Adecuacion, funcionamiento y mejoramiento de la oficina del Sisben en el municipio de Dosquebradas

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON

ADMINISTRACION DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

EJECUCION DE PROYECTOS II

SEMESTRE VII

LUNES (NOCHE)

ADECUACION, FUNCIONAMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DEL SISBEN EN EL MUNICIPIO DE DOSQUEBRADAS.

PRESENTADO POR:

JUAN CAMILO BEDOYA RENDON

HELLEN VANNESA DUQUE

JORDAN ALEXANDER GAVIRIA

TUTOR(A):

MARIA DEL CARMAEN RESTREPO

10 DE OCTUBRE DEL 2016

PEREIRA, RISARALDA

Contenido

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CARACTERIZACIÓN.

Según Carácter.

Social:

La oficina SISBEN del Municipio de Dosquebradas mantiene una dinámica continua en la atención a los ciudadanos que a diario se acercan a solicitar diferentes trámites como, encuestas, re encuestas, inclusiones, retiros, correcciones, revisiones, actualizaciones y otros referentes al sistema de identificación y clasificación SISBEN.

Por medio de este se pretende brindar una mejora en la atención y ejecución de procesos que se realizan a diario, ofrecer una respuesta ágil a todos los usuarios, además de una seguridad en la información obtenida.

Según Categoría.

Infraestructura Social:

En el municipio de Dosquebradas hay un gran porcentaje de la comunidad que requiere pronta atención y respuesta a solicitudes trascendentales, las cuales tardan más de lo estimado debido a la falta de recurso humano e informático, por este motivo con el proyecto se pretende brindar instalaciones adecuadas, personal suficiente para dar respuesta a las solicitudes.

Según Sector Económico.

Servicios:

El proyecto se ejecuta en el municipio de Dosquebradas para facilitar la ejecución de los procesos administrativos y operativos de la oficina SISBEN, mejorando la atención prestada a usuarios, optimizando tiempo de respuesta, mejorando la seguridad informática y agilidad en encuestas.

Según Ejecutor.

Publico:

Adecuación y funcionamiento de la oficina del SISBEN en el municipio de Dosquebradas Risaralda

Según área de influencia.

Local:

Plan departamental de desarrollo para el periodo 2012 – 2015: “Risaralda: unida, incluyente y con resultados”.

Según Tamaño.

Mediano:

Se pretende brindar agilidad de consulta a los trámites solicitados por el 90% de un total de 198.977 personas, debido a que actualmente se ha otorgado respuesta al 80%.

INFORME VISITA TECNICA OFICINA DEL SISBEN EN EL MUNICIPIO DE DOSQUEBRADAS.

El día jueves 05 de MAYO del 2016 siendo las 09:30 am, los estudiantes Helen Vanessa Duque, Juan Camilo Sánchez y Juan Camilo Bedoya realizaron una visita a las oficinas del SISBEN de DOSQUEBRADAS, en la cual se creía que aún estaba ubicada en el CAM de DOSQUEBRADAS, donde recibieron información de que las oficinas ya se encuentran ubicadas en carrera 19 Nº 17-20 en el barrio Santa Mónica de Dosquebradas, en el antiguo edificio del Seguro Social.

Se procede a realizar la visita a la nueva sede donde se intentó tomar fotos, pero se acercó el guarda de seguridad e informo que no está permitido hacerlo, se le informo que los presentes eran estudiantes de la CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON y que se estaba haciendo un trabajo de investigación de proyectos y que además de las fotos se necesitaba hacer unas preguntas del proyecto.

En ese momento se procede a hablar con un asesor el cual informa que no puede ayudar con esta información, que para esto se debía hablar con el Sr. IVAN DARIO RIVERA CARDONA (Coordinador de oficina del SISBEN de DOSQUEBRADAS), pero en ese momento no se encontraba en la oficina, procedió a pasar el número telefónico, pero no ha sido posible la comunicación, por lo que se programa otra visita para hablar dicha persona.

El día miércoles 11 de mayo del 2016 a las 10:00 am, se realizó una nueva visita a la sede del SISBEN del municipio de DOSQUEBRADAS.

En esta ocasión si se encontraba el Sr. IVAN DARIO RIVERA CARDONA (Coordinador de oficina del SISBEN de DOSQUEBRADAS), quien muy amablemente atendió la visita, en la cual menciono que hace 1 año se había hecho el cambio de SEDE, inicialmente el proyecto se había caído debido a que quien lo iba a patrocinar era la empresa ECOPETROL, como compensación por el accidente presentado en el año 2011 con la explosión del poliducto de Dosquebradas, pero luego de tener listo el proyecto se presentó el problema económico en el sector petrolero donde el precio de este cayo, y la empresa decidió cancelar los planes sociales que tenían.

Por lo que se siguió con el proyecto, pero en este caso con la administración municipal, en la cual se hicieron muchos cambios, pero aún falta mucho por terminar.

En las nuevas instalaciones se aumentó el recurso humano, donde pasaron de 5 personas a tener 15 funcionarios, lo que permitió agilizar las encuestas, atender y evacuar más fácil las solicitudes hechas por los usuarios.

