AVANZE DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA ARAUCA

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL

DEPARTAMENTO DE POLICIA ARAUCA

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación de asistencia
2. Lectura del acta anterior  N/A
3. Temas a tratar

DESARROLLO DE LA AGENDA

1. Verificación de asistencia

En el Subcomando de Departamento de policía Arauca, a los (01)  días del mes de agosto de dos mil dieciséis (2016), siendo las 16:00 horas, se reunió el personal que conforma este Subcomando de Departamento bajo el mando del Señor TC JUAN EDUARDO ARCOS POPAYAN, a fin de tratar temas sobre el informe de autoevaluación del control y la gestión, a fin de diligenciar paso a paso y de la manera correcta; el cual tiene como fin dar el reporte de cada uno de los indicadores de gestión en el Departamento.

1. Lectura del acta anterior (N/A)

1. Temas a tratar

INSTRUCCIONES Y ALGUNOS EJEMPLOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO:

• El texto en color azul son comentarios orientadores, en algunos casos solo se suprime y en otros casos debe ser reemplazado por un texto en color negro de acuerdo al comentario.

• Esta herramienta se ha establecido para la medición de la unidad y sus procesos, dentro del Sistema de Gestión Integral y en cumplimiento al Modelo Estándar de Control Interno, la cual permite a los dueños, responsables y ejecutores de los procesos realizar control y seguimiento a las actividades que se desarrollan en cada unidad.

• Se debe diligenciar este formato de manera trimestral, por encontrarse como una actividad del “verificar” en las caracterizaciones y despliegues de los procesos.

• Las oficinas asesoras, deben diligenciar todos los campos del informe de autoevaluación, haciendo énfasis a los procesos que gerencia como dueñas de proceso, incluyendo los indicadores de los despliegues que le apliquen (Oficina de Planeación “OFPLA”, Inspección General “INSGE”, Comunicaciones Estratégicas “COEST”, Relaciones Internacionales “GASIN”, Secretaría General “SEGEN”, Área de Control Interno “ARCOI” y Oficina de Telemática “OFITE”.). Asimismo aplica este criterio para la Dirección de Seguridad Ciudadana “DISEC” y la Dirección de Inteligencia Policial “DIPOL”.

• Para las unidades que disponen de mapa de procesos de primer y segundo nivel, como por ejemplo DIRAF, DIJIN y DITAH, deberán realizar un solo informe de autoevaluación cubriendo la totalidad de procesos aplicables, diferenciando la información de los niveles, según corresponda.

• Las unidades que disponen de mapas de proceso de segundo o de tercer nivel, deberán realizar la autoevaluación por cada proceso que contempla su mapa.

• Las dependencias de planeación o quien haga sus veces, deberán revisar, consolidar y organizar la información de la totalidad de los procesos, coherente y armonizada (similitud en textos, gráficos, presentación de la información, tablas, etc.), con el fin de generar un informe de autoevaluación del control y la gestión a la unidad para conocimiento del director y/o comandante en pro de toma de decisiones que permitan evidenciar la mejora continua.

• Cada responsable de proceso, deberá remitir copia de su autoevaluación en medio magnético al dueño de proceso, de manera simultánea a cuando se lo esté remitiendo a planeación de la unidad.

• El informe de autoevaluación consolidado de la unidad, deberá presentarse en el marco del Subcomité de Mejoramiento Gerencial.

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• Se deben listar los indicadores de los procesos y en cada uno de los periodos, citar el resultado de los indicadores.

• Se deberá realizar el análisis a todos los indicadores, sin importar si cumplieron o perdieron la meta.

• En la casilla “valor absoluto”: Se debe registrar el resultado del indicador de acuerdo a la fórmula establecida.

• En la casilla “Valor relativo con respecto a la meta”: se cita la relación que existe entre el valor absoluto sobre el valor de la meta por 100.

Ejemplo No. 1:         

Indicadores con tendencia: hacia arriba

Meta: 50%

Fórmula:         

Acciones realizadas en prevención   75

-------------------------------------------------------       x 100 = 62.5%

Acciones planeadas en prevención 120

Valor absoluto: 62,5%

Valor relativo con respecto a la meta:  

 62.5%

---------          x 100    =   125%  

 50%

El valor relativo debe ser utilizado como insumo para tomar alguna acción de mejoramiento de acuerdo a la escala de cumplimiento frente a la meta documentada en la Guía herramienta de seguimiento y medición 1DS-GU-0013.

En algunos casos estos dos valores pueden ser iguales.

Ejemplo Nº. 2

Indicadores con tendencia: hacia abajo

Meta: -25%

Formula:

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Valor absoluto: -16%

Valor relativo con respecto a la meta:  

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1. Resultados de las herramientas de seguimiento (Aplicativos o sistemas de información, bases de datos, informe de manejo de recursos y planes; siempre y cuando no dispongan de indicadores de gestión). SE ENUNCIAN SOLAMENTE LAS QUE SE ENCUENTRAN EN LAS ENTRADAS DEL VERIFICAR DE LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO.

Ejemplo 1:

Proceso: Nombre del proceso (caracterización o despliegue)

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Ejemplo 2:

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Análisis: Frente a las 6 tareas propuesta, en el presente trimestre, presentaron avance 2 correspondiente a:

• Consolidación del Sistema de Participación Ciudadana.  Al definir la metodología para operacionalizar el Subsistema Institucional de Participación Ciudadana en el marco del Sistema de Prevención, Convivencia y Seguridad Ciudadana, quedando como producto la unificación de los procesos de prevención y convivencia y seguridad ciudadana en el proceso Institucional “Prevención y control policial”.

• Implementar mecanismos para la rendición de cuentas a nivel Distrito, Estación, CAI y Cuadrante. En la cual se han realizado la rendición de cuentas en el 100% de los cuadrantes de la MEVAL

• Se concluye que esta herramienta ha permitido dinamizar el servicio de policía al unificar criterios frente a dos servicios y el suministrar información oportuna al ciudadano a través de la rendición de cuentas en la Policía Metropolitana del Valle de Aburra.

Tipo de decisión: En este espacio se enuncia la acción que se puede aplicar, está contemplada en el procedimiento 1MC-PR-0005

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