del dinero, ya que esto determina las necesidades de establecer buenas políticas de crédito y cobranza, evitando perjudicar el buen desenvolvimiento de la empresa.

Los saldos de efectivo e inventarios de seguridad son influenciados de manera significativa por las técnicas de producción y ventas de la empresa, así como por sus políticas de cobranza y pagos. Tales influencias pueden entenderse mejor por medio de un análisis de los ciclos de operación y de caja. Al administrar eficientemente estos ciclos, el administrador financiero puede mantener un nivel bajo de inversiones de efectivo, así como contribuir a la maximización del valor de las acciones.

Razones para mantener efectivo y valores negociables.

Algunas razones por las que las compañías mantienen saldos de activos líquidos son:

Los saldos de activos líquidos son indispensables para amortiguar los efectos de la a sincronía que existe entre las entradas y salidas de efectivo en las operaciones diarias de una empresa. Esta razón es el motivo de transacciones. Los saldos de activos líquidos permiten que la compañía maneje las fluctuaciones estacionales de sus flujos de efectivo.

Los saldos de activos líquidos son necesarios para satisfacer requerimientos de efectivo inesperados, debidos a la incertidumbre inherente a los flujos de efectivo futuros y a las posibilidades de obtener fondos adicionales a crédito sin previo aviso. Éste es el motivo preventivo.

Se busca disponer de saldos de activos líquidos para satisfacer requerimientos futuros, entre ellos desembolsos fijos programados para fechas específicas, como pagos trimestrales de dividendos e impuestos, erogaciones de capital y pago de préstamos o emisiones de bonos. Una compañía también puede tener como activos líquidos los ingresos por concepto de nuevas ofertas de obligaciones o acciones, antes de emplear esos fondos con propósitos de expansión.

Es común que las empresas mantengan activos líquidos por razones especulativas.

Por lo general las compañías deben conservar saldos de efectivo para compensar los servicios del banco o bancos de los que son clientes. Esto se conoce como saldo de compensación.

Estrategia de la administración eficiente del efectivo.

Agilización de cobranzas. Reduce el tiempo de flotación de la cobranza y, por lo tanto, reduce el periodo promedio de cobranza, lo cual reduce la inversión que la empresa debe hacer en su ciclo de conversión de efectivo. Una técnica para agilizar las cobranzas es el sistema de cajas de seguridad. Un sistema de caja de seguridad funciona como sigue: en vez de enviar pagos a la compañía, los clientes en envían los pagos a un apartado postal. El banco de la empresa vacía regularmente el apartado postal, procesa cada pago y deposita los pagos en la cuenta de la empresa. El banco envía (o transmite electrónicamente) las fichas de depósito, junto con los anexos de pago, a la empresa para que ésta pueda acreditar adecuadamente las cuentas al cliente.

Retardo en los pagos. La flotación (fluctuación) es un componente del periodo promedio de pago de la empresa. Es este caso, la flotación está a favor de la empresa. La empresa se puede beneficiar al incrementar los tres componentes de su flotación de pago. Una técnica popular para incrementar la flotación de pago es el gasto controlado, el cual implica el punto estratégico de puntos de envío y cuentas bancarias para prolongar la flotación postal y la flotación de compensación, respectivamente.

En resumen, una política global razonable para la administración de la flotación es:

Cobrar los pagos lo más rápido posible, porque una vez que el pago está en el correo, los fondos pertenecen a la empresa, y

Retrasar el pago a proveedores, porque una vez hecho el pago, los fondos pertenecen al proveedor.

Concentración de efectivo. Es el proceso utilizado por las empresas para tener servicios de caja de seguridad y otros depósitos en un banco, llamado banco de concentración. La concentración de efectivo tiene tres ventajas principales:

Crea una gran cantidad de fondos para hacer inversiones en efectivo a corto plazo. La partida de inversión más grande también permite que la empresa elija de entre una gran variedad de instrumentos de inversión a corto plazo.

Tener un banco de concentración permite a la empresa implementar estrategias de pago que reduzcan los saldos de efectivo inactivos.

Cuentas en ceros. Son cuentas para gastos que siempre tienen un saldo de cero al final del día porque la empresa deposita dinero sólo para cubrir los cheques expedidos conforme se presentan para su pago cada día.

