Abastecimiento Optimización del departamento de compras

UNIVERSIDAD POPULAR AUTONOMA DE VERACRUZ[pic 1]

ASIGNATURA: Adquisición y Abastecimiento

CARRERA: Administración de empresa

INVESTIGACION: Optimización del departamento de compras

DOCENTE: Julio Cesar Morales Torres

INTEGRANTES

• Marbell Espinosa Vazquez
• Viviana Zapot Moreno
• Nashielly Vázquez Gutiérrez

17/24- Octubre-2015

INTRODUCCION

El almacén tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda de nuestros clientes.

Adicionalmente, el inventario de nuestros almacenes es uno de los activos más grandes existentes en la empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados:

El estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Todo lo que nuestros almacenes contienen son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio para ser consumidos en la producción de los departamentos correspondientes, es decir, Cocinas y Bares. Los inventarios comprenden, las materias primas para ser consumidos en la producción de los productos que nuestra carta o menú incluyen tanto en Restaurantes como en Bares.

Las compras en nuestro medio como en cualquier otro, están íntimamente ligadas a nuestros almacenes es por ello que este artículo está enfocado a ambas actividades dentro de la Industria de Alimentos y Bebidas.

INDICE

Optimización del departamento de compras…………………………… 03                

Sistema centralización descentralizado………………………………….06

Planificación de aprovisionamiento……………………………………….07

Análisis de precios………………………………………………………….10

Selección de proveedores………………………………………………….12

Determinación de los objetivos de la gestión de inventarios…………..17

La previsión de la demanda……………………………………………….23

Elaboración de plan de trabajo……………………………………………26

Objetivos específicos u operativos……………………………………….27

Conclusión…………………………………………………………………..29

Bibliografía…………………………………………………………………..30

Optimización del departamento de compras.

               Organización del Departamento de Compras. Sistemas Centralizados Descentralizados Y Mixtos.

. El Departamento de Compras dentro de la Organización de la Empresa. Por sus características de operación las empresas tienen distintos organigramas que les permiten alcanzar sus objetivos .Difícilmente, aun dentro de un mismo ramo, las empresas van a mantener estructuras organizacionales similares.

 El Departamento de Compras dentro de la Organización de la Empresa. Las formas de organizarse de las empresas se pueden clasificar en

•  Organización lineal.
•  Organización funcional
•  Organización de línea y staff.

 Organización lineal. La autoridad y las responsabilidades transfieren por una sola línea de mando que va desde los niveles más altos de la organización a los niveles inferiores.

. Organización lineal. Ventajas

1. El personal comprende fácilmente la estructura por su sencillez.  
2. Un superior manda directamente a los subalternos.

1.  Cada uno sabe de quien recibe instrucciones y a quién reportar.
2.  No hay fuga de responsabilidad ni conflictos de autoridad.
3. Pueden introducirse cambios con gran rapidez.

. Organización lineal. Desventajas

1. La pérdida de personal genera trastornos importantes en la empresa.
2. Se requieren empleados capaces y de aptitudes variadas.
3.  Si los procedimientos son insuficientes, es probable que continúen siéndolo.
4. No se pueden obtener beneficios de la especialización.
5. Se dificulta la cooperación interdepartamental. (Cotos de poder)

Organización Funcional Se basa en los principios de la “administración científica”, y sus principios dividir el trabajo por áreas de desempeño, especializando a los empleados en necesidades específicas de la empresa. De esta manera el personal se especializa en conocer todo lo relativo al puesto que desempeña.

Organización Funcional Ventajas

1. Se aprovecha las ventajas de la especialización.
2.  El empleado especializado puede desarrollar mejor sus propios planes.
3.  Los métodos son más eficientes.
4. Es más fácil identificar las funciones y responsabilidades de cada empleado.
5. Se descomponen los trabajos complejos en varios elementos más simples.
6.  Posibilidad de rápida adaptación en casos de cambio de proceso.

 Organización Funcional Desventajas

1. La línea de mando no es clara, y la disciplina puede ser fácilmente quebrantada.
2.  El control no está claramente definido con potenciales problemas de coordinación.
3.  Existen potenciales duplicidades de mando y dilución de responsabilidades.
4.  Es difícil definir autoridad y responsabilidad de cada jefe en áreas de acción comunes a ellos.

 Organización de Línea y Staff Esta esquema surge para tratar de amalgamar lo mejor de las organizaciones de línea y las organizaciones funcionales. El principio es crear empleados especializados sin responsabilidad funcional que asesoran a los empleados operativos en el desempeño de sus funciones.

Organización de Línea y Staff Ventajas

1. Se aprovechan los beneficios de la especialización de funciones.
2.  Se conserva al mismo tiempo la autoridad centralizada y la responsabilidad individual.

Desventajas

1 Se confunden los campos de actividad.

1. Se producen divergencias entre personal operativo y de staff.

Organigrama Típico Departamento de Compras Jefe de Compras Subjefe de Compras Comprador de Auxiliar Comprador de Maquinaria Materias Primas Implementos Administrativo Sucursal A y Equipo y Suministros de Oficina.

[pic 2]

. Sistemas de Compras Disyuntiva organizacional. Preferir un sistema de estructura centralizada, o escoger un sistema de estructura descentralizada. Seleccionar  un sistema u otro depende delas necesidades o características de cada empresa.

 Sistema Centralizado Ventajas

1. Un mayor control sobre el volumen de las compras.
2.  Facilita el control de los bienes adquiridos así como la calidad de los mismos.
3.  Mayores descuentos por grandes volúmenes de compra.λ Minimiza el uso del personal de Compras.
4.  Procedimientos estandarizados y mejor control de la aplicación de los mismos.λ Mejor control de inventarios.
5.  Evita la duplicidad de funciones.
6. Los problemas generales del departamento son aclarados con una sola entrevista con el comprador.λ Reduce el trabajo administrativo. (Papeleo)

Sistema Centralizado Desventajas

1. Lentitud para atender rápidamente a los requerimientos en situaciones de urgencia.
2.  La pérdida de personal valioso afecta fuertemente a este esquema.
3. El personal alejado del punto donde se van a utilizar los artículos no conoce los problemas regionales.
4. Mayor carga de trabajo para el personal de compras.
5. Lentitud en el traslado de materiales del almacén central a los de las sucursales.
6. Mermas en las transferencias de materiales del almacén general al de las sucursales.
7.  Gastos adicionales de maniobras de carga y descarga.        

. Sistema Descentralizado Ventajas

1. Mayor flexibilidad para realizar compras más rápidamente en situaciones de urgencia.
2. Formación de personal experimentado y especializado.
3.  Se mantiene la responsabilidad y la autoridad más cerca de donde se requieren los bienes y servicios.

Sistema Descentralizado Desventajas

1. La empresa tiene menos control sobre las compras regionales.
2. Calidad no estandarizada sobre los bienes y servicios adquiridos.
3. Menores descuentos. Se utiliza más personal de compras
4. Los problemas generales de compras no se resuelven en una sola entrevista.
5.  En ocasiones un comprador regional puede negarse a transferir materiales escasos por miedo a quedarse sin inventario cuando los requiera.

 Sistema Mixto Las empresas de gran tamaño, que cuentan en su estructura con oficinas centrales y un sistema de sucursales, adoptan un esquema mixto de organización de compras. En este esquema las compras operativas se realizan en el esquema descentralizado, y solo aquellas que implican compras de maquinaria, equipo, inmuebles o compras de alto valor unitario son realizadas bajo un esquema de control centralizado        

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