También se aumentaron y actualizaron los equipos tecnológicos, de los cuales antes habían 5 y estaban obsoletos, ahora hay 11 equipos completamente funcionales.

Según el Sr. Iván Darío, el espacio físico con el que se cuenta ahora es mucho más grande, que con el que se contaba anteriormente ya que era una oficina de un poco menos de 24 m2, para atender cerca de 400 usuarios diariamente, además no se contaba con sillas de espera, por lo menos para las personas con discapacidad, adultos mayores, mujeres embarazadas entre otros.

También se mejoró muchísimo en el tiempo de respuesta para las solicitudes de encuestas de los usuarios, las cuales pasaron de ser casi de 1 año de espera, y ahora se hacen en 8 días, máximo 15.

En la parte de archivo se está organizando todo el material en cajas, y marcados por serial, además de que todo se está digitalizando para encontrar mucho más fácil cualquier documento en caso de ser solicitado por un usuario, o por revisión interna, y redujeron el tiempo para encontrar los archivos de 1 mes, a poderlo hacer en 1 o 2 minutos.

Se tomó registro fotográfico con la autorización del Sr. Iván Diario, el cual también busco fotos de la sede anterior para que pudieran ser utilizadas en el siguiente trabajo.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE IMPACTO DEL PROYECTO ADECUACION, FUNCIONAMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DEL SISBEN EN EL MUNICIPIO DE DOSQUEBRADAS.

1. Establecer un listado de acciones necesarias para la eficiencia del plan de inversión elegido.

• Disminuir las solicitudes de encuestas en el SISBEN.

• Fortalecer el recurso humano para la atención a la comunidad que requiere el SISBEN.

• Proporcionar instalaciones físicas, cómodas para los funcionarios y visitantes de la oficina del SISBEN.

• Mejorar la agilidad en la atención de la comunidad.

• Garantizar mayor control social por parte de veedurías ciudadanas de SISBEN.

• Asegurar suministro de información del SISBEN confiable, actualizada y a tiempo.

• Agilizar las encuestas de las zonas rurales y urbanas del Municipio de Dosquebradas.

• Fortalecer el resguardo de la información en medio físico y magnético del SISBEN.

1. Elaborar una lista de predicciones de los posibles impactos que causará a partir de la ejecución del proyecto

• Plataformas de Información y tecnológicas del SISBEN actualizadas.

• Aumento en la seguridad del área de archivo, para resguardar la documentación en medio físico y magnético.

• Espacios físicos apropiados en la oficina del SISBEN.

• Mayor participación de los afiliados en organizaciones comunitarias.

• Mejora de transporte para la realización de encuestas zona urbana y rural.

• Mayor personal para la atención a la comunidad que solicitan SISBEN.

• Mayor confiabilidad en la Información para la toma de decisiones.

• Disminución de Peticiones quejas y reclamos

• Conformidad de la comunidad por la atención.

• Mejora de la Imagen Corporativa en el Municipio

1. Aplicar criterios de evaluación que le permiten establecer una manera de proceder en el momento de la revisión de las variables a evaluar.

• Logros: Facilitar y mejorar la ejecución de los procesos administrativos y operativos de la oficina del SISBEN del Municipio de Dosquebradas en un 55%.

• Eficiencia: Financieramente se invirtieron $2.400.002.686, recursos provenientes del sector público, para el mejoramiento de las instalaciones de las oficinas del SISBEN en el municipio de Dosquebradas, beneficiando a la comunidad y los funcionarios que hacen parte de esta entidad.

• Persistencia: Necesidad de fortalecer el recurso humano, tecnológico y físico del SISBEN para poder identificar y ordenar hogares, familias e individuos que por sus características socioeconómicas o de vulnerabilidad, califican para recibir, prioritariamente, los beneficios del programa

• Impacto: El impacto fue de un 62% Aumentando la agilidad en los procesos administrativos y operativos, además de información confiable, segura y a la mano para la toma de decisiones, además de aumentar el grado de conformismo de la comunidad.

• Grado final de eficacia del proyecto: Realización de encuestas, Adquisición de equipos, adecuaciones locativas y creación de veedurías ciudadanas, para la actualización de la base de datos SISBEN

1. Analizar los aspectos fundamentales que se deben evaluar en un proyecto

• ¿Se analizó lo suficiente la situación real del problema?

Claro que sí, se realizaron verificaciones de herramientas de trabajo como los ordenadores, se observó un alto riesgo de pérdida de la información tanto física como electrónica, falta de personal para la atención del público y al no existir ventilación alguna, se presentan inconvenientes de hacinamiento y un calor considerable en dicha sede.

• ¿Existe claridad y definición de los aspectos prioritarios del problema?

Si, de tal manera que al tenerlos identificados se generó el plan de acción correspondiente, como la implantación de plataformas de información actualizadas, no sin antes realizar los cambios de suministros tecnológicos necesarios, se adecuaron los espacios físicos de la oficina para evitar el hacinamiento, entre otros.

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