Inversión en valores negociables. Son instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que devengan intereses, que se pueden convertir con facilidad en efectivo. Los valores negociables están clasificados como parte de los activos líquidos de la empresa. La empresa los utiliza para obtener un rendimiento de los fondos temporalmente ociosos.

Ciclo de efectivo.

Ciclo de operación:

El ciclo de operación de una empresa se define como el periodo que transcurre desde que la empresa realiza un desembolso para comprar materia prima y mano de obra en el proceso de producción (empieza a construir un nuevo inventario) hasta el punto cuando cobra el efectivo de la venta del producto terminado que contiene esos insumos de producción. El ciclo se constituye por dos componentes: la antigüedad promedio del inventario y el periodo de cobranza promedio. El ciclo de operación de la empresa es la suma de la antigüedad promedio del inventario (EPI) y el periodo de cobranza promedio (PCP).

Una empresa generalmente es capaz de comprar muchos de sus insumos de producción a crédito. El tiempo que toma a la empresa pagar estos insumos se denomina como periodo de pago promedio (PPP). La capacidad para comprar insumos de producción a crédito permite a la empresa compasar, parcial o totalmente, el tiempo que los recursos estén paralizados durante el ciclo de operación. El número total de días en el ciclo de operación menos el periodo de pago promedio por insumos de producción representa el ciclo de caja.

“Ciclo de caja o Ciclo de conversión de efectivo (CCC)”

Se define como el lapso de tiempo, que abarca desde el momento que la empresa realiza un desembolso para comprar mercancía o materia prima, hasta el momento en el que se cobra el efectivo de la venta del artículo o producto procesado con dicha materia prima.

El ciclo de caja de una empresa se calcula obteniendo el número promedio de días que transcurren entre salidas de efectivo asociadas al pago de cuentas pendientes y las entradas de efectivo, que se relacionan con la cobranza de las cuentas por cobrar.

CASO PRACTICO.

La compañía “KLN” compra normalmente toda su materia prima sobre la base de crédito y vende toda su mercancía a crédito. La empresa efectúa el pago 30 días después de realizada la compra, y los clientes le pagan 60 días después de la venta. El periodo promedio de pago es de 35 días y el periodo medio de cobranza es de 70 días.

Transcurre un promedio de 85 días para el inventario.

FORMULA.

CC = EPI + PCP - PPP = 85+ 70 – 35= 120 DIAS

EPI = Edad Promedio de Inventario.

PCP= Periodo de Cobranza Promedio.

PPP= Periodo de Pago Promedio.

ROTACIÓN DEL EFECTIVO.

Es el número anual de veces en que el numerario sufre una rotación, es decir el número de veces que se le da vuelta al dinero de operación en un año.

Numerario = Dinero en efectivo

Rotación del efectivo = 360/CC

Rotación del efectivo = 360/120 = 3x

Si la compañía gasta aproximadamente $12, 000,000.00 anuales de desembolsos operacionales, y su costo de oportunidad de mantener el efectivo es de 10%, ¿Cuál es el costo anual de mantener un saldo en caja?

COSTO DE OPORTUNIDAD. Representa lo que se deja de ganar por no haber optado por un tipo de inversión y haber tomado otra, o lo que se pierde por no haber optado por una opción de alto riesgo. En caso de una decisión optima es costo es nulo.

EMO=DTA/RE= $12, 000,000.00/3 =$4, 000,000.00 X10% = $400,000.00

EMO= Efectivo Mínimo de Operaciones.

DTA= Desembolso Operacionales Anuales.

De acuerdo a las siguientes estrategias planteadas por la empresa, determine ¿Cuál sería la mejor?

A) Lograr aumentar el promedio de pago de 35 a 45 días.

B) Reducir el nivel de Inventario promedio de 85 a 70 días, o

C) Reducir el Promedio de cobranza de 70 a 50 días.

A) CC= 85+70-45=110 días

RE= 360/110= 3.27x

EMO= $12, 000,000/3.27= 3, 669,724.80X10%= $366,972.48

Ahorro anual= $ 400,000-366972.48=$33,027.52

B) CC= 70+70-35=105

RE= 360/105=3.43x

EMO=12000000/3.43= $ 3, 498,542.30X10%=349854.23

Ahorro anual= $400000-349854.23= $50,145.77

C) CC= 85+50-35=100 días

RE= 360/100=3-6x

EMO= $12,000,000/3.6=$3,333,333.30x10%= $333,333.33

Ahorro anual= $400,000-333,333.33= $66,666.67

Como se puede observar, la empresa le conviene más reducir su promedio de cobranza de 70 a 50 días, porque le puede redituar un ahorro mayor que las otras estrategias.

1.3.-ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR

Con la necesidad de aumentar las ventas, las empresas tienden a implementar políticas de ventas al crédito. Las cuentas por cobrar al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que le generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante, entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran:

 Clientes.

 Documentos por cobrar funcionarios y empleados

 Deudores diversos.

“la administración de cuentas por cobrar se refiere a las decisiones que toma una entidad, respecto a sus políticas generales de crédito, cobranza y a la evaluación de cada solicitante de crédito en particular”

• la administración de cuentas por cobrar, tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

¿Que son las cuentas por cobrar?

Las normas de información financiera en su boletín c-3, menciona que las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. (Incluye documentos por cobrar)

“son los derechos obtenidos por la entidad ante terceros por la transferencia de bienes o la prestación de servicios al crédito u otras circunstancias ajenas al giro normal”, los cuales adoptan la forma de:

“crédito comercial” (si se extiende a otra entidad o

“crédito de consumo” si se extiende a un consumidor final.)

REGLAS DE PRESENTACIÓN

Pueden ser clasificados como de exigencia inmediata o a corto plazo y a largo plazo; se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha del balance. las cuentas por cobrar a corto plazo deben presentarse en el balance general como activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables.

¿COMO SE CLASIFICAN LAS CUENTAS POR COBRAR?

Se clasifican atendiendo a su origen, a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas, empleados y otros deudores, separando los que provengan de ventas y servicios de los que tengan otro origen.

También se clasifican atendiendo a su disponibilidad, inmediata o corto plazo y a largo plazo.

¿QUE ES EL CREDITO?

La palabra crédito proviene del latín “credere” que significa “tener confianza”, que al mismo tiempo encierra un “riesgo crediticio” por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la operación.

LAS CONDICIONES DE CRÉDITO

Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito. Normalmente, para este efecto se utiliza una especie de taquigrafía. por ejemplo, las condiciones del crédito se pueden indicar como 2/10, n/30, lo cual quiere decir que el comprador recibe un descuento del 2% si paga su factura dentro de los 10 días siguientes a la iniciación del período de crédito; si el cliente no aprovecha el descuento por pronto pago deberá pagar la suma total dentro de los 30 días siguientes a la iniciación del período de crédito.

LAS CONDICIONES DE CRÉDITO CUBREN TRES ASPECTOS

(1) el descuento por pronto pago si se estipula (en este caso el 2%),

(2) el período de descuento por pronto pago (10 días en este caso), y

(3) el período de crédito (en este caso (30 días).

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efecto en su rentabilidad total.

LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO:

Son los criterios que aplica una entidad para determinar si debe o no conceder crédito a un cliente y las condiciones de otorgamiento (plazo, monto, etc)

Las políticas de crédito de la empresa definen el criterio mínimo (estándares o normas) para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir las políticas de crédito.

La entidad debe procurar establecer las políticas (normas o estándares) de crédito y velar porque se apliquen correctamente, para lograr obtener cierto grado de “calidad” en las cuentas aceptadas.

Al realizar el análisis de las políticas se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales y sus efectos sobre los ingresos, los costos y el riesgo, considerando:

– la probabilidad que el cliente no pague.

– la magnitud de la cuenta

– la medida en que los bienes sean perecederos.

No basta a la administración de la entidad económica conocer el saldo a su favor por concepto de cuentas por cobrar y su respectivo análisis. es necesario presentar, como información adicional, un reporte de antigüedad de saldos.

Dicho reporte divide los saldos de los clientes en vencidos y no vencidos, por su parte, respecto a los saldos vencidos, se indica la antigüedad de vencimientos señalando los que tienen 30, 60, 90 y 120 días o más según el caso.

Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en una nota a los estados financieros.

Las cuentas por cobrar deberán liquidarse al tipo de cambio vigente al momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio.

Las cuentas por cobrar deben computarse de acuerdo al valor pactado originalmente del derecho exigible. Atendiendo al principio de realización del mismo, el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran; esto requiere que se le dé efecto a descuentos y bonificaciones pactadas, así como a estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.

Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados en que se efectúen.

Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deben valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros.

Para el desarrollo y aplicación de las cuentas por cobrar a continuación encontraran la forma adecuada de aplicar dicha cuenta.

Dentro de las cuentas por cobrar, una de las partidas más importantes es la cuenta clientes, pues se origina en la venta de mercaderías al crédito.

La cuenta clientes se carga por el monto de la venta más el impuesto iva df, que es el impuesto cobrado por las ventas. esta cuenta es abonada por los pagos que realizan los clientes. el saldo deudor de la cuenta representa el derecho a cobrar sobre los clientes.

Al momento de constituirse la cuenta clientes, se realiza el siguiente registro:

CLIENTES ©

VENTAS (A)

IVA DF (A)

Se carga la cuenta clientes, pues es un derecho (activo) que posee la empresa y está aumentando. se abonan la cuenta ventas, que es un resultado (ganancia) y está aumentando; además, se abona la cuenta iva df pues es un pasivo que la empresa deberá enterar dentro de los doce primeros días del mes siguiente.

En el momento en que los clientes cancelan su deuda, se realiza el siguiente asiento contable, el que indica que la cuenta de activo disminuye y por lo tanto se abona y por otro lado, se carga la cuenta caja por el dinero que entra a la empresa:

CAJA ©

CLIENTES (A)

ESTIMACIÓN DEUDORES INCOBRABLES

Cuando la empresa otorga créditos a sus clientes, ello implica un riesgo para ésta, dado que es posible que los clientes no cancelen su deuda; en todo caso, es un riesgo existente en cualquier negocio. Debido a este problema, se recurre a realizar una estimación de los deudores que se espera no cancelarán sus deudas. Esto se encuentra respaldado en el principio conservador, que establece que las pérdidas hay que anticiparlas, pero nunca debe hacerse lo mismo con las ganancias.

Existen dos grandes métodos de calcular la estimación deudores incobrables:

1. método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.

2. método antigüedad de saldos.

Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.

Mediante este método se recurre a estimar un porcentaje de los clientes que no cancelarán su deuda y esto se aplica a la cuenta ventas o a la cuenta clientes, dependiendo del tipo de empresa y cómo maneja sus cuentas por cobrar.

Ejemplo 1:

La empresa estima que un 5% de la cuenta clientes no cancelará. Averiguar cuánto será la estimación por deudores incobrables, dado que el saldo de la cuenta clientes es de $20.000.000.

En este caso, se debe multiplicar el valor de la cuenta clientes de $20.000.000 por 5%, con lo que se obtiene una e.d.i de $1.000.000.-

Método antigüedad de saldos.

En este método la estimación por deudores incobrables, se pondera según la antigüedad que posean los saldos adeudados por los clientes, el sustento de lo anterior es que si un cliente mantiene una deuda que ha vencido un día, no es comparable a un cliente que tiene su deuda vencida hace 1 año, es bastante más probable que el cliente que debe a la empresa hace más tiempo, definitivamente no pague y por lo tanto debe asignarse un porcentaje mayor a ese tipo de clientes.

Ejemplo 2:

El siguiente es el detalle de los clientes morosos y la estimación de los clientes incobrables:

Atraso saldo cuenta clientes porcentaje estimación

1-30 días 2.000.000 1% 20.000

30-120 días 3.000.000 3% 90.000

120 y más 1.000.000 5% 50.000

Saldo de la estimación, según método antigüedad de saldos: $160.000

Al momento de constituirse la estimación, la contabilización es la misma por ambos métodos:

Clientes incobrables (cuenta de resultado pérdida)

Estimación de clientes incobrables (cuenta complementaria de activo, se presenta restando al activo)

Una vez que sabe si efectivamente los clientes que fueron estimados como incobrables cancelan o no, se realizan las siguientes contabilizaciones:

Clientes estimados como incobrables que cancelan su deuda.

Si los clientes, que habían sido estimados como incobrables cancelan su deuda se desarrolla el siguiente asiento contable:

Caja

Clientes

Estimación deudores incobrables

Clientes incobrables (si es dentro del mismo período contable)

Estimación deudores incobrables

Clientes incobrables (si es en otro período contable)

En el primer asiento, se recibe el pago, por lo que aumenta caja y por otro lado disminuye clientes, pues los clientes estimados aún aparecían en esa cuenta.

En el segundo asiento, se reversa la estimación y la pérdida que se había reflejado, pues ésta ya no existe porque los clientes ya cancelaron. Este asiento se hace cuando el pago ocurre dentro del mismo año en que se generó la pérdida, pues sólo en ese caso esta última se puede reversar.

En el tercer asiento, se realiza por el mismo concepto que el segundo, sólo que éste debe hacerse cuando la estimación y la pérdida se reversan en un periodo distinto al que se generó.

Clientes estimados como incobrables que se dan de baja definitivamente.

Cuando se agotan todos los medios de cobro para que los clientes cancelen su deuda, y éstos se encuentran estimados, pueden ocurrir dos situaciones, una es que ya se haya reflejado la pérdida por todo el monto de lo que debían y la otra situación es que sólo se haya estimado por una parte del monto que no cancelaron.

En la primera situación, la contabilización es la siguiente:

Estimación deudores incobrables

Clientes

En la segunda situación, la contabilización es la siguiente:

Estimación deudores incobrables

Clientes incobrables

Clientes

En conclusión:

Las cuentas por cobrar son las herramientas que proporcionan de manera oportuna y eficaz a la alta dirección de una empresa, los derechos que tiene por créditos concedidos a sus clientes ya sea por la transferencia de bienes muebles o prestación de servicios, de igual forma se pueden manejar de manera eficaz todos aquellos anticipos o documentos que constituyan un derecho para la entidad.

Las cuentas por cobrar al igual que la cuenta de efectivo y equivalentes de efectivo. Constituyen una disponibilidad para la empresa por lo que requieren de un control interno independiente a las otras cuentas, hoy en día existen sistemas informáticos que manejan carteras de clientes con el propósito de dar una información oportuna y fidedigna integrada a los sistemas contables con este tipo de herramienta se busca monitorear constantemente las fechas de vencimiento de cada cliente para gestionar los pagos y evitar en un porcentaje considerable la incobrabilidad de las mismas

1.4.-ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

Definición de inventario.

Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de las operaciones.

Objetivo: El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa. Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organización por medio de una correcta utilización del inventario, prediciendo el impacto de las políticas corporativas en los niveles de stock, y minimizando el costo total de las actividades logísticas asegurando el nivel de servicio entregado al cliente.

Importancia de los inventarios dentro del capital del trabajo

Los inventarios, juntos con las cuentas por cobrar, constituyen la principal inversión dentro de los conceptos que dan origen al capital del trabajo, pues no habiendo inventarios no hay ventas y habría pérdida de mercado, y no habiendo ventas no hay utilidad y esto en cierto plazo llevaría al cierre del negocio.

Las políticas para administrar los inventarios deben ser formuladas conjuntamente por las áreas de ventas, producción y finanzas. Estas políticas consisten principalmente en la fijación de parámetros para el control de la inversión, mediante el establecimiento de niveles máximos de inventarios que produzcan tasas de rotación aceptable y constante.

¿Cuáles son las necesidades de información del inventario?

Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente:

1. Estado actual de los inventarios

2. Localización

3. Antigüedad

4. Existencias actuales

5. Consumo o venta anual

6. Lote óptimo de compra

7. Máximo y mínimos

8. Costos actuales

9. Precios de las materia primas principales

10. Abastecimiento, etc.

Las principales causas que son determinantes de la inversión de inventarios son:

A) El nivel de las ventas.

B) La duración y la tecnología en el proceso productivo.

C) La durabilidad y la naturaleza de los productos perecederos (poco durable) y estacionales.

D) La moda o estilo temporal.

EJEMPLO:

Una tienda de ropa que vende al menudeo

Las Fábricas de Francia debe ordenar chamarras en el mes de agosto para cubrir la ventas del próximo inverno, y debe recibir la mercancía en el mes de octubre para tener la seguridad de que dispondrá de suficientes chamarras para satisfacer la demanda de la temporada, Las chamarras se presentan en diferente colores, estilos, modelos y tamaños, y si Las Fábricas de Francia no surte sus inventarios de manera correcta, ya sea en términos del total o en términos de distribución del estilo, color y talla, entonces el almacén se verá en problemas. Perderá ventas potenciales si almacena un número demasiado pequeño de chamarras, y verá forzada a reducir los precios y a absorber las pérdidas si almacena demasiadas chamarras o si adquiere los modelos incorrectos.

El Estado de Posición Financiera inicial de las Fábricas de Francia para fines de simplificación es el siguiente:

Inventario (básico) $200,000.00 Capital Social $200,000.00

Total activo $200,000.00 Total Capital $200,000.00

Proyecta vender $100,000.00 con un margen de utilidad del 20% sobre las ventas, por lo que adquiere las chamarras (inventario estacional) a través de un financiamiento bancario.

El Estado de Posición Financiera sería:

Inventario (estacional) $ 80,000.00 Acreedores Bancarios $ 80,000.00

Inventario (básico) 200,000.00 Capital Social 200,000.00

Total activo $280,000.00 Total Capital $ 280,000.00

Suponga que todo sale como se planeo, se logra vender en su totalidad las chamarras con la utilidad de 20% sobre el precio de ventas, y se paga el financiamiento bancario en su totalidad, por lo que el Estado de Posición

Financiera sería:

Efectivo $ 20,000.00 Capital Social $ 200,000.00

Inventario (básico) 200,000.00 Utilidad 20,000.00

Total activo $220,000.00 Total Capital $ 220,000.00

Nótese que ahora Las Fábricas de Francia tiene una mejor posición financiera, sobre todo mas liquida.

Ahora suponga que los resultados no fueron los planeados, y que sólo se vendió el 50% de las chamarras.

El Estado de Posición Financiera sería:

Efectivo $ 50,000.00 Acreedores Bancarios $ 80,000.00

Inventario (estacional) 40,000.00 Capital Social 200,000.00

Inventario (básico) 200,000.00 Utilidad 10,000.00

Total activo $290,000.00 Total Capital $ 290,000.00

Suponga que se requiere pagar el crédito bancario, por lo que se ofertan las chamarras al 50% de su precio, vendiéndose la totalidad de estas.

El Estado de Posición Financiera sería:

Efectivo $ 75,000.00 Acreedores Bancarios $ 80,000.00

Inventario (estacional) 0.00 Capital Social 200,000.00

Inventario (básico) 200,000.00 Pérdida 5,000.00

Total activo $275,000.00 Total Capital $ 275,000.00

Como puede observarse, la deuda pendiente de pago es mayor que los ingresos obtenidos por la venta de chamarras, esto es, la empresa perdió $5,000.00 esto representa un serio problema de liquidez para la empresa, pues si no se tienen otras fuentes de financiamiento, se tendrán que reducir los precios de las otras mercancías, en un esfuerzo por estimular las ventas y poder generar ingresos para cubrir los compromisos contraídos.

COSTO DE MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO

El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario.

La fórmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria:

CMI = U x Cu x % Cm

Donde:

U = unidades

Cu = costo unitario

Cm = costo de mantenimiento

Ejemplo:

Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $ 16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios:

Almacenaje 10%

Seguros 2%

Deterioro y obsolescencia 3%

Costo de oportunidad 20%

Total 35%

CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00

En caso de requerir saber cuál es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente cálculo: 16 x 35% = $ 5.60

COSTO POR COMPRAR

Los gastos de la gestión de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, selección del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos de oficina, etc.

Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido.

Ejemplo: si el importe anual de la gestión de compras es de $360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio por pedido es de $ 240.00.

LOTE OPTIMO DE COMPRA

Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina la cantidad óptima de compra. Para hallar cuál es el lote óptimo de compra (LOC) se utiliza la siguiente fórmula:

LOC =

Donde:

Da = demanda anual

Cp = costo por pedido

Cm = costo de mantenimiento

Ejemplo:

Datos:

Demanda anual = 1,200 unidades

Costo x pedido = $ 240.00

Costo de mantenimiento $ 5.60

ROTACIÓN DE INVENTARIOS

Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa.

Se calcula calcula dividiendo el importe de los inventarios entre el importe del costo de ventas.

Inventarios (netos) (360) = 8,320 (360) = 179 días

Costo de ventas 16,700

INVENTARIOS A CAPITAL NETO DE TRABAJO

Representa la parte que constituyen los inventarios de capital neto de trabajo.

Inventarios (netos) = 8,320 = 79%

Capital de trabajo 10,500

Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.

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